EU:s nya momsreform: Dags att börja prata e-faktura med kunderna

I höstas kom man överens och den 11 mars i år antog EU den nya momsreformen VAT i Digital Age, ViDA. Digitaliseringen spås ta rejäla kliv när transaktionsbaserad momsrapportering och e-faktura blir obligatoriskt för all gränsöverskridande handel inom unionen från och med 2030.

E-faktura är en faktura i elektronisk form som levereras direkt till en bank (om man är en privatperson) eller ett ekonomisystem (om man är ett företag). Alla uppgifter – avsändare, belopp, datum och moms – fylls i automatiskt. En e-faktura tar ingen omväg via ett e-postprogram och kräver därför noll manuell hantering.

Syftet med ViDA är en enklare och smidigare momshantering för företag som handlar med andra företag inom EU, men också att motverka momsbedrägerier – som historiskt har uppgått till mångmiljardbelopp varje år. I länder som är utsatta när det gäller ekonomisk brottslighet har transaktionsbaserad rapportering och ökad kontroll från myndigheterna därför visat sig vara effektivt.

ViDA består av tre delar

ViDA träder i kraft i omgångar fram till 2035 och består utöver digital rapportering och e-fakturering av nya regler för plattformsföretag som till exempel Airbnb och Uber, som blir momsskyldiga från och med 2030. En annan viktig del är förenklad momsregistrering genom att One Stop Shop, OSS, utökas.

I en hel del EU-länder är e-fakturering redan obligatoriskt. Det innebär att även företag i ett visst land som handlar med företag i samma land måste använda sig av e-faktura. Det gör att länder som till exempel Spanien, Frankrike, Polen, Rumänien och Tyskland ligger en bra bit före Sverige i den digitala transformationen kopplat till fakturering.

Här hemma driver bland andra Skatteverket, Bolagsverket och Digg (Myndigheten för Digital förvaltning) frågan om ett nationellt lagkrav på obligatorisk e-faktura och föreslår att det ska implementeras samtidigt som ViDA träder i kraft. Att svenska företag inte ska halka efter och få konkurrensnackdelar är ett viktigt skäl. Sedan tidigare finns ett motsvarande obligatorium för affärer/transaktioner med statliga myndigheter.

Fördelar för företagen

Förutom att e-fakturering boostar företagens digitalisering, finns det flera andra skäl för att göra e-faktura obligatoriskt:

• Minskade kostnader när manuell hantering försvinner
• Helautomatiserade fakturaflöden sparar tid
• Säkrare affärer när riskerna för bedrägerier och den mänskliga faktorn blir mindre
• Färre papper och minskat klimatavtryck
• Fortsatt digitalisering då infrastrukturen runt e-faktura möjliggör automatisering av övriga processer
• Digitaliserade flöden ger uppdaterade data och bättre rådgivning

På plats sedan ganska många år nu finns även Peppol – en distributionslösning inom EU för elektroniska dokument som e-fakturor, kreditfakturor, ordrar och prislistor. Tanken är att underlätta för företag och myndigheter att utbyta dokument utan att behöva anpassa sig till olika tekniska lösningar.

Tips! Så kommer dina kunder i gång med e-faktura

1. Guida dem. Prata om vilka förändringar som är på gång och hur det påverkar deras verksamheter.
2. Inventera systemen. Har kundernas befintliga systemstöd för e-faktura och uppfyller de den europeiska e-faktureringsstandarden, till exempel Peppol?
3. Kommunicera fördelarna. Att det sparar tid och skapar en säkrare hantering samt att du som konsult kan stötta dem ännu mer i deras företagande.
4. Sätt en strategi. Identifiera vilka processer som påverkas, vad som behöver göras och sätt en plan.
5. Om ni väljer att inte göra något alls – se då till att även det är ett strategiskt beslut.

• Vill du hålla dig uppdaterad om det senaste i redovisningsbranschen? Spana då in .