Ärendehantering som faktiskt gör skillnad – när allt hänger ihop

Aysel Reyes, auktoriserad redovisningskonsult och grundare av Reyes redovisning i Norrköping, har i många år arbetat i Spiris ekonomiplattform. När hon fick möjlighet att bli testpilot för plattformens nya funktion för ärendehantering, som nyligen lanserats, var det ett enkelt och medvetet val.

– Jag tror att man som byrå behöver våga testa nya arbetssätt. Kraven på oss ökar hela tiden, både när det gäller kvalitet och dokumentation. Då måste strukturen hålla, säger hon.

För att digitala verktyg verkligen ska fungera i vardagen behöver de formas nära dem som faktiskt använder dem. När leverantörer bjuder in redovisningsbranschen tidigt, lyssnar på återkoppling och låter verkliga arbetssätt styra utvecklingen, blir resultatet mer träffsäkert. För Spiris är just den här typen av samspel en självklar del av arbetet. Ju fler redovisningskonsulter som testar, tycker till och delar med sig av sina erfarenheter, desto bättre kan funktionerna formas för verkliga behov. Det är i mötet mellan vardag och utveckling som användarvänligheten på riktigt tar form.

Ett ärende – ett sammanhållet flöde

I den nya funktionen ärendehantering, samlas dialogen med kunden tillsammans med underlag och bilagor i ett gemensamt flöde. Allt följer ärendet från start till avslut och går enkelt att spåra i efterhand.

– När kunden svarar eller laddar upp ett dokument hamnar det direkt på rätt plats. Det sparar tid och minskar risken för missförstånd. Jag har länge saknat en helhet. Dialogen med kunden har varit utspridd i olika kanaler och dokumentationen sparad på flera ställen. Det går att hantera, men har varken känts effektivt eller särskilt tryggt. Det här är en wow-lösning som jag har väntat på länge, säger hon.

Notifieringar som driver arbetet framåt

En central del är notifieringar via mejl, som håller både konsult och kund uppdaterade.

– När något kräver åtgärd får båda tydliga signaler. Kunden vet vad som förväntas och jag ser direkt när ett svar kommer in. Det gör att arbetet rör sig framåt utan att jag behöver jaga information.

Det skapar också tydlighet i ansvarsfördelningen.
– Det blir klart vem som väntar på vem, och varför.

Spårbarhet, trygghet och regelefterlevnad

Som auktoriserad redovisningskonsult lägger Aysel Reyes stor vikt vid dokumentation och spårbarhet.

– Att kunna visa vad som har kommunicerats och vilket underlag som legat till grund för ett beslut ger en helt annan trygghet, inte minst vid kvalitetskontroller.

Hon lyfter också värdet av att arbeta i en lösning där lagar och regelverk är inbyggda.
– Då vet jag att hanteringen sker på rätt sätt, till exempel när det gäller personuppgifter.

Struktur som grund för lönsamhet

Enligt Spiris branschrapport står byråerna inför ökade kostnader kopplade till kvalitet, dokumentation och intern kontroll. Även satsningar på utveckling och digitalisering kostar. I det sammanhanget blir automatisering och sammanhållna arbetssätt inte bara en fråga om effektivisering utan en förutsättning för både kvalitet och hållbar lönsamhet.

Aysel Reyes har arbetat med fasta priser sedan starten av sin byrå.
– När arvodet är fast påverkar varje ineffektiv minut lönsamheten direkt. Med mer strukturerade arbetssätt frigör jag tid utan att tumma på kvaliteten. När dialog, dokumentation och uppföljning hänger ihop får jag verklig effekt av digitaliseringen, säger Aysel Reyes.

Om Spiris

Att driva redovisningsbyrå med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration.

Läs mer på