Yttre underhållsfond – dåtid, nutid och framtid

Redovisningsfrågor för bostadsföreningar har (äntligen!) fått mycket uppmärksamhet efter en lång tid av begränsat intresse. I och med den obligatoriska övergången till K3 aktualiseras inte bara komponentindelningar utan även frågor om underhållsfondens vara eller icke vara samt behovet och relevansen av underhållsfonden. Underhållsfonden är enligt oss sannolikt en av de mest missförstådda företeelserna i en bostadsrättsförening. I denna artikel redogör vi för bakgrunden till underhållsfonden och aktuella frågeställningar, men även vår syn på framtiden för underhållsfonden.

Underhållsfond – bakgrund och syfte

Före 1971 års bostadsrättslag (BRL) fanns en tvingande bestämmelse i föreningslagen som också var tillämplig på bostadsrättsföreningar som innebar att avsättning skulle ske till en reparationsfond och en reservfond. Syftet med reparationsfonden och reservfonden var sammantaget att skapa ekonomisk stabilitet för att möjliggöra återanskaffning av husen när dessa tjänat ut och att medlemmarna skulle skyddas mot ekonomiskt bakslag i slutet av byggnadens livslängd.

Regeln om avsättning till reservfond upphörde att gälla i och med att 1971 års BRL trädde i kraft, då det inte ansågs relevant att göra fondavsättning i en bostadsrättsförening baserat på föreningens årsresultat eftersom den ekonomiska verksamheten i en bostadsrättsrättsförening inte syftar till att gå med vinst. Vid införandet av 1971 års BRL diskuterades om en återanskaffningsfond skulle införas för att skapa säkerhet att föreningen innehar behövligt kapital till reparationer av föreningens hus. I stället infördes krav på att grunderna för fondavsättning till reparationsfond ska framgå av föreningens stadgar.

Reglerna om reparationsfond finns inte längre sedan införandet av 1991 års BRL och begreppet underhållsfond finns inte heller i BRL, utan har blivit ett vedertaget begrepp som harmoniserar med begreppet “fond för yttre underhåll” som används i årsredovisningen. Syftet med reparationsfonden och underhållsfonden är dock detsamma. Medlemmarna ska, genom årsavgifter, debiteras sin del av förslitningen/underhållskostnaden och inte lämna över en underhållsskuld till kommande medlemmar.

Efter 90-talskrisen uppstod en diskussion om avsättning till underhållsfond ska ske om det inte finns fritt eget kapital. De som utgick från bolagssektorn och referenser till reservfonden ansåg att det inte var möjligt. Andra var av uppfattningen att avsättning ändå ska ske, för att underhållsfonden alls ska ha ett informationsvärde.

I dag innehåller BRL inga tvingande regler om under vilka förutsättningar och i vilken ordning medel ska avsättas till underhåll av föreningens hus. I lagen finns endast krav på att en förening i stadgarna ska ange “grunderna för avsättning av medel för att säkerställa underhållet av föreningens hus”. Detta har i praktiken inneburit att majoriteten av alla bostadsrättsföreningar i dag har stadgar som föreskriver att avsättning ska göras till underhållsfond. Det är i dag vedertaget att avsättning ska göras trots att det inte finns fritt eget kapital.

Stadgarnas betydelse

Avsättning (reservering)

Stadgarnas utformning är av stor betydelse för vilket belopp som ska avsättas (reserveras) till underhållsfonden. Tre vanligt förekommande formuleringar anger:

• 0,3% av fastighetens taxeringsvärde
• 30 kr per kvadratmeter
• i enlighet med underhållsplan

Att beräkna beloppet utifrån taxeringsvärde eller yta är självförklarande. Reservering i enlighet med underhållsplan föranleder flera svåra bedömningar. Till att börja med bör en väl genomarbetad underhållsplan finnas som visar fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov. För att sedan beräkna årets reservering divideras mellanskillnaden mellan underhållsplanens summerade åtgärder (underhåll och återinvesteringar) och underhållsfondens redovisade värde med antalet kvarstående år för underhållsplanen. Exempel nedan:

Ianspråktagande

Vad gäller användning av medel från underhållsfonden ger stadgarna sällan vägledning kring hur mycket medel som ska ianspråktas från underhållfonden.

Redovisning av reservering och ianspråktagande

En avsättning till underhållsfond uppfyller inte förutsättningarna för att redovisas som en skuld eller en avsättning. Begreppet reservering används därför i redovisningssammanhang i stället för avsättning. Reservering och ianspråktagande redovisas som omföringar inom eget kapital. Belopp som redovisats i underhållsfonden är inte tillgängliga för utdelning och redovisas därför som bundet eget kapital i balansposten Fond för yttre underhåll. Vid reservering blir redovisningsåtgärden en omföring från fritt eget kapital till Fond för yttre underhåll medan redovisningsåtgärden blir det omvända vid redovisning av ianspråktagande.

