Kundkoll utan extra administration – så får Redo in KYC i vardagen

Arbetet mot penningtvätt har fått en allt tydligare plats i redovisningsbyråernas vardag. Den kriminella ekonomin i Sverige beräknas omsätta minst 352 miljarder kronor varje år, enligt ESO, Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi. Samtidigt är den kriminella ekonomin ofta tätt sammanvävd med den legala genom företag och affärsstrukturer.

För redovisningskonsulter innebär det här bland annat krav på att känna sina kunder, bedöma risker och dokumentera arbetet. Under 2025 granskade länsstyrelserna 33 redovisningsbyråer. I 31 fall blev resultatet en sanktionsavgift för brister i arbetet mot penningtvätt. Ingen av de större byråerna fanns denna gång bland dem som fick sanktionsavgift vilket visar att frågan är högst relevant även för mindre verksamheter.

När det går fort måste rutinen hålla

Redo i Jönköping arbetar med Spiris Byråstöd, en funktion som finns i Spiris ekonomiplattform. För byråledaren Johanna Ottvar och hennes kollegor är kundkännedom en självklar del av rutinen när nya kunder tas in. Men när tempot är högt och en ny kund vill komma igång snabbt gäller det att vara säker på att processen håller.

– Vi kan få in en kund som inte ber om en offert utan vill ha hjälp direkt och då går det fort. Då är det viktigt att vi inte tummar på processen utan ser till att allt är gjort innan vi kan börja, säger Johanna Ottvar.

För små- och medelstora byråer handlar det många gånger om att få rutinen att bli en naturlig del av vardagen. KYC ska inte vara ett separat administrativt projekt, utan fungera tillsammans med resten av kundprocessen.

• Läs mer om Spiris ekonomiplattform – helhetslösningen för byråer

KYC som en del av kundprocessen

– Det är viktigt att få in det i det dagliga arbetet från början. Vi har en process för hur vi tar in kunder och KYC är en del i den. Att KYC-funktionen ligger i Spiris Byråstöd gör det mycket lättare att hålla ihop allt. Vi känner oss också trygga med rutinen och systemstödet vid en eventuell granskning, säger Johanna Ottvar.

Systemstödet kan skapa struktur och minska risken att viktiga moment missas, men det ersätter inte byråns egna bedömning. Det är fortfarande byrån som ansvarar för att uppgifterna stämmer, att riskerna bedöms och att kundkännedomen uppfyller regelverket.

Helena Sjösten, produktägare på Spiris, berättar om ett nära samarbete med kunderna och att de ofta möter utmaningar kring KYC. Vad behöver dokumenteras? Vad är relevant? Och när ska uppgifterna uppdateras?

– Vi märker att det finns en osäkerhet kring vad som behöver finnas med och att arbetet är tidskrävande. Därför finns KYC som en modul integrerad i Byråstöd, så att det blir lättare att hålla ihop dokumentationen och se vad som behöver följas upp, säger Helena Sjösten.

Påminnelser när något förändras

När en ny kund läggs upp hämtas uppgifter om bland annat styrelse och verklig huvudman. Informationen kontrolleras mot PEP- och sanktionsregister och kontrollerna fortsätter löpande. Om något förändras får byrån en notifiering. Systemet påminner också när kundkännedomen behöver uppdateras.

Även riskbedömningen är integrerad i flödet. Byrån gör en allmän riskbedömning och de risker som identifieras för olika uppdrag följer sedan med när kundkännedomen för en enskild kund skapas.

– Det blir mycket lättare att få ordning och reda. Jag vet var informationen finns och behöver inte leta i flera olika program eller ha egna påminnelser vid sidan av. Det är en trygghet i sig, säger Johanna Ottvar.

• KYC-system med extra allt

Trygghet – inte bara tidsbesparing

Just helhetstänket är också centralt i Spiris produktutveckling. Kundfeedback samlas in löpande och funktioner testas och utvecklas stegvis.

– Vi jobbar mycket med att förstå utmaningarna innan de dyker upp och att få kunden att känna sig trygg i förhållande till regelverken. Vår mentalitet är att skapa lösningar som gör vardagen enklare och effektivare och som hjälper kunden innan problemet faktiskt har uppstått, säger Helena Sjösten.

För Redo handlar det i slutändan om mer än att spara tid. När underlag, kontroll och uppföljning finns samlade blir det också lättare att känna sig trygg med att arbetet är gjort, och att visa hur byrån har arbetat om en granskning skulle komma.

– Jag har svårt att se hur vi skulle kunna ha hanterat KYC på samma sätt utan systemstöd. Det underlättar hela hanteringen väldigt mycket och vi kan känna oss trygga med att vi har koll och därmed kan leverera kvalitet till våra kunder, säger Johanna Ottvar.

Nyhetsbrev – för dig som vill ligga steget före

Håll koll på vad som händer i redovisnings- och revisionsbranschen! Prenumerera på nyhetsbrevet Redovisningsbranschen 5.0, där Spiris branschexpert Jan Söderqvist varje månad delar med sig av korta analyser, trender och perspektiv.

• Prenumerera här!

Om Spiris

Att driva redovisningsbyrå med Spiris är enkelt. Spiris är den flexibla ekonomiplattformen. Allt finns samlat och automatiserat med smarta funktioner – från bokföring till fakturering och lön. Det ger dig tid till att fokusera på rätt saker. Det vill säga att starta, driva och utveckla din företagsdröm utan krånglig administration.

• Läs mer på Spiris.se.