I annonssamarbete med
Starta eget

Nöjdare kunder med digital PT

Marie Jungbeck och Ordning och redovisning nappade direkt på erbjudandet om att ta hjälp av en digital PT. Ett år senare är alla byråns kunder digitala.

Ordning och Redovisning ligger i Gustavsberg, Värmdö och består av Marie och ytterligare två konsulter. Företaget startade 2013.

Kunderna har alltid fått sköta sina egna kundfakturor och betalningen av sina leverantörsfakturor. Men så kom frågan från Fortnox: Vill du ha hjälp av en digital PT?

– Det lät kul! Först berättade Fortnox om olika alternativ för att bli mer digital, som att använda e-faktura och fakturatolkning. Jag bollade med medarbetarna och bestämde att e-faktura inte var för oss – än. Däremot var fakturatolkningen av leverantörsfakturorna väldigt intressant.

Gick smidigare än förväntat

Ordning och redovisning fick filmer och texter om hur fakturatolkning går till. Sedan körde Marie i gång. Hon skickade först ut information till alla kunder, där hon förklarade de nya rutinerna.

– Alla klarade inte att lämna in allt material digitalt under Q3, men de flesta. Vi hade även Q4 på oss att få allt helt digitalt, vilket vi lyckades med, säger hon.

– En del behövde ett telefonsamtal för att få det förklarat och vid några få tillfällen satte vi oss ned med kunden. Men det var inte övermäktigt, det gick mycket smidigare än förväntat. Vi investerade tid, men har fått återbetalning genom att vi slipper vänta på material och vi har kunnat arbeta hemifrån i högre utsträckning.

Smartare processer med fakturatolkning

– Fakturatolkning innebär att leverantörsfakturan skickas till en särskild mejl hos klienten i deras Fortnox databas. Informationen i bilden, belopp, datum, OCR-nummer, tolkas och kopplas automatiskt till rätt verifikat. Vissa av kunderna har satt upp flödet så att deras leverantörer skickar direkt till Fortnox plattform. Då skickas fakturan ut på digital attest innan den kan betalas.

Slipper vänta och stansa

Skillnaden mot tidigare är att Marie och kollegorna slipper vänta in posten, stansa manuellt och vara beroende av fysiska pärmar.

– Förr behövde vi ha pärmarna med oss för att kunna jobba med avstämningar och bokslut. Nu är bilderna kopplade till verifikaten och vi kan arbeta var som helst.

Friheten det bästa

Just friheten att kunna jobba var som helst, tycker Marie är det bästa.

– Vi kan jobba hemifrån, vilket underlättar enormt mycket. Sjukfrånvaron är låg för alla trots tiderna som varit, med karantän och försiktighetsåtgärder.

Nöjdare kunder

Dessutom är kunderna väldigt nöjda.

– Jag har kunder som hängt med länge och som inte visste att det här fanns. De blev jätteglada. Nu kan vem som helst av oss på kontoret hjälpa kunder som ringer eftersom vi alla är i systemet och ser samma saker.

Ett extra plus är att Marie också fick svar på många andra frågor i mötena med Fortnox digitala PT.

– Jag passade på att bolla saker som ”jag gör så här när jag fakturerar, finns det ett bättre sätt?” Det är ett bra tillfälle att analysera rutiner och leta effektivare och smidigare sätt. Det blir en översyn.

Vad vill du säga till alla som funderar på att bli mer digitala? 

– Börja bli digitala för det lönar sig i så många led. Det är den vägen man behöver går för att få nya kunder.

 

Vill du sätta ett digitalt arbetssätt redan från men behöver lite stöttning? Då är Fortnox Digital PT perfekt. Läs mer och boka ett möte redan i dag.

utgiven av

Ansvarig utgivare

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Med Balans nyhetsbrev får du varannan vecka det senaste från revisions- och rådgivningsbranschen.