Hur ser tidsplanen för ViDA ut?

– Om förslaget accepteras kommer det att bli möjligt att nationellt införa obligatorisk e-fakturering för medlemsländerna, det sker troligen inom ett år. Från och med 2028 kommer det också att bli obligatoriskt med e-fakturering för gränsöverskridande handel B2B inom hela EU, säger Björn Erling.

Från och med 2028 införs också rapportering av fakturainformation om gränsöverskridande transaktioner till respektive skattemyndighet och utbyte av den informationen mellan skattemyndigheterna.

– I praktiken pågår redan en rad införanden av obligatorisk e-fakturering och rapportering av fakturainformation i flera medlemsstater. Det sker också, eller har redan skett, i många länder utanför EU. Det är med andra ord en pågående utveckling redan nu.

Ska man räkna med att alla företag omfattas av ViDA?

– Enligt förslaget omfattas bara företag som har gränsöverskridande handel. ViDA ger en möjlighet för medlemsstaterna att införa transaktionsbaserad rapportering och obligatorisk e-fakturering även på nationell nivå, vilket många medlemsstater redan är på gång att införa. Skatteverket förordar att det blir så även i Sverige, och har också hemställt, tillsammans med Myndigheten för digital förvaltning – DIGG, och Bolagsverket, om att regeringen ska utreda obligatorisk e-fakturering i Sverige.

Blir det en gemensam europeisk standard för elektronisk fakturering?

– Det finns en standard för innehåll och språk/syntax, datamodell, överföringsmodell och adressregister bland annat. Datamodellen kommer att vara EN16931 för rapportering. Den datamodellen ska också accepteras i medlemsländerna. När det gäller övriga frågor kring standarder pågår olika diskussioner och det är lite oklart. (artikeln fortsätter längre ner)

Kommer det att finnas en central europeisk databas?

– Det automatiska utbytet mellan skattemyndigheter fungerar i det här fallet preliminärt så att respektive skattemyndighet överför informationen till en EU-central lagring. Respektive skattemyndighet plockar sedan ner den information som är av intresse för sitt land. Men för nationella transaktioner kommer det inte finnas en central europeisk databas.

Hur arbetskrävande eller kostsamt blir detta för företagen?

– Det beror på hur standarden och modellen ser ut. Det finns lösningar som är väldigt effektiva för företagen, där man bara e-fakturerar och så är rapporteringsdelarna lösta. Om det blir en sådan standard kommer företagen sammantaget att spara pengar eftersom fakturahanteringen blir mer automatiserad. Man kan då få de fördelar som finns med e-fakturering utan att rapporteringen blir så kostsam.

Björn Erling, sektionschef Skatteverket. Foto: Privat

– Men om det blir många olika standarder, olika former av rapportering och oklarheter för säljare kring hur fakturor kan skickas kan det bli betydligt dyrare. Detta gäller särskilt de gränsöverskridande transaktionerna, där det kan bli problematiskt om det inte blir ordentligt standardiserat. Inom Sverige hoppas vi få en tydlig standardisering, exempelvis i enlighet med den europeiska Peppol-standard som redan finns och där Myndigheten för digital förvaltning är ansvarig myndighet.

Hur ska företagen förbereda sig?

– Exempelvis genom att se över möjligheterna att ansluta sig till ett standardiserat e-faktureringsnätverk som följer den europeiska standarden, till exempel Peppol, och uppmana kunder och leverantörer att göra likadant.

– På så sätt blir det minsta möjliga ketchupeffekt i genomförandet, och förberedelsen kan börja redan nu. I Norge har företagen redan gjort detta i stor omfattning.

Finns det redan nu komplikationer som man bör se upp för?

– När vi implementerar i Sverige är det viktigt att fundera så att vi väljer en lösning som är hållbar, digital och automatiserad och inkluderar alla företagsstorlekar, så att inte delar av näringslivet ställs utanför utvecklingen.

– Med tanke på det är det också viktigt att vi väljer bort manuella processer på blanketter och e-tjänster. Då skapar vi förutsättningar för att det ska bli rätt i företagens egna systemmiljöer. För mikroföretagen handlar det företrädesvis om enkla appar. Då kan det bli tydligt vilka krav och funktioner som de apparna ska kunna lösa.

– Vi vet sedan tidigare, både i Sverige och från andra länder, att digitalisering när det gäller beskattning och redovisning inte kommer utan att regleringarna förändras. I Sverige har vi halkat efter i den digitaliseringsutvecklingen, inte bara inom EU utan i ett globalt perspektiv.

– Om företag och myndigheter i andra länder drar nytta av helt andra digitala kontexter än de som finns i Sverige hamnar vi utanför. Man kan tala om ett utanförskap och det är problematiskt.

– Internationell likriktning och standardisering är oerhört viktigt. Det blir problematiskt för företagen om olika medlemsländer bygger egna lösningar som fungerar bristfälligt, är fragmenterade och har många olika typer av rapporteringskrav. Vi vill gärna samarbeta inom de nordiska länderna, och inom EU, för att det ska bli så likartat som möjligt.

Vilket är ditt bästa råd till företagen?

– Kroka arm med myndigheterna när det gäller ViDA. Verka för digitalisering med tydliga och likriktade, tvingande, krav i lagstiftningen på e-fakturering. Låt företagarnas intresseorganisationer driva standardisering i olika medlemsländer och i EU tillsammans med skattemyndigheterna.

Något annat som är viktigt att framhålla i sammanhanget?

– Nästan alla påstår sig vara för digital transformation, även Skatteverket. Det är lätt att säga, men det är svårare att berätta hur det ska ske praktiskt. Det märker vi bland annat när det gäller ViDA.

– E-fakturering är mycket centralt för företagens digitala transformation och bör drivas på tydligare, det går långsamt i Sverige i dag.

– En gemensam standard och obligatorisk e-fakturering vore ett sätt att driva på detta och därmed främja digitalisering även i praktiken. Det verkar inte hända spontant i Sverige, eller i något annat land, utan man måste gemensamt och tydligt verka för digitala lösningar.

– Att digitalisera interaktionerna och processerna i samhället så att de blir enklare och säkrare liknar nationellt infrastrukturbyggande, som att bygga motorvägar eller lägga fiber. Skillnaden är att de politiska beslutsfattarna måste välja digitala lösningar och välja bort analoga. ViDA blir ett möjligt sådant ställningstagande.