Tidpunkt för redovisning

Vilka beslut som är nödvändiga för att redovisa reservering eller ianspråktagande beror på utformningen av stadgarna. Är stadgarna utformade så att det kan beräknas vilket belopp som ska reserveras torde något ytterligare beslut av årsstämman inte vara nödvändigt. Stadgarna kan i ett sådant fall sägas motsvara det grundläggande beslutet och redovisningsåtgärden utgör då verkställighetsbeslutet. Vad gäller beslut om användande av underhållsfonden är vår uppfattning att det i normalfallet bör fattas av årsstämman. Årsstämman bör även ta beslut om styrelsens förslag att reservera belopp utöver vad som framgår av stadgar eller underhållsplan. Se förslag på utformning av resultatdisposition i exempel 1 och 2 nedan.

Aktuella frågeställningar kopplat till K3

Beräkning av belopp att reservera i enlighet med underhållsplan

När en förening övergår från K2 till K3 och stadgarna anger att reservering ska göras i enlighet med underhållsplan uppstår en ny fråga – behöver föreningen reservera lika mycket till underhållsfonden vid tillämpning av K3? Föreningen kommer nu aktivera en stor del av åtgärderna på byggnaden, till skillnad från när K2 tillämpades och i princip alla åtgärder redovisades som kostnad i resultaträkningen.

Vår uppfattning är att svaret på denna fråga är nej. Det belopp som reserveras torde minska när föreningen tillämpar K3, eftersom redovisning av utgifter för utbyten av betydande komponenter kommer att aktiveras i stället för att kostnadsföras. Av underhållsplanen bör det då framgå vad som är återinvesteringsåtgärder (som kommer att redovisas i balansräkningen) respektive underhållsåtgärder (som kommer att redovisas som kostnad i resultaträkningen). Reserveringen grundas då endast på underhållsåtgärderna. Se exempel nedan:

“För stor” underhållsfond

Ytterligare en frågeställning aktualiseras i samband med övergången till K3 – hur kan föreningar med för stor underhållsfond hantera den? Vi tydliggör detta genom ett exempel.

Förutsättningar:

• Enligt stadgarna ska reservering till underhållsfond göras enligt underhållsplan.
• Föreningen har, vid upprättandet, en 50-årig underhållsplan som i dag täcker 40 år framåt i tiden.
• I K2 var det årliga reserveringsbehovet högt, 1 000 tkr, och underhållsfondens behållning är nu hög i förhållande till de underhållsåtgärder som ska kostnadsföras framåt vid tillämpning av K3. Låt oss säga att underhållsfonden uppgår till 10 000 tkr. Efter övergång till K3 finns det vid räkenskapsårets slut planerade underhållsåtgärder i underhållsplanen om totalt 2 000 tkr.
• Under det första räkenskapsåret med redovisning enligt K3 har planerat underhåll kostnadsförts med 300 tkr.

Ovanstående förutsättningar innebär att det årliga reserveringsbehovet blir negativt enligt följande:

Vår uppfattning är att styrelsen i detta läge har möjlighet att föreslå till årsstämman:

• att ingen reservering sker till underhållsfonden
• att beloppet som ianspråktas från underhållsfonden motsvarar det belopp som kostnadsförts som planerat underhåll i resultaträkningen (300 tkr)
• att överskjutande belopp i underhållsfonden (7 700 tkr) omförs till fritt eget kapital (balanserat resultat)

Nya lydelser av stadgar

De senaste åren har vi sett att ekonomiska förvaltare uppdaterat sina så kallade normalstadgar och där ersatt den tidigare lydelsen om att reservering ska ske i enlighet med underhållsplan eller procent av taxeringsvärdet till en lydelse som inte föreskriver någon reservering till eller ianspråktagande av underhållsfond. I stället ställs andra krav på vad styrelsen ska göra och upplysa om i årsredovisningen kopplat till BRL:s krav på att ange “grunderna för avsättning av medel för att säkerställa underhållet av föreningens hus”.

De föreningar som bytt till nya stadgar utan krav på reservering/ianspråktagande och som har ett redovisat värde för underhållsfonden undrar nu om detta värde kan omföras till fritt eget kapital. På motsvarande sätt som vi redogjorde för ovan (för stor underhållsfond) bör styrelsen kunna hänskjuta frågan till årsstämman att besluta om att omföra från underhållsfonden till balanserat resultat, det vill säga från bundet eget kapital till fritt eget kapital. Se förslag på resultatdisposition i exempel 3 nedan.

