När en kund byter lönekonsult, från en byrå till en annan, ska den tidigare lönekonsulten se till att överlämningen av kundens uppgifter blir smidig.

På grund av tystnadsplikten sker överlämningen via kunden. Men så som det ser ut i dag är många överlämningar allt annat än branschkollegiala, menar auktoriserade lönekonsulten Jacob Bergemalm på Grant Thornton.

Jacob Bergemalm. Foto: Grant Thornton

– Det finns lönekonsulter, ofta på de större byråerna, som ”låser in” sina kunder och inte vill lämna ut kunddatan. Kunden äger sin data, men byrån äger systemet. Och då hävdar vissa byråer att de inte enkelt kan lämna ut uppgifterna, säger Jacob Bergemalm.

Redovisningskonsulter har en klar fördel då det finns en standard (sie-format) som gör det enkelt att kunna flytta redovisningsdata.

Opraktisk överlämning råder

Inom lön handlar det ofta att informationen är samlad i en databas med ett helt gäng individuella siffror kopplade till personerna, vars uppgifter lönekonsulterna hanterar. Exempelvis kollektivavtal, pensionslösning, tjänstledighet, personnummer, kontaktuppgifter, och så vidare.

Ibland händer det att kunddatan lämnas ut, men det sker på ett opraktiskt sätt som kräver handpåläggning, exempelvis genom pdf- eller excelfiler, där uppgifter läggs till rad för rad, berättar Jacob Bergemalm.

– Allt det här tar oerhört mycket tid för den nya lönekonsulten – och blir onödigt dyrt för kunden. Den totala kostnaden för en implementation kan hamna på sexsiffriga belopp, där skicket på det överlämnade materialet kan göra stor skillnad. Det finns exempel på byråer som har tagit betalt för en kunds databas, eller till och med fakturerat sin gamla kund för pdf:erna, säger han.

Reko appliceras inte

Det strider mot andan i Reko, standarden för redovisnings- och lönetjänster, och reglerna om att inte att ta betalt för något som tillhör kunden, påpekar den auktoriserade lönekonsulten. När standarden inte appliceras i verkligheten ”blir det ett slag i luften”.

I Reko står bland annat:

Om uppdragsgivaren har behov av lönedatabasen, t.ex. för att få in historiska transaktioner i ett nytt löneprogram bör lönedatabasen innehållande lönekörningar fram till avslut överlämnas till uppdragsgivaren.

I standarden står även att överföring av material ska ske ”utan onödigt dröjsmål”.

Timmar i stället för minuter

– När vi lämnar över uppgifter till en lönekonsult på annan byrå gör vi en säkerhetskopia och läser över informationen. Men det finns byråer som lägger mycket tid på manuell hantering vilket gör att den nya byrån får stansa in allt. Något som bara borde ta ett par minuter, tar i stället flera timmar, säger Jacob Bergemalm.

Han är frustrerad – och vill se en förändring.

– Varför lämnas inte uppgifterna ut? Är man orolig för att det ska upptäckas fel i filerna? Eller tycker man att det är så tråkigt att bli av med kunden att man gör allt för att försvåra för den nya byrån?

Läs mer om ämnet