Över 50 fler bokslut på en månad – så fick de fantastiska resultat!
Markant fler bokslut på en månad, en effektiviserad arbetsprocess på 30 procent och samtidigt ett lugnare tempo. Det är en nästan omänsklig transformation. Men för byrån REDO, som omfamnade förändring och teknik, blev det verklighet.
Under 2023 beslutade REDO att göra ett omtag av företagets gemensamma arbetsprocesser och samtidigt hantera i princip alla bokslut i Visma Skatt & Bokslut Pro. Resultatet? Nöjdare medarbetare och en maximerad produktivitet.
– Vi såg att programmet mötte våra behov, med smarta funktioner och mer automation. Det går helt enkelt snabbare att göra ett bokslut nu, framför allt om vi gjort månadsavstämningar i programmet. Det är en omvälvande skillnad i tidsåtgång.
Orden kommer från byråledaren Johanna Ottvar. Även kollegan Jonas Jarlback, redovisningsansvarig, stämmer in.
– Ja, tidsvinsten är minst 30 procent. På tre månader har vi färdigställt 180 bokslut av 270. Det betyder att två tredjedelar av jobbet redan är gjort. I fjol hade vi 90 klara. Det är nästan orimliga och omvälvande siffror, säger Jonas.
Automation, kvalité och magiska resultat
Visma Skatt & Bokslut Pro ingår i byråpaketet Visma Smarta Byrån, där du förutom skatt och bokslut också kan sköta bokföring, fakturering och lönehantering för dina kunder.
– Hemligheten är automation, automation, automation. Integrationen med bokföringsprogrammet Visma eEkonomi sparar mycket tid genom automatiserade processer. Till exempel laddas reskontror och anläggningsregister upp automatiskt. Det krävs bara en knapptryckning för att komma igång med bokslutet, förklarar Johanna.
Och det finns fler framgångsfaktorer. God förberedelse och planering av bokslutsprocessen, ett enhetligt automatiserat arbetssätt så fler kan arbeta med bokslut och jämn fördelning av uppdrag är också betydelsefulla komponenter. Det, i kombination med smidiga program, är viktiga pusselbitar för att lyckas.
Effektiviseringen blev en framgångssaga på flera sätt
Och resultatet? Ett högre välmående på jobbet och minskad övertid. Plus en ökning av produktiviteten. De gick från 21 avklarade bokslut under januari förra året till 74 samma månad i år. Månaderna efter upprepades framgången. Succé!
– Alla är så nöjda. Det är ett annat lugn nu och vi ligger bra till tidsmässigt. Även kunderna upplever skillnad. Boksluten blir klara snabbare och vi känner att vi gör dem kvalitativt bättre, berättar Jonas.
Vad är då deras huvudsakliga tips för ett effektfullt bokslutsarbete?
– Var kritisk mot dina processer, var öppen för förändring och sträva efter kontinuerlig förbättring. Automation är nyckeln, menar Johanna Ottvar.