”Låt oss ta det lugnt – AI har nog en lösning”

Industrialiseringen har genom historien haft sikte på de operativa yrkena: vävstolsarbetare, timmerflottare, fabriksarbetare med flera. Under 2000-talet har fokuset utvidgats till de administrativa yrkena. Kanske inte bara med IT-utvecklingen men också ShareService centers och outsourcing. AI tar siktet på en ny grupp: experterna. Redan börjar mindre företag be AI ta fram utkast för olika juridiska dokument i stället för att be en advokat. I framtiden kommer kanske inte en doktors utlåtande vara allmänrådande, utan bara ett perspektiv tillsammans med olika hypoteser från AI. Någon gång framöver lär vi diskutera om skolan ska vara en kunskapsförmedlare eller en institution för att förbereda ungdomar för arbetslivet: projektledning, investeringar, entreprenörskap och regelverk.

Mjukare system

Men där vi är nu är det dock sannolikt att AI förväntas lösa de manuella stegen i de administrativa processerna och ta över grundläggande analyser. En positiv AI-effekt som lär komma i systemuppdateringarna, är troligtvis att systemen blir ”mjukare” och inte lika binära. När ett system skall läsa in en fil där bindestreck saknas i organisationsnummer resonerar AI:n: ”Jag förstår att du menar ett organisationsnummer. Jag lägger till det och ser till att processen fortsätter”. Förnamn och efternamn i fel ordning, med ett riskfyllt kommatecken löses utan att vi ens märker det. Systemen kommer till och med att föreslå korrigeringar ”$60 000 verkar som en hög löneutbetalning, menar du 60 000 kr?”

Fyra trappsteg

Men kommer AI att fixa till våra processer? Frågar du AI så är svaret: JA. Men för mig är svaret: NEJ. När jag hjälper Professional Services-företag att digitalisera sina processer brukar jag prata om fyra trappsteg: 1) Utvärdera 2) Standardisera 3) Automatisera 4) Intellektualisera.

Det första trappsteget är att belysa om vi ska fortsätta att göra processen och om den bör göras på nuvarande sätt. Det andra steget är se till att alla gör den på samma sätt varje gång den körs. Tredje steget är att skapa automation, till exempel med en mjukvarurobot och integrationer. Sista steget är att lägga till AI på allt detta.

Jag märker att många företag i dag verkar vänta och se ifall det ändå inte går att hoppa till fjärde steget direkt på något sätt – ”AI har nog en lösning”. Tror vi det, så bortser vi från det oumbärliga jobb som alla assistenter och administratörer gör på våra företag för att processerna löpande ska fungera.

Faran med låg grad av standardisering

Låt oss ta ett fiktivt exempel med att ett revisionsbolag ska fakturera sin kund. AI-botten hanterar faktureringen. Den plockar uppgifterna om hur många timmar som rapporterats på varje kundprojekt ur tidredovisningssystemet. Det har lagts in en regel att AI inte får fakturera dessa timmar utan att mejla och fråga ansvarig partner om hur mycket som ska faktureras. AI:n gör detta och frågar partner Peter om 38 timmar ska faktureras till kunden. Lite stressad ser Peter mejlet när han är i tunnelbanan och svarar: ”Nej, vi kan nog avrunda till 50 timmar. Dessa rapporter brukar kosta ungefär det”. AI:n gör sin tolkning av Peters svar och skickar en faktura till kunden på 50 timmar där det står som specifikation ”38 timmar för genomförd tid + 12 timmar för att dessa rapporter brukar kosta ungefär det”.

Det här är bara ett exempel på situationer där assistenter med sin smidighet hanterar onödigt komplicerade processer som i grunden bygger på lite för mycket intern och extern frihet. Hade vi borrat i det första steget ”Utvärdera”, så hade kanske frågan ställts om det inte skulle bli effektivare ifall ekonomi helt enkelt fakturerade det som var tidsrapporterat och eventuella marknadsanpassningar redan får ligga i timpriset som sätts på projekten. Då hade vi till och med löst uppgiften utan att behöva AI.

Ifrågasätt saker som skapar komplexitet

Det råder dock ingen tvekan att AI kommer att ta över alltmer av det som vi människor utför i dag och mer där till. Både på gott och ont. Detta kommer att effektivisera ytterligare inom redovisning och revision och öka tempot i den digitala kapprustningen. Men sikta inte på AI direkt, titta på era processer från ax till limpa först. Kan de göras mindre komplexa, kan det finnas olika prisnivåer för kunder som accepterar en standardiserad process och de som vill ha en kundunik hantering? Vad händer om vi minskar alla Excelark till hälften och försöker samla data på färre ställen? Om vi begränsar den interna friheten i vilka system vi ska använda? Kort sagt: lägg en bra grund för standardisering och automation och krön detta sedan med artificiell intelligens. Men tänk inte på AI som en frälsare som kommer att lösa alla era problem.