Jämnare arbetsbelastning över året – guide i 8 steg

Statistiken från Bolagsverket talar sitt tydliga språk: antalet inlämnade årsredovisningar ökar ju längre in på sommaren vi kommer och peakar under de sista dagarna i juli. Under högsäsong har många det svårt att få ihop balansen mellan jobb och privatliv och det skapar stress. Medarbetare riskerar sjukskrivning och en del väljer att sluta för att tempot upplevs för högt.

Bland de som äger och driver redovisningsbyråer finns inte tiden som krävs för affärsutveckling och att ändra invanda mönster. Förändringar som egentligen behövs för att kunna rusta byrån för framtiden.

Att så mycket av konsulternas arbete hopar sig under våren och sommaren påverkar också byråernas kunder. Många får vänta onödigt länge på sina periodrapporter, bokslut, årsredovisningar och inkomstdeklarationer, trots att de behöver relevanta beslutsunderlag löpande och snabbt. När det är stressigt finns inte heller tid till den där koppen kaffe och avstämningen med kunderna om ett beslut som måste tas, eller en siffra som inte stämmer.

Samtidigt finns det mycket konsulter och byråer kan göra för att motverka att stora volymtoppar måste klaras av på kort tid och med samma personalstyrka som vanligt. Här kommer en guide i 8 steg::

1. Bestäm er

Högsäsong är ingen branschstandard eller något som hör till konsultrollen naturligt. Om ni bestämmer er för att nästa vår och sommar SKA bli annorlunda kommer det att bli enklare att göra de förändringar som krävs. Det är när förändringar tvingas på oss som det blir svårt och utmanande.

2. Gör löpande avstämningar

Börja jobba med löpande avstämningar och rapportering om era kunders företag, exempelvis varje månad. Och se till att alla underlag skickas in redan då. Då är stora delar av jobbet redan gjort när det är dags för årsavslut. Det blir ett jämnare arbetstempo över året och kunderna får statusuppdateringar på månadsbasis istället för en gång om året.

3. Ta tag i saker direkt

Vänta inte till årsbokslutet med att skaffa information om kunderna för att till exempel kunna värdera och rimlighetsbedöma olika poster. Om ni noterar transaktioner i bokföringen där det saknas underlag, begär in dem direkt. Sätt igång med förvaltningsberättelsen redan när räkenskapsåret är slut och vänta inte tills årsredovisningen är klar.

4. Win-win när kunderna är med på resan

Att ha med sig kunderna på förändringsresan gör den både enklare och roligare. När ni börjar hantera fler kunder mer löpande får ni en relation och det blir ett samarbete. Byrån får då bättre insikter i kundernas respektive verksamheter och branscher och kan föreslå förändringar som exempelvis implementering av brutet räkenskapsår. Det skapar i sin tur ännu mer värde för era kunder.

5. Involvera medarbetarna

Som ägare och byråledare kan man lätt att tro att hela ansvaret för förändringsresan ligger på en själv och att det alltid måste finnas en färdig plan. Men om du istället involverar medarbetarna på ett tidigt stadium kan ni enas om ett syfte och mål som alla förstår och ni undviker implementeringsproblem senare i processen. Det är också viktigt att vara transparent med att förändring kan vara jobbigt och svårt och att det är okej att känna att man inte gör sitt allra bästa när förändringens vind blåser.

6. Låt det ta tid

Att låta saker ta tid – särskilt i början av en förändring – är nödvändigt för att skapa den trygghet och grund som behövs om man vill få med alla på tåget. Effektivitet och upplevd rationalitet går ofta först idag men att investera tid för att vinna tid är avgörande för en lyckad förändring. Då skapar ni en förändringsprocess som drivs av nyfikenhet och engagemang istället för krav och tidspress.

7. Var en smart follower

Att digitalisera samarbetet med kunderna och automatisera arbetet med deras löpande redovisning sparar massor av tid. En utmaning är att det finns så många olika lösningar och en förväntan att ligga i framkant. Men man behöver inte alltid springa först, man kan vara en så kallad smart follower och lära av andra. Samtidigt behöver man ha koll på i vilken riktning utvecklingen går och fatta medvetna beslut om nya lösningar som ska implementeras.

8. Bidra till branschens omställning

“Det händer mycket i redovisningsbranschen” är ett mantra som har hörts i många år. När AI nu gör sitt intåg på riktigt och kraven på regelefterlevnad kommer från allt fler håll är det fortfarande relevant.

För att ha en rimlig chans att sätta sig in i och leverera enligt alla nya krav behöver hela branschen bidra till transformationen: konsulter, byråer, kunder, branschorganisationer och systemleverantörer.

Ju fler som bestämmer sig för att förändra sina arbetssätt och vara en positiv kraft i de förändringar som behöver göras för en mer hållbar redovisningsbransch, desto snabbare och enklare kommer det att gå.

 

• Rusta dig, kunderna och byrån för framtiden – ! Ni får ett tajtare samarbete, kan jobba smartare och skapa nya affärer.