I en  berättar Jacob Bergemalm, Auktoriserad Lönekonsult FAR på Grant Thornton, att det finns lönekonsulter, ofta på de större byråerna, som ”låser in” sina kunder och inte vill lämna ut kunddatan när en kund byter lönekonsult från en byrå till en annan.

– Det strider mot andan i Reko. När standarden inte appliceras i verkligheten blir det ett slag i luften, säger Jacob Bergemalm.

Camilla Carlsson. Foto: Christian Gustavsson

Camilla Carlsson är auktoriserad redovisningskonsult på FAR och har varit involverad i att ta fram Reko, standarden för redovisnings- och lönetjänster.

Uppmanar att dela data

FAR:s medlemsrådgivning får inte särskilt många frågor om det som Jacob Bergemalm vittnar om, berättar hon. Men att vara schysst mot branschkollegorna borde vara en självklarhet:

– Vi brukar uppmana våra byråer att lämna ut databaser till kunden, så att kunden kan lämna den vidare till den nya byrån eller konsulten. Den nya konsulten ska inte behöva göra ett dubbelt jobb, säger hon och fortsätter:

– Kunden ska inte heller behöva bli lidande för den manuella tid som den nya byrån måste lägga för överflyttningen av datan, som egentligen skulle kunna gå smidigt i ett digitalt flöde.

Kundens vs byråns uppgifter

Hon påminner också om vikten av att skilja på kundens data och byråns eller konsultens egen dokumentation. Konsultens tjänsteanteckningar om uppdraget ska inte lämnas ut till kunden.

Maria Manholm, Foto: Grant Thornton

Maria Manholm är Auktoriserad Lönekonsult FAR och Senior Manager Payroll services på Grant Thornton. Hon bekräftar Jacob Bergemalm bild av hur Grant Thornton jobbar med överlämningen.

– Vi följer kraven enligt Reko och har en tydlig arbetsprocess och dokumentation om hur avslut av kund ska hanteras, steg för steg. All digital information lämnas via vår plattform Flow, även en säkerhetskopia på lönedatabasen om kunden begär det. I de fall vi har fysiskt material såsom originalkvitton skickas det tillbaka till kunden i samband med avslutet, skriver hon til Balans.

På BDO är man också mån om att ”offboardingen” ska bli så smidig som möjligt.

Marie Jernkrok. Foto: BDO

Hur ser er policy ut när en lönekund avslutar sitt uppdrag hos er?

– Ett uppdrag avslutas skriftligen enligt uppsägningstiden i det avtal vi satt upp med kunden. Licenser i alla system avslutas i enlighet med avtalet och arkivering av kunddata likaså. Vi har ett nära samarbete med våra kunder och är måna om att ha en bra offboarding där kunden känner sig nöjd och där vi har möjlighet att fånga upp förbättringspotential, skriver Marie Jernkrok, Auktoriserad Lönekonsult FAR, samt gruppchef payroll och partner på BDO, i ett mejlsvar till Balans.

Hur lämnar ni ut all information och all data som är kopplad till löneuppdraget?

– Vi kommer överens med kunden och utgår från deras behov och önskemål om vilken data de behöver efter avslutat uppdrag. I vissa fall tar kunden över en säkerhetskopia från vårt lönesystem, i andra fall drar vi ut den data kunden önskar. Allt överförs till kunden digitalt via vår portal, svarar Marie Jernkrok.

Balans har varit i kontakt med samtliga byråer som erbjuder lönetjänster. Alla utom två har valt att avstå från att svara.

 

Läs mer om ämnet

•