Bli arkitekten för kundens digitala affär
Försäljning på nätet ökar för varje år, och för dig med kunder som säljer via webbshop, marknadsplatser eller digitala betallösningar kan det vara en utmaning att få ihop helheten – så att försäljning, avgifter och utbetalningar går att följa och bokföra utan onödig handpåläggning. Här guidar vi till hur du kan skapa struktur och kontroll i kundens handelsflöden.
Digital försäljning är det som växer snabbast av alla affärsflöden. Det blir därmed en allt större del av mångas affär. Samtidigt blir systemlandskapet allt mer komplext – särskilt för kunder som kombinerar e-handel, betalplattformar, fraktlösningar, lager och kommunikationstjänster. Lägg där till internationell försäljning, olika valutor och flera betalsätt, så blir bilden ännu mer svåröverskådlig.
Här kan du som redovisningskonsult göra stor skillnad och se till att e-handel, betalaktörer, lager, frakt och ekonomisystem fungerar ihop. Du kan bli “arkitekten” som ritar upp kedjan, sätter principerna och säkerställer att varje del skapar ett användbart bokföringsunderlag.
Automatisering är A och O
E-handel innebär ofta höga transaktionsvolymer. Att bokföra varje order manuellt är sällan rimligt. Arbeta i stället med samlingsverifikationer per dag och betalsätt, och se till att matchningen mellan utbetalningar från exempelvis Klarna, Stripe eller PayPal och bokföringen sker automatiskt. Ju färre manuella moment, desto färre differenser – och desto bättre lönsamhet i uppdraget.
Rita upp flödet
Många problem uppstår för att nya säljkanaler läggs till utan att helheten ses över. Gör därför en genomlysning tidigt: vilka försäljningskanaler används, vilka betalsätt finns, hur ser avstämningsflödena ut och vilka system är inblandade?
När hela kedjan är synlig kan du avgöra vad som ska automatiseras, vad som kräver kontrollpunkter – och vem som ansvarar för vad.
Internationell handel kräver rätt från start
Säljer kunden över gränserna tillkommer frågor om moms, valutor och rapportering. Här räcker det inte med att koppla ihop system; bokföringsstrukturen måste stödja korrekt momshantering och tydliga avstämningar. Sätt principerna tidigt så slipper du korrigera i efterhand.
Från administration till analys
När försäljningssystem och bokföring hänger ihop får du bättre underlag. Då kan du hjälpa kunden att förstå marginaler per kanal, kostnader för olika betalsätt och effekten av returer – i stället för att lägga tiden på att jaga differenser. Det är här arkitektrollen blir tydlig.
Standardisera arbetet
Ta fram en tydlig process för handelskunder: hur försäljning bokförs, hur avstämning sker och hur ansvar fördelas mellan kund och byrå. Standard gör arbetet mer effektivt och minskar risken för fel – oavsett om kunden säljer lite eller mycket.
Tipsen i korthet:
Kartlägg alla system och betalsätt – inte bara ekonomisystemet.- Börja med en snabb överblick av kundens viktigaste system: var sker försäljningen, hur tas betalt och hur kommer underlagen in till bokföringen?
- Identifiera var det skaver i dag – vilka moment som blir manuella och vilka avstämningar som tar mest tid.
- Satsa på stabila kopplingar och tydliga flöden så att försäljning, avgifter och utbetalningar går att följa hela vägen.
- Kom överens om ansvar och rutiner: vad kunden gör löpande, vad byrån gör – och när ni stämmer av.
- Gör aktiva val tillsammans med kunden, så att arbetssättet inte bygger på gamla vanor utan på hur kunden faktiskt säljer.