Lösningen som sparar åtta timmar per konsult och vecka
Går det att effektivisera arbetsprocesser radikalt? Ja! "Vi sparar minst åtta timmar per konsult och vecka", säger Jonas Jarlback, redovisningsansvarig på den digitala byrån REDO. Med Visma eEkonomi hanterar han och kollegorna sina kunders leverantörsfakturor på en bråkdel av den tid det hade tagit med manuella processer.
Jonas Jarlback är redovisningskonsult och redovisningsansvarig på REDO i Jönköping. Ända sedan starten 2017 har redovisning- och revisionsbyråns vision varit tydlig. En tillgänglig och personlig byrå där kunderna känner sig väl omhändertagna. Men också en helt digital byrå, med de mest effektiva arbetssätten och de digitala verktyg som möjliggör det.
– Ju fler manuella moment vi kan digitalisera och effektivisera, desto fler kunder kan vi hjälpa – utan att för den sakens skull behöva arbeta mer, snarare tvärtom, berättar Jonas.
Han har varit anställd på byrån i ungefär fem år och ansvarar bland annat för planeringen av redovisningskonsulternas uppdrag. Ännu finns några kunder som vill sköta sin ekonomi på fysiskt papper, men de är lätträknade och argumenten för att inte gå över till en digital hantering är idag få, menar han.
– Digital hantering ger verkligen en vinst för alla, för oss som byrå, för vår kund och för våra medarbetare. Den gemensamma nämnaren är att alla kan spara tid, säger Jonas.
Och det gäller inte enbart för leverantörsfakturahanteringen. Genom att jobba fullt ut i byråstödet Visma Smarta Byrån, med flera system som har stöd för alla processer, från inkommen leverantörsfaktura via kundupplysningar och rapporter till bokslut, ges helt andra förutsättningar för tidsvinster.
– Vi har pratat mycket om att hitta arbetssätt för att plana ut arbetstoppar och skapa en så bra vardag som möjligt för oss som jobbar här. Många redovisningsbyråer är fortfarande kvar i 60-timmarsveckor på våren men vi på REDO har lyckats komma ifrån det. Dessutom ger det här oss möjlighet att vara den byråpartner vi vill, med fler tillfällen att träffa våra kunder, stanna upp och analysera deras siffror och agera rådgivande.
Leverantörsfakturor hanteras med ett klick
Det är inte många år sedan men känns redan som en helt annan tid, när leverantörsfakturor kom som fysiska dokument och pärmar på pärmar krävde allt fler hyllmetrar på kontoren. I dag är verkligheten en annan och genom kopplingen mellan Visma eEkonomi och kundens bank sker betalningar och bokföringen mer eller mindre automatiskt.
– Vi får upp fakturan i systemet, skickar den för attest till kunden och sedan betalas den direkt genom banken och arkiveras digitalt. Det är inte mer komplicerat än så, berättar Jonas.
Visma Spcs har uppskattat att redovisningsbyråer i snitt kan spara omkring åtta timmar per konsult och vecka med digital leverantörsfakturahantering, jämfört med traditionella manuella processer.
– Vi har inte mätt några exakta siffror, men det är förmodligen minst åtta timmar, säger Jonas.
Nära samarbete ger ytterligare vinster
Jonas har en regelbunden kontakt med flera av Visma Spcs produktansvariga, både för att kunna fånga upp frågor från medarbetarna på REDO – och för att lämna feedback ur sitt och kollegornas perspektiv.
– Vår känsla är att Visma Spcs genuint vill ha vår input för att hela tiden kunna göra systemen ännu bättre. Vi jobbar i verktygen hela dagarna och det är tydligt att användarvänligheten och enkelheten alltid står i fokus. Det är nyckeln för oss – att allt fungerar så smidigt som det gör.
Bokföringsprogrammet Visma eEkonomi är en del av byråstödet Visma Smarta Byrån – en helhetslösning i molnet med stöd för alla processer och flöden samlat på ett och samma ställe.