Trygg regelefterlevnad i vardagen – så skapar redovisningsbyråer kontroll när kundbasen växer
När en redovisningsbyrå växer ökar inte bara antalet kunder – utan också kraven på struktur, dokumentation och regelefterlevnad. Uppdragsavtal ska vara aktuella, KYC och AML kontroller ska genomföras, dokumenteras och följas upp över tid. För Wallman & Co blev det avgörande att hitta ett arbetssätt som gjorde regelefterlevnad till en naturlig del av vardagen, inte ett stressmoment vid en eventuell kontroll.
Bakom Wallman & Co står Anna Wallman, auktoriserad redovisningskonsult och FAR‑medlem med över 25 års erfarenhet. Byrån grundades 2009 och har vuxit stegvis med ett tydligt mål: att aldrig kompromissa med kvalitet, ansvar eller kundrelationer. I dag består teamet av sex konsulter som hanterar omkring 250 företagskunder, från mindre bolag till större verksamheter med omsättning över 100 miljoner kronor.
När manuella rutiner blir en risk
I takt med att kundbasen växte blev det tydligt att arbetssättet kring uppdragsavtal och KYC/AML behövde vara mer skalbart. Många moment utfördes manuellt och dokumentation låg utspridd i flera system – ett för uppdrag, ett annat för kontroller och ytterligare verktyg för signering.
För en byrå som vill växa kontrollerat innebär det här en risk. Penningtvättslagen ställer krav på riskbedömning, dokumentation och löpande uppföljning av kundens riskprofil. När underlag finns på olika platser blir överblicken lidande – och osäkerheten ökar.
Det var just den typen av situation Wallman & Co ville undvika.
Allt samlat – redo vid en kontroll
Med samlade byrån uppdragsavtal, digital signering och KYC/AML‑kontroller i ett och samma system. På så sätt kunde hela processen struktureras och bli lätt att följa upp.
– Skulle vi få en kontroll är det väldigt lätt att plocka fram det vi redan har. Vi behöver inte stressa upp oss och leta i mappar eller andra system, utan allt finns samlat på ett och samma ställe, säger Alexandra Andersson, redovisningskonsult på Wallman & Co.
Systemet gör det möjligt att anpassa kontroller efter risknivå och hanterar bland annat ID‑, PEP‑ och sanktionskontroller. All dokumentation sparas automatiskt, vilket ger spårbarhet och tydlig historik. Daglig kundbevakning gör det dessutom enklare att hålla uppgifterna aktuella över tid.
– Tidigare arbetade vi i Excel‑formulär och då fanns det alltid en risk att något inte uppdaterades eller sparades fel. Med Finago Control har vi tagit bort den risken, säger Alexandra.
Mer än effektivitet – trygghet i varje uppdrag
För Wallman & Co handlar vinsten inte bara om tidsbesparing, även om den är tydlig. Den största effekten är känslan av trygghet.
– Jag vet att systemet fungerar enligt den process vi har satt upp. Vi gör det vi är skyldiga att göra enligt lag, och alla delar finns med. Det gör att vi kan sova gott om natten, säger Anna Wallman.
När all dokumentation är samlad, strukturerad och lättillgänglig blir regelefterlevnad en naturlig del av byråns arbete – inte något som skapar stress i efterhand.
För växande redovisningsbyråer är det just den tryggheten som gör skillnad i vardagen. Att veta att inget missats. Att alltid vara redo. Och att kunna fokusera på det som verkligen skapar värde för kunderna.
