Kom igång efter semestern – 6 råd inför hösten

Att modernisera och jobba smartare är ett bra exempel på när ganska små förändringar eller justeringar kan få stor effekt på sikt. Här listar vi 3 råd för effektivare arbetssätt och mer tid för kunderna, deras företag och affärer. Som man kan komma igång med redan i höst.

1. Smarta kopplingar

En bankkoppling innebär att kundernas bank och ekonomisystem kan prata och dela information med varandra och är därför ett naturligt första steg mot det som brukar kallas för automatisk bokföring.

Det går även att koppla ihop ekonomisystemet med kundernas skattekonto genom en integration till Skatteverket. Det som händer då är att alla transaktioner på skattekontot läses in och bokförs utan manuell hantering.

2. Automatiserade flöden

Många av byråernas och företagens vanligaste och viktigaste arbetsprocesser går att automatisera idag. Uppsidan med det känner alla garanterat till: redovisningskonsulter kan lägga mindre tid på administration och mer tid på att ge kloka och väl underbyggda råd.

Leverantörsfakturor
Hanteringen av kundernas leverantörsfakturor är en sådan process där smarta mjukvaror kan sköta en stor del av arbetet utan någon inblandning från en människa. Allt från att ta emot fakturan, tolka, kontera baserat på historiska data, skicka till banken för godkännande och bokföra den. Om man dessutom ser till så att kunderna kan ta emot e-faktura får man en helt digital leverantörsfakturahantering från ax till limpa, som dessutom både går snabbare och är säkrare.

Fakturering
Genom att automatisera även kundernas fakturahantering kan man dela på jobbet utan att man som konsult förlorar kontrollen. Kunderna fakturerar själva, direkt i mobilen. Då hamnar den direkt i ekonomisystemet där båda kan följa vad som händer med fakturan, om den betalas i tid eller ej.

Hela processen går då snabbare, vilket också innebär att byråns kunder kan få betalt snabbare. Väljer de att skicka e-faktura kan man dessutom räkna med att all information stämmer redan från början och kan skippa den där extra avstämningen.

Utläggshantering
Att sköta utlägg, kvitton, traktamenten och milersättning blir också enklare i takt med att tekniken utvecklas. Utläggshantering är en arbetsintensiv process för såväl företag som byråer, så här finns mycket tid att spara på att automatisera så mycket det går.

Det handlar dels om att använda funktioner som tolkar kvittona och sätta upp digitala flöden som gör att underlagen skickas vidare för attest och bokföring, eller till ett löneprogram, utan att människor behöver vara inblandade. Det handlar också om att koppla ihop smart funktionalitet med varandra så att all information finns tillgänglig i ett och samma flöde. För bättre översikt och kontroll.

Ett av de viktigaste tipsen konsulter kan ge till sina kunder är därför att välja ett företagskort som är integrerat med bokföringen.

3. Samarbeta kring lönerna

Samarbete är det mest effektiva sättet att jobba med lönerna. Att kundernas anställda rapporterar in sina timmar eller eventuella avvikelser direkt i löneprogrammet och kan se alla sina saldon där. Att byråns kunder attesterar kvitton, utlägg, traktamenten, milersättning och andra underlag som kommer in, så att allt är med och godkänt innan det är dags för lönekörning.

Samarbete kring lönerna innebär kort sagt att alla involverade i processen gör det de är bäst på och på snabbast möjliga sätt. Alla får dessutom koll på sina respektive delar och redovisnings- och lönekonsulter på helheten.

Komma igång – 3 råd

Att göra ett omtag när det gäller arbetssätt är enklare i teorin än i praktiken. Det tar sin tid och det kräver en hel del tankeverksamhet – samtidigt som kunderna ska tas om hand som vanligt och uppdragen betas av.
Därför kommer här även några råd om hur du kan ta dig an det här:

Avsätt tid
Att förändra vanor och arbetssätt och skapa nya är bland det svåraste som finns. Om man inte avsätter och till och med schemalägger tid för förändring så är risken att det aldrig blir av.

Gör en sak i taget
Skriv en lista på saker som du vill och behöver göra. Börja med det som är viktigast och högst upp på listan. Gör klart det steget innan du börjar med nästa.

Ta hjälp
Även om din byrå är unik finns det många som har stått inför liknande förändringar och utmaningar. Prata med branschkollegor om hur de har gjort eller gå en utbildning eller ett webbinarium för att lära dig mer.

• Med är det lätt att jobba rätt. Här finns allt du behöver för tajta samarbeten samlat på ett ställe. I centrum finns Digital byrå, hjärtat i vår samarbetsplattform – som ger dig stenkoll på dina kunder, uppdrag och vad som behöver göras.