Skapa utrymme för förändring genom att förebygga och hantera stress

Stress och brist på återhämtning är vanliga hinder för att ta itu med förändringar som på längre sikt skapar en lugnare och roligare vardag. Som redovisningskonsult eller byråledare känner du garanterat igen dig. När arbetsuppgifter och deadlines hopar sig är det väldigt svårt att skapa utrymme till eftertanke och förändring. Samtidigt finns det en förväntan på såväl konsulter som byråer att modernisera arbetssätt, bli mer effektiva och fokusera mer på rådgivning till kunderna.

Detta är stress

Stress är ett tillstånd i kroppen som innebär att olika delar av vår organism aktiveras. Nervsystemet går igång och adrenalinet går ut i musklerna. Viss stress hjälper oss att fokusera när vi behöver få saker gjorda. Men våra kroppar och hjärnor är primärt designade för att hantera fysiska och praktiska utmaningar, snarare än dagens psykologiska och sociala utmaningar. Det är bland annat därför stress blivit så skadligt för oss moderna människor.

Stress på jobbet

Otydlighet och osäkerhet i en organisation skapar ofta stress. Det kan handla om allt från hur uppdrag kommer in, vem som har mandat att göra vad och när ett uppdrag faktiskt är slutfört, till vilka förväntningar som finns på enskilda medarbetare och vilka uppgifter det är som ska prioriteras.

Att förändra arbetssätt, skapa nya rutiner och lära sig nytt medför också ofta ökad stress hos både individer och team. Samtidigt kan det vara vanskligt att vänta eftersom man riskerar att hamna i en situation där förändringen till sist känns övermäktig och kanske inte blir av. Genom att ta små steg kontinuerligt bygger man in förändringsarbetet naturligt i vardagen och sänker både trösklarna och stressnivåerna hos medarbetarna.

Just förändring ska inte underskattas som stressfaktor. Ett ganska vanligt scenario är att man planerar in en utbildningsdag och därefter förväntar sig att alla kan allt det nya – och så funkar det såklart inte. Man behöver jobba aktivt och brett med att både implementeringen och följa upp hur det har gått. Annars riskerar viktiga förändringar att betraktas som ännu ett projekt som startas upp, men aldrig fullföljs.

Förebygga och hantera stress

I perioder med stress behöver man sortera sina tankar och fundera på vilka känslor det egentligen är som driver stressen. Det är ett bra sätt att få koll när man känner sig mentalt överockuperad. För det är inte bara antalet arbetsuppgifter som skapar stress. Främst är det oro och ältande kring olika kravfyllda situationer som skapar ohälsosam stress.

Ett holistiskt synsätt är nödvändigt när man vill minska pressen på medarbetarna. När individer mår bra, mår även team bra – och tvärtom. Och i det holistiska tänket ingår såklart att fokusera på både det fysiska och psykiska välmåendet. Att få in regelbunden återhämtning i vardagen kan därför vara ännu mer effektivt för att förebygga stress än att exempelvis plocka bort arbetsuppgifter och/eller uppdrag.

10 tips till redovisningskonsulten

1. Ta mikropauser – 5 minuter, två gånger om dagen gör stor skillnad.
2. Bestäm tre saker som är viktigast att ta tag i under dagen och försök hålla dig till det.
3. Prioritera efter klassikern med de fyra fälten: Viktigt & bråttom/ Viktigt & ej bråttom/Ej viktigt & bråttom/Ej viktigt & ej bråttom – det funkar!
4. Försök att hitta en balans mellan arbete och privatliv. Prioritera sömn och träning.
5. Prata med din chef eller kollega om du är stressad – att få prata av sig och bolla med någon kan ha stor betydelse.
6. Dela in det du känner stress inför i olika kategorier. Är det att inte få ihop privatlivet med arbetslivet? Att du inte vet hur du ska börja? Rädsla för att göra fel?
7. Skriv ner vad stressen får för konsekvenser. Dålig sömn, sämre kost, mindre motion eller att du inte kan slappna av trots att det egentligen är lugn? Fundera på vad du behöver göra för att hålla kvar det du behöver.
8. Definiera vad återhämtning är för dig. Det ska vara en situation där du känner att du får en mental paus. Kanske ett varmt bad, en tur ut i skogen, eller att spela innebandy? Prioritera så att återhämtningen blir av!
9. Bli vän med vila! Många jobbar med att motverka sin trötthet, men det är inte normalt att aldrig bli trött. Ta pauser!
10. Se misslyckanden som en del i processen! Trillar du dit – börja om från början igen.

5 tips till byrån för ett hållbart förändringsarbete

1. Börja med återblicksmöten där ni pratar om de senaste två veckorna. Hur har det varit? Är vi stressade? Vad har vi lärt oss? Här måste alla känna trygghet i att lyfta problem, det är jätteviktigt! Men framför allt behöver mötena hållas kontinuerligt – inte en gång om året.
2. Bestäm er för att ha ett nyfiket förhållningssätt. Se till att exponeras för nya saker och få influenser utifrån.
3. Jobba med kontrollerad experimentlusta. Det måste få gå fel. När det finns psykologisk trygghet i gruppen kommer ni våga testa nytt.
4. Lär av andra som fått till en bra förändring eller ett bra arbetssätt i sin grupp. Hur har de jobbat tillsammans? Hur löser de uppgifter? Kan de ge goda råd eller inspiration? Och hjälp till att sprida goda exempel, det är väldigt kraftfullt.
5. Våga prata! Bygg relationer som gör att man känner sig trygg att prata om stress och arbetsbelastning. Både det positiva och det negativa!

• På hittar du som är redovisningskonsult ännu mer kunskap och inspiration som gör att du kan forma framgångsrika företag tillsammans med dina kunder – och oss.

Källor: Intervjuer med Niclas Almén, filosofie doktor i psykologi samt Fortnox agila coacher Mattias Åhlander och Erik Jonsson.