Stressigt i högsäsong?

Foten i kläm, jajamän! Jag tror att vi alla känner av stress i högsäsong, men måste det vara så? Här delar jag med mig av hur vi på Revideco, så här mitt i högsäsongen, försöker arbeta systematiskt med frågan. Ett år när vi själva dessutom träffats av ett par oväntade sjukskrivningar och uppsägningar vid exakt fel tidpunkt.

När mer än 80 procent av alla verksamheter i Sverige har kalenderår som räkenskapsår så kommer det oundvikligen att leda till periodvis högre arbetsbelastning i vår bransch, som i sin tur kan leda till stress. Balans mellan arbete och livet i övrigt är viktigt, hittar vi inte den så kommer vi inte att må bra på lång sikt. Enligt FAR:s framtidsstudie ”I en föränderlig tid” (2022) så är upplevelsen av för hög arbetsbelastning ett tydligt branschproblem.  50 procent av dem som slutar i branschen efter ett fåtal år anger arbetsbelastning och stress som orsak.

Min erfarenhet av en sjukskrivning på grund av arbetsrelaterad stress var den ögonöppnare jag själv behövde för att ta till mig vidden av problemet, och blev min startsignal till förändring. Varje år är en ny utmaning, men vi är fast beslutna att göra små och stora framsteg hela tiden, och därmed skapa förutsättningar för alla att trivas och må bra.

Det här är vad vi gör just nu på vår resa mot att bli en hållbar arbetsgivare:

1. Vi flyttar arbetstid från högsäsong till lågsäsong

• Vi är en kombibyrå och på redovisningssidan försöker vi göra riktigt bra månadsbokslut. Då håller vi hög kvalitet och förblir relevanta för våra kunder samtidigt som vi slipar av några timmar från bokslutsarbetet och därmed får mindre att göra i högsäsong. När man gör bra månadsbokslut så behöver man hantera nya frågeställningar löpande vilket betyder att man inte ackumulerar dessa till bokslutet. Det är bra.
• Vi försöker att öppna upp våra revisioner mer än en gång per år. Det innebär att vi också identifierar rådgivningsuppdrag i lågsäsong samtidigt som vi slipar av många timmars arbete från högsäsong. Tryggt för både våra medarbetare och för våra kunder.
• Vi försöker också ha bokslutsplaneringsmöten redan på hösten, för att identifiera eventuella problem inför bokslut och revision. Kunderna har börjat uppskatta dessa möten mer än påskriftsmötet, och det minskar arbetsinsatsen i högsäsong.

 

2. Planering och uppföljning blir viktigare

• Vi sätter en årsplanering där vi matchar teammedlemmar och uppdrag för att få en bra professionell utveckling för våra medarbetare samtidigt som vi säkerställer en trygg leverans till våra kunder. Det betyder i verkligheten att vi inte ändrar teammedlemmar speciellt ofta. Långsiktighet ger trygghet för både kund och medarbetare.
• På vecko- eller månadsbasis stämmer vi av arbetsbelastningen. Folk blir sjuka, det vabbas, kunder levererar inte i tid, livet matchar såklart inte vår långsiktiga planering fullt ut och vi behöver kommunicera med våra kunder och planera om.
• Vi mäter upplevd arbetsbelastning varje vecka. Då får vi också reda på hur vi upplever arbetsbelastningen, för det är tydligt att vi upplever belastning på olika vis. För till syvende och sist så är det hur vi upplever vår situation som är vår verklighet. Nu får vi reda på det och kan agera på det. När vi agerar så gör vi det genom att flytta resurser eller uppdrag så att arbetsfördelningen ska bli jämnare. Av erfarenhet vet vi att det är svårt att göra i tid, men vi börjar lära oss.

 

3. Tydligt att gemenskap och visualisering drar ner stressnivån

• Gemenskap: Om det nu ska göras övertid så mår man bättre av att man gör det tillsammans. I år träffades vi som sagt av ett par sjukskrivningar i kombination med ett par uppsägningar vid precis fel tidpunkt, så i år har vi gemensamma planerade övertidskvällar. De är frivilliga och vi försöker planera in dem i god tid. Vi beställer in käk och jobbar ihop, och har en effektiv och rolig kväll.
• Visualisera: Vi har en digital anslagstavla där vi lägger upp uppdrag som vi inte kommer att hinna med enligt vår planering. Det ger en översikt för alla om hur vi ligger till och den blir också utgångspunkten för vår gemensamma prioritering.

 

Insikter längs med resan

Arbetslivet, precis om livet i stort, är oförutsägbart. Ibland blir det helt enkelt inte som man planerat. Men insikten om att man inte står ensam utan att vi är ett team som hjälps åt påverkar märkbart hur situationen upplevs av alla inblandade. Något som är tydligt för oss, speciellt i år. En annan insikt är att stress väldigt sällan bara beror på arbetet. Väldigt ofta är det en kombination av privatliv och arbetsliv – livet självt innebär stress. Som arbetsgivare betyder den insikten ofta att arbetet behöver komma i andra hand under en period. En insikt som i praktiken kan vara svår att hantera, men som vi är övertygade lönar sig i längden.

Det var det. Hoppas att jag delat med mig av några användbara tips som kan hjälpa dig i din resa mot att bli en mer hållbar arbetsgivare. Tillsammans kan vi bidra till att skapa en mer attraktiv bransch.

 

Läs fler krönikor av Antti J. Niemi:

•