Offshoring av revision och redovisning: Vad hamnar i Indien, vad stannar i Sverige?

Ny artikelserie om offshoring av revision och redovisning. Del 1: Förr fick utlandsteamen de enklaste uppgifterna – nu gör de analys och granskning.

Läs del 2 här:

Offshoring innebär att ett företag flyttar delar av sin verksamhet, såsom produktion eller tjänster, till ett annat land för att dra nytta av lägre kostnader eller specialiserad kompetens.

Revisionen beskrivs ofta som ett hantverk som sker nära verksamheten. Ett arbete där frågor reds ut i samtal, där ansvar växer fram i dialog och där granskningen byggs genom löpande närvaro. Den bilden präglar fortfarande hur revision uppfattas, både av kunder och i branschen själv. I dag utförs dock delar av revisionen för svenska bolag långt från den miljö där verksamheten bedrivs. Under de senaste årtiondena har flera stora revisionsbyråer etablerat arbetssätt där moment i revisionen utförs bland annat i Indien, som en integrerad del av uppdraget. I den här typen av uppdrag har Balans tagit del av erfarenheter av hur arbetssätten slår i praktiken. Det talas om uppdrag som drar ut på tiden, krångel i överlämningarna och en otydlighet kring vem som faktiskt gör vad. Det är bakgrunden till att vi gör den här artikelserien om hur offshoring används i revisionsarbetet. 

Från enkel leverans till integrerade team

Inom byråerna görs tydliga åtskillnader mellan olika sätt att organisera arbetet. Vad som faktiskt sker beror på vilken modell som används. Beatrice Söderberg, partner och auktoriserad revisor på Deloitte, beskriver två upplägg som ofta blandas ihop i den externa debatten. 

Beatrice Söderberg, Deloitte

– Vi har två olika strukturer. Dels team som jobbar mer som ett shared service center, en renodlad leveransfunktion där arbetet består av enskilda uppgifter i revisionsprocessen. Sen har vi en variant där vi gör en förlängning av det teamet som vi har här hemma. Och det är verkligen två helt olika saker, säger hon. 

I den uppgiftsbaserade modellen handlar det om avgränsade moment. Arbete som kan specificeras, skickas i väg och levereras tillbaka som färdiga arbetsmoment. 

– Där kan de som jobbar ha vilken utbildning som helst. De är inte revisorer, ibland inte ens ekonomer. Det är väldigt enkla saker, som att checka av kundfordringar och leverantörsskulder med stickprov, säger Beatrice Söderberg.

Den andra modellen är mer långtgående och har vuxit kraftigt de senaste sex till sju åren. Här sitter revisorer i Indien som en integrerad del av uppdragsteamet. De har motsvarande certifieringar, går samma utbildningar och arbetar efter samma metodik som kollegorna i Sverige. 

– Teamet ser likadant ut. Det är inte ett extra lager i en pyramid, utan mer som att man delar pyramiden i två delar och har teamen på olika fysiska platser, säger Beatrice Söderberg. 

I stället för att lägga ett extra produktionsled under det svenska teamet delas uppdraget mellan två geografier. I dessa uppdrag kliver de globala teamen in tidigt. De är med redan när revisionen planeras och riskerna diskuteras. 

– De är med från början när vi sätter planen för vilka områden vi ska jobba med. Ofta tar de ett visst område från ax till limpa. Från planering och riskbedömning hela vägen till slutsats i granskningen. Tanken är att de ska ta en hel tårtbit, säger Beatrice Söderberg. 

Kompetens och kunskap avgör var arbetet sker

Vad som hamnar i Indien och vad som stannar i Sverige styrs inte av någon enkel risklogik. Det handlar snarare om var den mest relevanta kunskapen finns. 

– Det vi måste hålla kvar hemma är det övergripande ansvaret för att styra och kvalitetssäkra hela revisionen samt Sverigespecifika frågor, exempelvis skatt. Sådant där vi sitter på en högre kunskap. Det är rimligt att de inte kan allt, eftersom de servar hela världen. Men i övrigt kan de internationella teamen vara involverade i alla områden. Det finns ingen tanke om att vi ska behålla högriskområdena själva, säger hon. 

Samma grundsyn delas av andra stora byråer. Tord Sassler, COO för PwC Sveriges revisionsverksamhet, beskriver samarbetet med internationella team som en självklar del av hur revisioner organiseras i dag. 

Tord Sassler, PwC Sverige

– Våra internationella teammedlemmar är integrerade i det svenska revisionsteamet och bidrar med kompetens och erfarenhet på samma sätt som övriga medarbetare. Alla arbetar enligt samma arbetssätt och får stöd och coachning på samma sätt, säger han. 

I praktiken innebär det att uppdragen drivs som ett sammanhållet arbete, även när teamet är geografiskt utspritt. Gemensamma möten, gemensam planering och löpande fördelning av arbetsuppgifter är vardag, enligt Tord Sassler. Kundkontakten och de lokala bedömningarna ligger oftast kvar i Sverige, medan internationella kollegor kompletterar där det behövs för att hålla tempo och kvalitet. 