Stadgarna blir således styrande för vad som kan och inte kan göras med underhållsfonden.

Vår syn på nuläge och framtid

Utvecklingen för bostadsrättsföreningar under de senaste 30 åren har varit påtaglig. Det gäller såväl ekonomiska värden som redovisningsregelverk. Omsättning av bostadsrätter uppgick 2024 till cirka 300 miljarder kronor och medelpriset vid överlåtelse av en bostadsrätt uppgick till cirka tre miljoner kronor. Redovisningen har genomgått omfattande förändringar med införandet av K-regelverken, nya regler i ÅRL och normgivning samt att K3 är obligatorisk för räkenskapsår som inleds 2026. Som boendeform har bostadsrätten blivit populär och i dag bor cirka två miljoner människor i bostadsrätt, vilket gör bostadsrätten till den tredje vanligaste boendeformen i Sverige.

Bostadsrättsmarknaden är således samhällsekonomiskt viktig och berör många intressenter – medlemmar, köpare, kreditgivare, revisorer och förvaltare. För att dessa intressenter ska kunna fatta välgrundade beslut anser vi att det i årsredovisningarna krävs tydlig, relevant och lättförståelig information, som dessutom är jämförbar mellan föreningar.

Trots denna utveckling har stadgarnas formuleringar kring reservering till underhållsfonden varit i stort sett oförändrade. I praktiken speglar reserveringarna ofta förhållanden och synsätt som inte längre är anpassade, eller relevanta, för dagens intressentbehov eller dagens redovisningsregelverk.

Sett i detta ljus är underhållsfonden problematisk. Reserveringarna bygger ofta på odefinierade beräkningar och antaganden, vilket gör underhållsfonden svårbegriplig för många intressenter. Samtidigt är den redovisade underhållsfonden i sig inte ett mått på föreningens faktiska ekonomiska förmåga att genomföra framtida underhåll. Detta leder till missförstånd – illustrerat av den kanske vanligaste frågan på en årsstämma: ”Vilket konto ligger pengarna i underhållsfonden på?”, alltså inte särskilt tydlig, relevant och lättförståelig information. Det historiska syftet med underhållsfonden har således spelat ut sin rätt.

Därtill försvåras jämförbarheten mellan föreningar genom att stadgarnas lydelser skiljer sig åt, samtidigt som det saknas krav på hur en underhållsplan ska vara utformad eller användas.

Vår uppfattning är därför att det vore positivt för både branschen och intressenterna att ompröva underhållsfondens roll. Att lämna underhållsfonden som begrepp och redovisningskonstruktion bakom sig och i stället införa mer ändamålsenliga stadgeformuleringar, i linje med bostadsrättslagens krav, skulle bidra till ökad tydlighet, relevans och jämförbarhet. Det finns ekonomiska förvaltare som redan har tagit steg i denna riktning – något vi ser som en naturlig och nödvändig utveckling.

Nedan redovisar vi tre grundläggande krav som, enligt vår uppfattning, kan ersätta dagens stadgeformuleringar om reservering till fond för yttre underhåll:

1. Föreningens stadgar ska ha ett krav på en underhållsplan, som redovisar fastighetens underhålls- och återinvesteringsbehov de kommande 50 åren, som uppdateras regelbundet.

Förklaring: Detta då underhållsplanen ska utgöra det centrala underlaget för bedömningen av föreningens framtida kapitalbehov och nivån på medlemmarnas årsavgifter.

2. Stadgarna ska ange att föreningen årligen ska budgetera för att säkerställa att tillräckliga medel finns för framtida underhåll och återinvesteringar. Med medel avses här likviditet och finansieringsutrymme, som byggs upp genom ett positivt kassaflöde från den löpande verksamheten.

Förklaring: Detta kassaflöde kan användas för att bygga upp ett sparkapital eller för amortering av lån och skapar ett finansiellt utrymme som möjliggör framtida underhålls- och återinvesteringssåtgärder, snarare än genom bokföringsmässiga omföringar inom eget kapital.

3. Det ska av stadgarna framgå att föreningen i förvaltningsberättelsen ska presentera det lagstadgade nyckeltalet Sparande per kvadratmeter i anslutning till information om det totala underhålls- och återinvesteringsbehovet per kvadratmeter enligt underhållsplanen.

Förklaring: Detta för att det ska bli tydligt om nuvarande avgiftsnivå är rimlig för att möta framtida ekonomiska åtaganden.

Bilaga – Exempel