Så bygger du bort bokslutsstressen – redan tidigt under året

För Mikaela Georgsdottir, teamledare på MCI Redovisning i Göteborg, och auktoriserad redovisningskonsult, är svaret tydligt.

– Bokslutet blir egentligen bara så bra som det arbete som har gjorts under året. Har du ordning på den löpande bokföringen och stämmer av kontona regelbundet blir bokslutet betydligt mindre dramatiskt, säger hon.

MCI Redovisning har vuxit från en verksamhet i grundarens lägenhet, till en byrå med flera redovisningskonsulter och hundratals kunduppdrag. Just nu genomgår byrån också en större omgörning där man kommer att byta namn till Reliwa, få ett nytt varumärke och en ny hemsida och också flytta till nya lokaler.

Namnbyte speglar verksamheten

– Det är ett resultat av att vi ”vuxit ur” MCI lite. Kring namnet Reliwa tänker vi RE för redovisning och relief, alltså lättnad, för kunderna. Vi ville hitta ett namn som speglar oss bättre, är mer unikt och få bort ordet redovisning, säger Mikaela Georgsdottir.

Samtidigt har byrån gjort en tydlig resa i arbetssätt, från lokala program till ett helt molnbaserat flöde i Spiris ekonomiplattform.

– Vi jobbar nästan uteslutande i Spiris miljö och använder bland annat Spiris Bokslut & Skatt för att knyta ihop redovisning, bokslut och deklaration i ett sammanhängande arbetsflöde. Det gör att vi slipper exportera filer mellan olika program och får allt samlat på ett ställe, säger Mikaela Georgsdottir.

• Läs mer om Spiris ekonomiplattform – helhetslösningen för byråer

Att upptäcka saker tidigt sparar tid

För många byråer uppstår stressen sällan i själva bokslutet, utan i att för lite är gjort i tid. När bokföring, avstämningar och underlag inte är färdiga under året blir bokslutet ett omfattande felsökningsarbete snarare än en avslutande kontroll.

– När vi har jobbat löpande med avstämningar kan vi koppla på Bokslut & Skatt och fortsätta i samma flöde. Det finns insikter och varningar som hjälper oss att upptäcka saker tidigt och sparar mycket tid.

Effektivisering handlar om marginaler och modern teknik

För MCI Redovisning är digitalisering en affärsfråga med hjälp av den senaste moderna tekniken. Många av byråns kunder finns inom restaurang-, taxi- och skönhetsbranschen, där varje timme och varje kostnad påverkar lönsamheten direkt.

– Om kunden har bankkopplingar, digital fakturahantering och bra integrationer sparar vi mycket tid. Då kan vi lägga tid på det som faktiskt skapar värde för kunden.

Samtidigt ser Mikaela Georgsdottir att gamla arbetssätt fortfarande tar onödigt mycket tid i många verksamheter.

– Ibland är det just de gamla rutinerna som kostar mest, även om de upplevs som enklast.

• Coachning, kickback eller certifiering? Här är allt du får hos Spiris.

Support, helhet och arbetssätt – inte bara system

En viktig del i byråns arbetssätt är att hålla hela kedjan samlad i samma flöde.

– För mig som har jobbat i flera olika system upplever jag Spiris som väldigt användarvänligt. Det är lätt att följa flöden och stämma av, och det gäller både oss och kunderna, säger hon.

Mikaela Georgsdottir lyfter också att att det inte bara är funktionaliteten som spelar roll, utan även stödet runt omkring. Hon beskriver relationen till Spiris som något mer än en vanlig leverantör.

–Vi brukar säga att vi är en del av Spiris-familjen. Vi har nära kontakt med vår kundansvarige och får snabb återkoppling när vi har frågor eller idéer. Supporten är en klass för sig. Oavsett vem man får kontakt med så löser de saker, säger hon.

Bokslutsstress är ofta ett symtom

Problemet med stressen runt bokslutet sitter sällan i själva bokslutet. Det sitter i året som leder fram till det.

– Det handlar inte om att jobba mer, det handlar om att bygga smartare processer under året, säger Mikaela Georgsdottir.

Nyhetsbrev – för dig som vill ligga steget före

Håll koll på vad som händer i redovisnings- och revisionsbranschen! Prenumerera på nyhetsbrevet Redovisningsbranschen 5.0, där Spiris branschexpert Jan Söderqvist varje månad delar med sig av korta analyser, trender och perspektiv. Prenumerera här!

Om Spiris

Att driva redovisningsbyrå med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration.

• Läs mer på Spiris.se.