Byråns kunder säger upp Fortnox – utan att förstå följderna

Sedan Fortnox nu börjat fakturera byråernas kunder för Fortnox Access har “Fortnox-debatten” hamnat i skarpt läge. Redovisningskonsulten Marie Johansson som driver Ekonomad Redovisningsbyrå AB i Malmö har fått frågor från nästan alla sina kunder. Det som nu skapat störst problem är kunder som inte förstår vad Access-fakturan gäller och i vissa fall väljer att säga upp abonnemanget.

– Varenda en har hört av sig. De ringer och säger: “vad är det här för någonting? Det här är ingenting vi har beställt”, säger Marie Johansson.

Kunder säger upp utan att förstå följderna

Enligt Marie Johansson uppstår ett betydligt större problem när kunder som inte känner igen fakturan, kontaktar Fortnox och Fortnox frågar kunden om den vill säga upp abonnemanget. Kunden svarar ja för att slippa fler fakturor men inser inte konsekvenserna, enligt Marie Johansson.

– Fortnox får kunden att tro att det inte gör någon skillnad om de säger upp det här. Men då förlorar vi åtkomsten till deras bokföring, bilagor och underlag. Det tydliggörs inte från Fortnox. Kunden tror att den slipper fakturan och vi kan fortsätta att bokföra som tidigare. Vilket alltså inte är fallet, säger hon

Hon berättar om ett mejl från Fortnox efter att en av hennes kunder sagt upp licensen. Byrån uppmanades att svara inom tre dagar.

– Om Fortnox inte får någon respons inom tidsramen så kopplas byrån bort, skriver de i mejlet. Om jag hade varit på semester och inte läst mejlet förrän efter tio dagar hade vi varit bortkopplade, säger Marie Johansson.

“Graferna ger inget mervärde”

Hon ifrågasätter också vilket mervärde Access ger hennes kunder.

– Det enda man kan se i Access är grafer, som inte säger kunden något alls. För att kunderna ska förstå dessa grafer så måste de göra samma som de tidigare gjort, det vill säga komma på personligt möte hos byrån för att förstå hur det går för företaget, och detta ska de alltså ändå betala för?

Marie Johansson menar att problemet framför allt är hur förändringen har införts och kommunicerats. Hon anser att Fortnox börjat använda redovisningsbyråerna som en säljkanal utan deras samtycke.

– När vi registrerar in nya företag i deras bokföringsprogram lägger Fortnox automatiskt in dem som sina egna kunder, varefter de skickar fakturor direkt till dessa företag – utan att informera kunderna om varför de plötsligt ska betala Fortnox fakturor. Denna process sker fullständigt utan vårt godkännande, och vi har således, mot vår vilja, blivit en del av deras försäljningsstrategi.

För att undvika att kunderna ska faktureras kan byrån välja att själv ta kostnaden för Fortnox Access, men det är inte ett hållbart alternativ, enligt Marie Johansson.

– Om vi som byrå skulle ta på oss att betala kundernas avgift så innebär det flera hundratusentals kronor extra kostnad per år för oss, säger hon.

Auktoriserad redovisningskonsult: “Problem för de minsta kunderna”

En liknande bild ger en auktoriserad redovisningskonsult på en större byrå i södra Sverige. Konsulten vill vara anonym. Enligt konsulten är förändringen relativt enkel att hantera när det gäller byråns större kunder eftersom många redan har egna Fortnox-abonnemang. Svårare blir det för mindre kunder och så kallade årskunder, där redovisningsbyrån hittills har skött mycket av arbetet i sitt eget system.

– Större delen av våra kunder har redan abonnemang hos Fortnox, vilket gör det enklare att lägga den extra kostnaden på dem. Men för våra årskunder och mindre kunder, särskilt de som knappt vet vilken programvara vi använder, är situationen betydligt mer känslig.

Enligt redovisningskonsulten måste byrån senast den 2 november ta ställning till om kostnaden ska faktureras till byrån eller kunden. Det innebär enligt konsulten både ett kommunikativt och administrativt problem.

– Kunderna förstår inte kostnaden för Access, och vi måste ta ställning till om det är vi eller kunden som ska faktureras. Det skapar en svår kommunikationssituation.

Ingen hållbar lösning att byrån tar kostnaden

Att i stället låta byrån bära kostnaden löser inte problemet, enligt konsulten. Byrån har tidigare bakat in programkostnader i priset till kunden, men med många kunder växer både kostnaden och administrationen.

– Vi har tidigare bakat in kostnaden i vårt pris ut till kund, men det innebär att vi själva får hantera en mängd småposter: licensavgifter, kostnadstolkningar, fakturahantering. Det blir för mycket administrativt för oss att hålla reda på. Fortnox antydde att det skulle bli en sådan låg kostnad per månad att vi skulle kunna ta den. Men har man väldigt många kunder så blir det ett väldigt stort belopp varje år i tillägg mot nu, säger den auktoriserade redovisningskonsulten.

Flyttar kunder till Visma

Förändringen har redan påverkat valet av system. Enligt konsulten har flera kollegor börjat flytta årskunder med få verifikationer och låg digital mognad till Visma Administration.

– Där slipper man både Spiris och Fortnox avgifter, och dessa kunder hamnar i lokala program i stället.

Konsulten menar att förändringen samtidigt gör det svårare för byråerna att arbeta på det traditionella sättet, där kunden lämnar underlagen och byrån sköter redovisning och fakturering.

– Det som är tråkigt är att vi inte längre kan arbeta som en traditionell byrå. Kunder som skannat in och vi bokfört och fakturerat åt ska visst inte få existera enligt Fortnox, säger konsulten.

Ett exempel är kunder där byrån sköter ett fåtal fakturor i utländsk valuta. Enligt konsulten räcker inte Fortnox enklare faktureringslösning för fakturering i exempelvis euro. Kunden behöver då en fullständig faktureringslicens trots att kunden inte själv arbetar med faktureringen, enligt konsulten.

– Har vi en kund där vi fakturerar två konsultfakturor per månad i euro, måste kunden nu betala för en full licens. Tidigare räckte det att vi betalade för en byrålicens.

Konsekvensen blir enligt konsulten att redovisningsbyråer behöver hålla igång flera olika system beroende på kundernas behov och tidigare val. Problematiken är enligt konsulten större än enbart Fortnox.

– Spiris och Fortnox dominerar marknaden med bra program, och de kan höja priserna som de vill eftersom vi är så beroende av dem.

ECIT: “Generellt har dialogen med kunderna fungerat bra”

Hos ECIT med omkring 500 personer som arbetar med redovisning i Sverige är erfarenheterna hittills att Access inte vållat så stora problem.

Jens-Oskar Göransson, ECIT.

– Generellt har dialogerna med kunderna fungerat bra, säger Jens-Oskar Göransson, vd för ECIT.

ECIT för samtidigt en löpande dialog med Fortnox om vad förändringarna innebär för bland annat kundkontakter, systemintegrationer och framtida prismodeller. Även för ECIT är de minsta kunderna en särskild fråga.

– Bland annat har vi en dialog om de minsta kunderna som inte har många transaktioner, som inte själva har valt eller är inne i systemet och som därför inte förstår vad detta avser, säger Jens-Oskar Göransson.

Balans har sökt Fortnox för en kommentar.

Läs också:

Redovisning