Så hanterar du kombiuppdrag utan byråjäv

Ett kombiuppdrag innebär att en revisionsbyrå biträder samma kund med redovisnings- och/eller löneuppdrag samtidigt som byrån utför revisionen. Dessa uppdrag omfattas av särskilda regler kring jäv och revisorns oberoende. En kombibyrå är en revisionsbyrå som utöver revision även tillhandahåller redovisnings- och/eller löneuppdrag.

Bestämmelserna om jäv för revisorer finns i 17 § revisionslagen (motsvarande regler finns även i aktiebolagslagen, lagen om ekonomiska föreningar och stiftelselagen). I punkt 4 framgår att en person inte får vara revisor om han eller hon är verksam i samma verksamhet som den som yrkesmässigt biträder företaget vid bokföringen, medelsförvaltningen eller företagets kontroll av dessa. Med bokföring avses fullgörandet av bokföringsskyldigheten enligt 4 kap. 1 § bokföringslagen. Denna situation brukar kallas byråjäv och är formulerad som en huvudregel. I praktiken innebär det att en byrå som har revisionsuppdrag inte får biträda samma företag med någon del av bokföringen, hantera klientmedelskonto eller utföra betalningsuppdrag.

Det finns ett undantag från huvudregeln om byråjäv i 17 § revisionslagen. Undantaget gäller mindre företag som inte behöver ha en auktoriserad revisor. Det innebär att en annan person på byrån (inte den valda revisorn) får biträda revisionskunden med:

1. uppgifter som inte utgör en del av företagets interna kontroll och där utrymmet för bedömningar är begränsat eller

2. avslutandet av den löpande bokföringen

Det är viktigt att känna till att det i andra lagar finns regler som innebär att undantagsbestämmelsen inte gäller mindre företag vars överlåtbara värdepapper är upptagna till handel på en reglerad marknad. Undantaget gäller inte heller kreditinstitut, värdepappersföretag, försäkringsbolag, tjänstepensionsföretag, medlemsbanker, sparbanker och fondbolag. Observera att en revisor även måste beakta revisorslagens regler om opartiskhet och självständighet, varför det inte alltid är möjligt att biträda kunden med revision.

Uppdraget behöver planeras och genomföras enligt tydliga instruktioner och processer. Syftet är att endast tillåtna uppgifter utförs. Att konstruera bokföringssystemet och organisera bokföringen är därför något byrån behöver se över. Vid utformning av instruktioner och processer ska det beaktas att biträdet inte får omfatta beslut som det ankommer på verkställande direktören eller styrelsen att fatta. För att uppgifterna inte ska anses utgöra en del av företagets interna kontroll innebär det exempelvis att attestering inte får utföras av någon som arbetar i samma verksamhet som revisorn. De uppgifter där utrymmet för bedömningar är begränsat är sådana som är vanligt förekommande i företagets bokföring och som regelmässigt utförs på ett visst sätt. Det kan till exempel handla om kontoklassificeringar av återkommande affärshändelser där bedömningen framstår som självklar eller följer av en klar och entydig konteringsinstruktion som beslutats av företaget.

Vid kombiuppdrag måste det tydligt framgå att kunden har bestämt vad som ska bokföras och hur det ska göras, till exempel genom attest av underlag och tydlig konteringsinstruktion. En viktig princip för den som biträder med bokföringen är att inte ta ställning i frågor som riskerar att bli ifrågasatta vid revisionen.

Om någon på byrån har biträtt revisionskunden på ett sätt som strider mot reglerna får revisorn inte längre underteckna revisionsberättelsen eftersom revisorn anses vara jävig.

En jävig revisor:

• förlorar omedelbart sin behörighet att vara revisor i det aktuella företaget
• kan inte utses igen och måste omedelbart avgå från uppdraget

Detta leder till betydande praktiska och etiska problem för byrån, revisorn och kunden.

Byrån måste upprätta tydliga riktlinjer och rutiner för hur kombiuppdrag ska hanteras. Dessa ska kommuniceras till alla medarbetare som deltar eller kan komma att delta i ett kombiuppdrag. För att skapa en förståelse för rutinerna är det viktigt att förklara varför reglerna finns och vilka konsekvenser som uppstår om de inte följs. Riskanalysen bör omfatta risken för att riktlinjerna inte efterlevs, eftersom det kan få allvarliga konsekvenser.  Byrån behöver även ha tydliga rutiner för uppföljning och kvalitetssäkring för att säkerställa att reglerna följs.