– Att arbeta tillsammans på distans är inget nytt för oss, men det kräver ett medvetet fokus på samarbete och relationer. Granskning och kvalitetskontroll sker alltid enligt PwC Sveriges etablerade rutiner och processer. 

Dygnet runt-revision – tidsskillnad som tillgång

Tidsskillnaden beskrivs inte som ett hinder. I stället planeras den aktivt in i arbetet. 

– Vi planerar för tidsskillnader, vilket i praktiken sällan innebär några större utmaningar. Under intensiva perioder kan det till och med skapa möjligheter att driva arbetet framåt mer effektivt. När den svenska arbetsdagen är slut kan arbetet fortsätta i ett annat led av teamet, säger Tord Sassler. 

När arbetet pågår i flera led och över flera tidszoner blir också sättet att tala om revisionen en del av uppdraget. För PwC är det inte något som ligger vid sidan av arbetet utan en del av hur revisionen genomförs. 

– Vi är öppna mot våra kunder med hur vi arbetar och ser detta som ett naturligt sätt att säkerställa hög kvalitet i revisionen. Det är ett arbetssätt vi har utvecklat under många år och som vi fortsätter att stärka framåt, säger Tord Sassler. 

Från siffergranskning till fullskalig analys

Samtidigt har själva innehållet i det arbete som utförs utanför Sverige förändrats över tid. 

– För fem till tio år sedan var det de mest grundläggande arbetsuppgifterna. Pricka av siffror, kontrollsummera. I dag är kollegorna i Indien integrerade i teamen på ett helt annat sätt och arbetsuppgifterna varierar betydligt mer, säger Linda Sallander, vd för EY Sverige och auktoriserad revisor. 

I EY:s uppdrag deltar GDS-teamen genom hela processen. 

Linda Sallander, EY

– De är med på planeringsmöten, genomför arbete i alla delar av revisionen och har daglig dialog med teamet i Norden. När de levererar sin del ser kvalitetssäkringen likadan ut som i alla våra revisioner, säger Linda Sallander. 

Men även om modellen är etablerad uppstår friktion i vissa sammanhang. 

I större städer och internationella koncerner väcker arbetssättet sällan frågor. I mer lokalt förankrade organisationer blir språket oftare en tröskel. 

– I bolag där man har finansfunktionen mer lokalt kommer det relativt ofta kommentarer om språket. Även om man är del av en internationell koncern kan det upplevas som jobbigt att ha en motpart som pratar engelska, säger Beatrice Söderberg. 

Priskontroll i en regelstyrd värld

Samtidigt beskriver alla tre byråer arbetssättet som en etablerad del av hur revision bedrivs i dag. Fokus ligger mindre på kostnadsbesparingar och mer på att hantera ökade krav. 

– Vi får fler och fler regler att förhålla oss till. Det blir mer att granska och då går priset upp. För att kunna hjälpa klienterna att hålla priskontroll behöver vi arbeta med leveransmodellen på andra sätt, säger Beatrice Söderberg. 

Byråerna avvisar bilden av att revisioner där arbetet delas mellan Sverige och Indien skulle vara svårare att hålla ihop i praktiken. 

– Våra team består ofta av personer från flera olika kontor eller länder. I början var det såklart svårare, men under pandemin blev vi väldigt drillade i att arbeta i team som inte längre satt i samma rum, säger Beatrice Söderberg.

För kunderna är upplägget enligt henne inte något som kommer som en överraskning.

– Vi är öppna mot våra kunder med hur teamen ser ut och vem som gör vad. På våra största uppdrag kan det till exempel vara så att en manager från Indien reser till Sverige, både för att stärka relationen med teamet och med kunden. Vi har också tvååriga secondmentprogram där en person från teamet i Indien arbetar på plats i Sverige och sedan fortsätter arbeta med klienten på distans. 

När det gäller hanteringen av material ser hon inga principiella skillnader mellan svenska och internationella team. 

– Eftersom vi arbetar helt digitalt är det ingen skillnad i hur våra svenska teammedlemmar hanterar materialet jämfört med våra utländska. Vi använder samma IT-miljö oavsett var i världen vi befinner oss och har kontroller för att säkerställa att material hanteras enligt våra interna regler. 

Enligt Linda Sallander finns det ”situationer där det är mer krävande när man arbetar i olika tidszoner och kulturen skiljer sig åt”. 

– Ju större teamen är, desto mer koordinering och samordning behöver ske, konstaterar hon. 

Finns det situationer där det här kan upplevas som känsligt eller obehagligt för kunden att material lämnar Sverige?

– Om sådana situationer uppkommer för vi givetvis en dialog med våra kunder och anpassar vårt upplägg efter kundens önskemål. 

På PwC beskrivs globala team som en självklar del av hur revision och rådgivning organiseras i dag. 

– Vi har verksamhet i 136 länder och att arbeta i globala team är en naturlig del av hur branschen fungerar. Det handlar om att säkerställa rätt kompetens och kapacitet, oavsett geografi. En majoritet av våra kunder är vana att arbeta i internationella miljöer. Vi delar alltså inte bilden av att detta arbetssätt skulle skapa oro, säger Tord Sassler.

Läs också: