Så ska byråernas flaskhals lösas

Simo Panas, i dag byråansvarig på Spiris, minns hur det var när han själv arbetade på byrå:
– Vi var flera som jobbade mot samma kund, men kommunikationen skedde i respektive kollegas mejlkorg. Om man inte låg som kopia hade man ingen aning om vad som sagts eller vilka underlag som kommit in. Det var som att jobba i blindo, säger han.

Spiris Ekonomiplattform innehåller funktionen Byråstöd. Snart lanseras ärendehantering i Byråstöd. Tanken är enkel: all kundkommunikation och dokumentation samlas på ett och samma ställe.
– Kärnan är att alla som arbetar med en kund ska se vad som begärts in, vad som inkommit och vad som återstår. Funktionen bockar av den integrerade checklistan automatiskt och skickar påminnelser när deadlines närmar sig. Det frigör tid och ökar kvaliteten på arbetet, säger Simo Panas.

Enhetligt arbetssätt och bättre spårbarhet

För många byråer är just kundkommunikationen en källa till stress, dubbelarbete och missförstånd. Underlag ligger spridda i mejltrådar, någon blir sjuk eller slutar – och viktig dokumentation riskerar att gå förlorad.

Med den nya ärendehanteringen blir hela dialogen spårbar och tillgänglig för de medarbetare som behöver den.
– Det här är också en kvalitetsfråga. I en bransch där auktoriserade konsulter och revisorer kvalitetskontrolleras är det avgörande att kunna följa upp vad som hänt i ett uppdrag, säger Simo Panas.

För byråer som arbetar med känsliga uppgifter, som exempelvis löneunderlag, är dessutom GDPR-aspekten central.
– I stället för att personuppgifter skickas via mejl hanteras allt i en säker funktion med full historik, fortsätter han.

Den spårbara dokumentationen blir också ett stöd i kvalitetskontrollen. Vid en granskning går det enkelt att se vilka underlag som begärts in, när de inkom och vem som hanterat dem – något som annars kan vara tidskrävande att återskapa.

Läs mer om ärendehantering i Spiris: 

Tidsvinster och mindre sårbart

Johanna Ottvar på Redo i Jönköping är en av dem som använder Byråstöd i dag. Det senaste året har hon och kollegorna arbetat med ett internt AI-projekt för att identifiera tidstjuvar. Ett återkommande resultat var att insamlingen av underlag tog oproportionerligt mycket tid – ett moment som sällan skapar något direkt kundvärde men som är nödvändigt för att kunna utföra uppdragen.

– Ärendehantering i Byråstöd känns intressant och skulle effektivisera en hel del hos oss, inte bara för dem som arbetar med lön eller redovisning utan inom alla delar. Att ha allt samlat i samma system som vi redan arbetar i skapar en låg tröskel, säger hon.

En annan aspekt som hon uppskattar med ärendehanteringen inom Byråstöd är att det inte blir lika sårbart när kommunikationen med kunden inte är kopplat till en person.

Enklare väg till kvalitet

Bakom utvecklingen av ärendehanteringsfunktionen ligger också ambitionen att skapa en mer enhetlig och hållbar arbetsprocess för byråer.
– Många byråer har egna mallar i Word eller Excel som uppdateras olika snabbt. Med ärendehanteringen får man centrala, standardiserade checklistor som kan anpassas efter byråns arbetssätt. Alla jobbar i samma struktur, säger Simo Panas.

Lanseringen av ärendehantering i Byråstöd är nära, och Simo Panas tror att det här är något som kommer bidra till att förändra branschen.
– Det handlar inte bara om att spara tid. Det handlar om att skapa trygghet, struktur och kvalitet – både för kunden och för byrån. När de administrativa momenten blir smidigare frigörs tid för rådgivning och analys. Det är där byråernas verkliga värde ligger framöver, säger han.

Just nu – flytta minst fem kunder till Spiris och få halva priset första året

Med Spiris betalar du bara för det du använder – per månad och utan bindningstid. Det är enkelt att flytta alla klienter, och vårt team hjälper dig hela vägen. Just nu har vi extra resurser som snabbt kan få din byrå igång.
och upplev skillnaden med en lösning byggd för byråer.

Om Spiris:

Att driva redovisningsbyrå med är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen där allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Du får tid att fokusera på rätt saker, nämligen att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration.