Vad gör du när löneunderlaget väcker misstankar?

Personer som arbetar men saknas i lönesystemet, ersättningar som liknar lön men redovisas som utlägg eller lån och återkommande ändringar utan tydliga underlag kan vara tecken på ekonomisk brottslighet. För lönekonsulten kan det dock vara svårt att veta hur misstankarna ska hanteras.

Genom en uppdatering av Reko 120 får auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter nu möjlighet att lämna uppgifter till Ekobrottsmyndigheten om vissa misstänkta brott som upptäcks i ett uppdrag. Det är en möjlighet, inte en skyldighet. Men vad innebär det i praktiken för dig som lönekonsult i din yrkesvardag?

Hannah Muir Rosén, auktoriserad lönekonsult på Talenom: ”Jag reagerar när underlag avviker från det normala mönstret”

Hannah Muir Rosén, Talenom.

Vilka tecken på ekonomisk brottslighet kan du upptäcka i lönearbetet?

− Som lönekonsult arbetar man nära känsliga uppgifter om löner, ersättningar, skatter och förmåner och kan därför upptäcka avvikelser. Det kan handla om utbetalningar som inte stämmer med underlagen, orimliga förmåner, felaktigt redovisade ersättningar eller försök att kringgå skatte- och rapporteringsregler. Min roll är inte att avgöra om ett brott har begåtts, men jag ska reagera, ställa frågor, dokumentera mina iakttagelser och följa företagets rutiner för eskalering.

Vilka varningssignaler i löneprocessen skulle få dig att reagera?

− Jag är särskilt uppmärksam på manuella lönejusteringar, ovanliga ersättningar och förmåner, ändrade kontouppgifter samt retroaktiva korrigeringar. Det kan också handla om personer som verkar arbeta i verksamheten men saknas i lönesystemet, eller utbetalningar till personer som har slutat. Jag reagerar när underlag avviker från det normala mönstret eller när dokumentationen är bristfällig. Ofta är det ett mönster av avvikelser, snarare än en enskild transaktion, som väcker misstanke.

Har du varit med om att en kund försökt få dig att hantera en löneutbetalning, förmån eller arbetsgivardeklaration på ett sätt som du bedömt som felaktigt? Hur agerade du?

− Jag har inte varit med om avsiktliga felaktigheter eller misstänkt brottslighet. Däremot har kunder velat hantera ersättningar, förmåner eller löneutbetalningar på sätt som strider mot reglerna eller utan tillräckliga underlag. Då har jag förklarat reglerna och de skattemässiga konsekvenserna samt varför jag inte kan göra som kunden föreslår. Om underlag har saknats har jag begärt kompletteringar innan registrering eller utbetalning.

Hur skulle du agera om kunden inte rättar uppgifterna eller inte kan ge en rimlig förklaring?

− Om kunden inte rättar uppgifterna eller inte kan ge en rimlig förklaring följer jag först företagets interna rutiner. Jag dokumenterar mina iakttagelser, lyfter frågan till ansvarig chef eller kvalitetsansvarig och ser till att ärendet hanteras enligt riktlinjerna. Om misstankarna kvarstår efter dialog med kunden och interna överväganden kan uppdraget behöva avslutas eller andra åtgärder vidtas. En eventuell anmälan bör beslutas av behöriga personer i organisationen efter en samlad bedömning.

Vad betyder den nya möjligheten att lämna uppgifter till Ekobrottsmyndigheten för din yrkesroll?

− Det innebär ett stort ansvar och understryker den professionella rollen som auktoriserad lönekonsult. Ansvaret gäller inte bara kunden utan också lagstiftningens syfte och förtroendet för branschen. Samtidigt måste misstankarna vara välgrundade och hanteras omsorgsfullt enligt regelverk och interna rutiner. Jag skulle först försöka klarlägga omständigheterna, begära kompletterande underlag och eskalera frågan. Om misstankarna kvarstår ska utsedda behöriga personer i organisationen hantera dem.

Jessica Larsson, auktoriserad lönekonsult på LÖNEK: ”Det stärker yrkesrollen och förtroendet för branschen”

Jessica Larsson, LÖNEK.

Vilka tecken på ekonomisk brottslighet kan du upptäcka i lönearbetet?

− Som lönekonsult befinner man sig mitt i flödet mellan företagets personal, ekonomi och myndigheter. Genom vårt arbete med löner, förmåner och ersättningar får vi insyn i uppgifter som ligger till grund för skatter, avgifter och bokföring. Därför har vi också möjlighet att upptäcka avvikelser som kan tyda på att något inte står rätt till. Det ställer samtidigt krav på att vi har kunskap om bland annat skatteregler och bokföring för att kunna uppmärksamma och bedöma sådana signaler.

Vilka varningssignaler i löneprocessen skulle få dig att reagera?

− Jag skulle framför allt vara uppmärksam i de delar där uppgifter från kunden ligger till grund för löneutbetalningar, skatteavdrag och arbetsgivaravgifter. Det gäller särskilt när underlag saknas eller är bristfälliga, när ersättningar eller förmåner avviker från det normala eller när återkommande ändringar är svåra att förklara. För mig är det ofta helheten och mönstret över tid som väcker frågor, snarare än en enskild avvikelse.

– Utbetalningar som beskrivs som utlägg men som i praktiken ser ut som ersättning för arbete, skattefria ersättningar utan tydliga underlag eller förmåner som används men inte beskattas är exempel på sådant som jag skulle reagera på.

Har du varit med om att en kund försökt få dig att hantera en löneutbetalning, förmån eller arbetsgivardeklaration på ett sätt som du bedömt som felaktigt? Hur agerade du?

− Jag har vid några tillfällen stött på situationer där kunden har haft en annan uppfattning om hur en ersättning eller förmån ska hanteras. I de fallen har jag utgått från gällande regler och förklarat vilka konsekvenser olika alternativ får. Jag ser alltid till att dokumentera den typen av dialoger och kräver skriftliga underlag för alla förändringar som påverkar hanteringen av lönerna.

Hur skulle du agera om kunden inte rättar uppgifterna eller inte kan ge en rimlig förklaring?

− Jag skulle inte säga att det är självklart att anmäla direkt. Tvärtom är det viktigt att först säkerställa att det finns en välgrundad misstanke och att missförstånd kan uteslutas. Det kan innebära att ställa fler frågor till kunden, begära in ytterligare underlag och involvera ansvarig chef och uppdragsansvarig i bedömningen.

Vad betyder den nya möjligheten att lämna uppgifter till Ekobrottsmyndigheten för din yrkesroll?

− Jag tycker att det är ytterligare ett steg mot att stärka yrkesrollen och förtroendet för branschen.

Det nya undantaget i Reko

Det nya undantaget från tystnadsplikten i Reko innebär att auktoriserade redovisnings- och lönekonsulter får lämna uppgifter till Ekobrottsmyndigheten om misstänkta bokföringsbrott, skattebrott och försvårande av skattekontroll som de får kännedom om i samband med ett uppdrag. Det är en möjlighet, inte en skyldighet, och konsulten ska inte själv utreda eller avgöra om ett brott har begåtts. Utgångspunkten är fortfarande att först försöka få kunden att vidta rättelse. Om kunden inte rättar ska konsulten, precis som tidigare, rapportera enligt Reko 850 Rapportering vid väsentliga händelser.

Läs också:

• 8 frågor och svar om den nya anmälningsrätten i Reko 120