Smart byråstöd faktor till framgång

– Att göra reaktiva inköp av digitala verktyg är omodernt och söndrande, man måste göra val som går att växa med, säger Claus Thingvall, medgrundare och auktoriserad revisor på Advise North.

Claus Thingvall har, precis som de två andra delägarna till byrån Advise North, en bakgrund på en av de fyra stora revisionsbyråerna. När han under sommaren 2020 tog steget vidare från egen konsult till att bygga en ny byrå var valen av digitala verktyg en av de första frågorna han tog tag i.

– Jag sa direkt till min medgrundare att vi kommer att behöva ett bra system för saker som tidrapportering, planering och fakturering så fort vi börjar anställa fler och det kan inte vänta, säger han.

Med bas i Luleå arbetar den nya byrån med revision, redovisning och företagsrådgivning – med hela Norrland som spelfält. De drog i gång verksamheten på allvar i november 2020 och då var det bråttom med att få alla bitar på plats inför våren. Till sin hjälp tog man det svenska byråstödet Blikk Byrå som samlar tidrapportering, uppdragshantering och fakturering i samma tjänst.

– Vi visste då inte hur enkelt Blikk var. Det brukar alltid vara en del ”setup” innan man kommer i gång med nya system och vi ville ju inte göra det under våren, när vi som alla andra i branschen har högsäsong i arbetet. Att då börja resonera om administrativa system känns väldigt reaktivt och till och med söndrande för företaget, berättar Claus Thingvall.

Hur fick ni nys om Blikk Byrå?

– En bekant som hade en konsultverksamhet använde Blikk. De var mycket nöjda, så vi gick dit och tittade på deras upplägg och tyckte att det borde passa även oss.

Hur har implementeringen gått, har ni några tips?

– Vi fick en utbildning i hur man tidsredovisar, hur man lägger upp kunder och personal och även hjälp med prissättningar, projektupplägg och liknande. Blikk har ett skräddarsytt byråstöd, Blikk Byrå, för redovisningsbyråer. Från den dagen började vi använda Blikk Byrå och har därifrån adderat nya medarbetare i takt med att de börjar.

– Mitt bästa tips är att ta hjälp. Vi fick en genomgång av Blikk i Teams och det fungerade jättebra. Se till att få hjälp med grundupplägget – med rätt setup blir allting väldigt enkelt. När det kommer nya personer som ska in i systemet registrerar jag dem enkelt själv, det tar egentligen ingen tid alls. Jag lägger in i systemet om de jobbar med revision, redovisning eller rådgivning och om de jobbar som revisorer, redovisningsassistenter eller annat. Då hamnar de på rätt tariff eller prisnivå när de lägger tid på kunder – och så är det bara att börja jobba och fakturera.

Innan ni började med Blikk Byrå, hur jobbade ni då?

– I början var det bara jag och en delägare till som jobbade och vi fick signaler från andra i branschen att det system vi använde inte skulle räcka för att göra ett bra jobb, framför allt inte när vi växte och blev fler. När man är flera som till exempel ska jobba och rapportera på samma projekt måste man ha något mer avancerat. Det fungerar jättebra med Blikk.

Hur använder ni Blikk Byrå i vardagen?

– Vi använder det varje dag. Vi har ungefär 130 kunder just nu och arbetar åtminstone månadsvis med de flesta, så vi registrerar eller attesterar varje dag. För egen del är det extremt sällan jag jobbar med samma kund hela dagen, det är snarare tio kunder per dag, och det går inte att ha allt i huvudet. Vi fakturerar även löpande från Blikk, och inte vid månadsskiftet, så behöver ha vi allt uppdaterat i realtid.

Något tips till andra byråer som funderar på att börja med Blikk?

– Testa det. Det är modernt och enkelt, lätt att förstå sig på. Be om en presentation av verktygen, var inte rädd att testa. Historiskt sett har digitala verktyg inte alltid gjort saker effektivare eftersom systemstöden varit för dåliga och man tvingats uppfinna hjulet varje gång. Men nu finns det verktyg som Office 365 och Blikk, som är så pass smarta och ”färdiga” tjänster att det inte behövs mycket handpåläggning, det blir effektivt direkt.

Till sist: Hur ser planerna ut framåt?

– Vi har tillväxtambitioner och har inte satt något tak för det, men räknar nog med att vara 20 personer i slutet av året – kanske fler om vi hittar rätt personer.

Blikk Byrå ger dig full koll på tidredovisning, fakturering och löneunderlag – både för dig som redovisningsbyrå och för dina kunder. I det molnbaserade systemet kan du hantera alla dina uppdrag och bevakningslistor. Dessutom kan du förenkla samarbetet med dina kunder via partnerportalen. Medlemmar i  erhåller rabatt på licenskostnaderna för Blikk Byrå. Byråer med upp till två användare kan använda Blikk Byrå kostnadsfritt.