Tema Onboarding: ”Tidiga avhopp är ett branschproblem”

Artikelserie om onboarding, del 2: ”Tidiga avhopp är ett branschproblem”

En ny höstsäsong står för dörren och på landets byråer möter ett stort antal unga nyanställda för första gången yrkeslivet inom revision och redovisning på riktigt. Men vilken introduktion får de egentligen till arbetslivet?

Onboarding är inte en avgränsad startfas

För Antti J. Niemi, vd och auktoriserad revisor på Revideco, går det inte att tala om onboarding som en avgränsad startfas. Den första tiden speglar hela organisationen, från arbetsbelastning och kunddialog till vilka beteenden som faktiskt premieras.

– Att förstå orsakerna bakom tidiga avhopp är grundläggande för att vara en attraktiv arbetsgivare i redovisnings- och revisionsbranschen. Övertid, stress, överväldigande högsäsonger, känslan av ensamhet, tillgång till rätt kunskap och support och upplevelsen av vassa armbågar när det kommer till att jobba med vissa kunder eller medarbetare, det är alla frågeställningar som vi aktivt adresserat.

Många hoppar av redan under det första året

Han beskriver tidiga avhopp som ett tydligt branschproblem. Enligt Antti J. Niemi visar internationell data att avhoppen under det första året i vissa fall kan ligga mellan 25 och 35 procent. På Revideco har det blivit en utgångspunkt för att ändra både arbetssätt och styrning.

– Vår erfarenhet är att tidiga signaler ofta visar sig redan under det första året. Det handlar sällan om brist på ambition eller kompetens, utan om hur tre strukturella faktorer samverkar.

Den första rör säsongsrytmen. På en revisionsbyrå möter nya medarbetare sin brantaste inlärningskurva just när deadlines är som kortast. Revideco har därför försökt jämna ut arbetsbelastningen över året, både genom förändrade processer och genom en annan kunddialog.

– Revision och redovisning är starkt säsongsstyrda. För en nyanställd utan branscherfarenhet sammanfaller den branta inlärningskurvan med högsäsongens korta deadlines, och det är en utmaning. Att vi aktivt har förändrat arbetssätt, processer och kunddialog har gett jämnare beläggning och ökat välmående över tid.

Övertid med lagkänsla och förutsägbarhet

När övertid ändå krävs försöker Revideco göra den mer förutsägbar.

– När övertid ändå behövs gör vi den delvis i organiserad form. Det tar inte bort intensiteten, men det skapar lagkänsla och förutsägbarhet.

Den andra förändringen gäller relationen till kunden. Där vill Revideco flytta fram byråns eget ansvar för planering, ramar och prioriteringar, i stället för att låta tempot styras av sådant som kommer in sent.

– Vi utgår från att medarbetarupplevelse och kundupplevelse hänger ihop. Tar vi hand om våra medarbetare, tar vi också hand om våra kunder. I praktiken betyder det att vi som byrå är kravställare gentemot våra kunder i frågan om när arbetet ska färdigställas.

Det syns också i hur nya medarbetare introduceras till arbetet. Enligt Antti J. Niemi behöver onboarding tidigt fånga upp att inte alla byråer fungerar likadant.

– För medarbetare som kommer från byråer där man löser allt när det kommer in är det här en omställning som behöver adresseras redan i onboardingprocessen.

Viktigt att mäta mjuka värden

Den tredje frågan går rakt in i styrningen. För Antti J. Niemi är det svårt att bygga en hållbar arbetsvardag om byrån bara följer hårda produktionsmått.

– Man blir vad man mäter.

Hans poäng är att revisionsbranschen länge har styrts för hårt på debiteringsgrad och andra resultatorienterade KPI:er, och för lite på sådant som arbetsglädje, meningsfullhet, utveckling och upplevd arbetssituation.

– Vår erfarenhet är att ett ensidigt fokus där blir kortsiktigt. Därför följer vi även mjukare KPI:er som arbetsglädje, meningsfullhet, utveckling och upplevd arbetssituation. Det intressanta är att när vi ökat fokus på de mjuka KPI:erna så följer de resultatorienterade med, med ett tydligt välmående på köpet.

Mätningarna görs varje vecka. Det har, enligt honom, gett bättre möjligheter att upptäcka grupper som upplever hög belastning och att se var introduktionen faktiskt brister. För yngre medarbetare har det ofta handlat om tillgång till stöd, tekniska verktyg och en mentor som fungerar.

Det syns också i det mer handfasta upplägget. Revideco har byggt upp sin onboarding med stöd i Maslows behovspyramid och använder ett HR-verktyg som ska tydliggöra vad som måste vara på plats, från accesser och utrustning till utbildningsplan och avstämningar. Tanken är att samma grund ska gälla över alla kontor.

– Man får inte förminska hur viktigt det är att få tydlighet i de här frågorna, då det påverkar hur vi kommer att upplevas. Och det är klart att om vi har glömt att beställa en dator till en nyanställd, för det har hänt, så kommer det påverka hur vi upplevs. Den största skillnaden ligger ändå i att vi använder oss av samma struktur för alla nya medarbetare, över alla kontor och jobbar vidare med att förbättra vår process längs vägen.

Enligt Antti J. Niemi är det just där onboarding blir något mer än bara en introduktionsvecka.

– Vi är stolta över vår låga personalomsättning, och att tolv personer som en gång slutat hos oss har valt att komma tillbaka. För mig är det ett mycket tydligt kvitto på att vi gör något rätt.

Läs också:

• Tema Onboarding: ”Krocken med verkligheten”
• Fan vad skönt det är att jobba på kontor – sommarkrönika av Antti Niemi
• Läkarna avrådde – men Antti kom tillbaka