Så ska lön ”hänförlig till annan månad” rapporteras till Fora

FORA hanterar de kollektivavtalade försäkringarna och tjänstepensionerna för anställda inom privat sektor. Det inkluderar inrapportering av anställdas lön för att beräkna premier, till exempelvis Avtalspension SAF-LO. För att säkerställa att rätt premier beräknas och betalas in för varje anställd har det blivit viktigt att lönen rapporteras korrekt i samband med den månad den faktiskt är intjänad, snarare än den månad då den utbetalas.

Syftet med regeländringen är att förbättra noggrannheten i beräkningen av premier för tjänstepension och försäkringar. För anställda innebär det att de kan vara säkra på att deras pensionsinbetalningar speglar deras faktiska intjänade lön, vilket ger dem en rättvisande bild av sina framtida pensionsförmåner.

Den nya regeln innebär att arbetsgivare måste specificera när lönen är hänförlig till en annan månad. Det kan till exempel handla om när en anställd som får vissa rörliga lönedelar utbetalda i februari för arbete som utfördes i januari. Då måste arbetsgivaren rapportera den lönen som hänförlig till januari och inte till februari.

Ändringen påverkar inte bara hur arbetsgivare rapporterar löner, utan även vilka månadslöner som ligger till grund för försäkringsberäkningar, vilket kan påverka pensionsinbetalningar och andra förmåner som baseras på lön under en viss period.

De lönetyper som betraktas som ”lön hänförlig till annan månad” är rörliga lönedelar som bygger på arbetstagarens prestation så som prestationslön, ackordslön och resultatlön. Det gäller även bonusar, tantiem, gratifikationer och liknande, oavsett om ersättningen är kopplad till den anställdes arbetsinsats eller inte. När en arbetstagare avslutar sin anställning och slutlön betalas ut är även kontant utbetalning av tidigare semesterårs sparade semesterdagar att se som lön hänförlig till annan månad. Alltså dagar som är sparade men som hör till annat semesterår än innevarande semesterår vid utbetalningstillfället.

Utbetalning av tidigare semesterårs sparade semesterdagar under en pågående anställning ska inte hänföras till tidigare månader. Utbetalning av innevarande semesterårs dagar ska rapporteras på utbetalningsmånaden även om dessa dagar tjänats in på tidigare månader under innevarande semesterår.

Andra lönetyper som intjänats under flera månader såsom retroaktiv lön och semestertillägg är inte att betrakta som ”lön hänförlig till annan månad” utan ska rapporteras den månad de betalas ut.

När månadens utbetalda lön rapporteras så markeras de belopp som är hänförliga till ovan nämnda lönetyper. Lönetyperna som bygger på arbetstagarens prestationer samt bonus, tantiem, gratifikationer och liknande fördelas på de månader de har tjänats in. När en arbetstagare avslutar sin anställning så fördelas utbetalning av tidigare semesterårs sparade semesterdagar lika på de tolv månader som föregår månaden då den sista anställningsdagen inträffar.

Betalas det ut löner som är hänförliga till perioder före januari 2024 går det att hänföra lönen till det aktuella året. Då görs en ändring i Tidigare årsrapporter på Mina sidor genom att öka lönesumman för 2023 och minska lönen på rapporteringsmånaden med motsvarande belopp. Alternativt kan lönen rapporteras på utbetalningsmånaden 2024 och hänföras till de månader som passerat fram till och med rapporteringsmånaden.

Eftersom regelverket är relativt nytt har inte alla löneprogram hunnit utveckla stöd för hanteringen av detta. Men det finns i de stora löneprogrammen. Där kan man ange vilken löneart som används för utbetalning av ”lön hänförlig till annan månad”.

Om man missat att rapportera lön hänförlig till annan månad så ska detta göras retroaktivt. Det är inte valfritt för arbetsgivaren. Om lönen har rapporterats på fel månad och en rättelse görs så kommer det att synas på nästa månadsfaktura. Kreditering av avgiften kommer att göras för den månad som felaktig lön har rapporterats. En ökning av avgiften kommer att ske på den/de månader som lönen avsåg.

Den rapportering till Fora som har gjorts mellan februari och augusti 2024 redovisas på fakturorna som kommer den andra månaden efter rapporteringsmånaden. Från och med september kommer det på fakturan månaden efter rapporteringsmånaden. Om det görs rättelser av månader innan räkenskapsårets utgång så kommer det på fakturan månaden efter rättelsen är gjord och det ska då tas med i årsbokslutet. Fora kommer inte att göra någon årsavräkning som tidigare utan företaget är ansvarig för att rapportera löner i rätt period så att avgiften till Fora blir korrekt. Har det blivit fel i rapporteringen så ska det rättas till.