Så påverkas lönekonsulterna av ny lag mot VAB-fusk

Varje år förlorar staten miljardbelopp i felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen. Enligt regeringen kommer en stor del från felaktiga utbetalningar av föräldrapenning och tillfällig föräldrapenning så kallad VAB-ersättning. Regeringen har nu presenterat ett lagförslag som går ut på att alla arbetsgivare varje månad ska skicka in uppgifter till Skatteverket om vilka anställda som vabbat eller varit föräldralediga. Uppgifterna, som ska lämnas, är på individnivå och ska inkludera både datum och omfattning och går sedan vidare till Försäkringskassan. Målet är att förhindra att föräldrar som är hemma och vabbar samtidigt tar ut lön.

Risk att systemet utnyttjas

− Uppgifter om vilka anställda som varit frånvarande på grund av föräldraledighet eller vård av barn får vi redan i dag från våra kunder och de registreras i våra lönesystem. Så det blir egentligen inte något extra moment för lönekonsulterna att hantera. Men det är viktigt att ha kunskap och förståelse för hur själva processen fungerar och att uppgifterna nu även ska inkluderas i AGI-rapporteringen (arbetsgivardeklaration på individnivå), säger Ulrika Sandström, Associate Partner och Payroll FRS på EY, som representerade FAR i remissarbetet.

Hon är i grunden positiv till förslaget, men tycker att det finns en del oklarheter i hur hanteringen ska fungera på ett smidigt sätt.

– En reflektion är att förslaget fokuserar på att matcha förälderns rapporterade ledighet med ersättning från Försäkringskassan, men det säkerställer inte att föräldern faktiskt har varit hemma och vårdat sitt sjuka barn, vilket öppnar för risker att systemet utnyttjas trots allt, säger Ulrika Sandström.

Vilka ser du som de främsta utmaningarna kopplat till lagförslaget?

– Jag tänker på den administrativa bördan. För lönekonsulten borde själva rapporteringen vara ganska enkel, så länge de anställda på företagen rapporterar rätt vill säga. Att göra rättningar på grund av felaktig rapportering av frånvaro eller när ändring av frånvaro sker efter rapportering, är inget nytt i lönekonsultens vardag. Men utmaningen med lagförslaget ligger kanske mer i hur de automatiserade kontrollerna kommer att fungera i praktiken utan att skapa en alltför tung administration för arbetsgivaren. Hur ofta kommer kontrollkörningar att göras, hur långt bak i tiden ska man rätta, hur ska kontakten mellan Försäkringskassan, arbetsgivare och Skatteverket fungera? Detta blir särskilt viktigt att reda ut i de fall när avvikelser uppstår och utredning ska göras och rapporteringen släpar efter.

Finns det något särskilt som är viktigt för lönekonsulter att tänka på kopplat till det nya lagförslaget?

– Om lagförslaget går igenom behöver vi som lönekonsulter vara observanta på att viss hantering av frånvaro (föräldraledighet/VAB), kan påverka vilka uppgifter som förs över till AGI-rapporten. Det är även av stor vikt att vi tydligt kommunicerar och informerar våra kunder och deras anställda om betydelsen av korrekt rapportering. Genom att säkerställa att alla rapporteringsprocesser är noggrant utförda kan vi optimera arbetsflödena och minimera behovet av manuell hantering, vilket i sin tur reducerar risken för felaktigheter.

Hur ska konsulten hålla kunderna väl informerade?

– Det handlar bland annat om att hålla kunderna informerade om eventuella förändringar i regelverk och standarder som kan påverka deras rapporteringsskyldigheter. Genom att göra detta kan vi hjälpa dem att undvika potentiella problem och säkerställa att deras rapportering alltid är i linje med gällande krav och förväntningar.

Hänger lönesystemen med i utvecklingen eller finns det några utmaningar på den fronten?

– Enligt dialog med våra systemleverantörer kommer anpassning att ske senast i samband med den första versionen efter årsskiftet. Man inväntar detaljerade uppgifter från Skatteverket, men först måste såklart förslaget klubbas igenom. Att rapportering kommer att ske via AGI vet man, men exakt hur den anpassningen kommer att se ut är i dagsläget inte klart.