Höga krav och starka känslor – så funkar kvalitetskontrollen

Pia Abramsson, auktoriserad redovisningskonsult på Abrekon har varit kvalitetskontrollant hos FAR sedan 2014. Det bästa med uppdraget tycker hon är mötet och erfarenhetsutbytet med kollegor i branschen.

Pia Abramsson.

− Det är väldigt roligt och lärorikt att få träffa andra auktoriserade redovisningskonsulter och få en inblick i hur de jobbar, vilka programvaror de använder och hur de lägger upp sitt arbete. Det är lite som att få en present som man omsorgsfullt packar upp och för att få se vad som finns där under pappret, säger Pia Abramsson med ett leende.

Den största utmaningen med sitt uppdrag som kvalitetskontrollant tycker hon är att motivera auktoriserade redovisningskonsulter att stanna kvar i FAR och behålla sin titel ”Auktoriserad Redovisningskonsult FAR”.

− Jag upplever att kvalitetskontrollen skrämmer en del auktoriserade redovisningskonsulter. De tror att de inte arbetar enligt Reko fullt ut och att de inte har allt som krävs på plats, vilket är synd för de allra flesta av dem är otroligt ambitiösa och har verkligen koll på bitarna.

Har du någon gång hamnat i jobbiga samtal eller diskussioner efter att ha underkänt en byrå?

− Det har hänt två gånger under mina tio år som kvalitetskontrollant, att de auktoriserade redovisningskonsulter, som jag underkänt fallit i gråt under kontrollen, för att de blivit så besvikna på sig själva. Båda gångerna var det högpresterande duktiga konsulter som missuppfattat vissa delar och helt enkelt inte gjort det som de måste göra enligt Reko. Det gör ont i hjärtat, men man får trösta och förklara att de har en ny chans att rätta till sina dokument och arbetssätt då de får möjlighet att göra en omkontroll.

Är kvalitetskontrollerna en del av dina vanliga uppdrag eller planerar du in särskild tid för att förbereda och genomföra dem?

− Jag planerar in tid för de kvalitetskontroller som jag tar på mig, både förberedelsetid då jag läser in allt material som jag får från byråerna och deras auktoriserade redovisningskonsulter samt tid för själva kontrollen. Jag vill ju vara så påläst som möjligt och visa respekt för deras arbete. Sen vill jag så klart också att kvalitetskontrollen ska vara så effektiv som möjligt tidsmässigt då den kostar ett arvode per timme för byråerna.

Jessika Larsson: “Jag vill bidra till att branschen håller en hög kvalitet”

Jessica Larsson, auktoriserad lönekonsult på LÖNEK har alltid haft ett stort intresse för kvalitetsfrågor. När hon läste att FAR sökte kvalitetskontrollanter inom lön sökte hon direkt och i höstas gjorde hon sina två första kvalitetskontroller.

Jessica Larsson.

− Självklart kändes det lite nervöst precis innan, men jag upplevde att jag och kunden hade en väldigt bra och nära dialog under hela kontrollen. När det dök upp frågetecken så kunde vi prata om det och kunden förstod många gånger själv vad de behövde förbättra, säger Jessica Larsson.

Kvalitetskontrollen handlar i första hand om att bedöma om en byrå eller konsult är godkänd Men, kvalitetskontrollanten har även en stöttande roll och möjlighet att komma med förbättringsförslag.

− Jag ser det som ett sätt att bidra till att branschen i stort håller en hög standard. Auktorisationen ska vara en kvalitetsstämpel och därför är det viktigt att se till att vi som är auktoriserade verkligen lever upp till de kvalitetskrav som ställs. Sen är det väldigt spännande och lärorikt att få en inblick i andra byråers rutiner och processer, säger Jessica Larsson.

Hon poängterar att lön är ett väldigt komplext område där mycket kan gå fel. Som lönekonsult har man många olika avtal att hålla koll på, och många gånger är de företagsspecifika.

− Många gånger kan det vara flera olika specialister som jobbar med samma uppdrag och då är det viktigt att man gör på samma sätt, har bra rutiner för hur man kvalitetssäkrar uppdragen och att kanske viktigast av allt, dokumenterar det hela.

Hur får du som kvalitetskontrollant veta vilka du ska kontrollera?

− Som kvalitetskontrollant blir man tilldelad sina uppdrag av FAR, men aldrig i ditt närområde eftersom det då kan uppstå jävsituationer. Inför kontrollen får man fylla i en blankett för att bekräfta att man är opartisk och inte har någon form av relation till de man ska kontrollera.

Jessicas och Pias tips till dig som ska bli kvalitetskontrollerad

1. Gå igenom de checklistor som finns på FAR:s hemsida, det är ett utmärkt sätt att förbereda sig.
2. Läs igenom Reko, FAR:s yrkesetiska regler och Penningtvättslagen och kolla att byråns skriftliga interna rutiner är uppdaterade. Skriv ner hur ni gör på byrån, det måste inte vara något högtravande språkbruk, utan en beskriv så enkelt så möjligt hur ni arbetar.
3. Kom ihåg att ska dokumentera vad ni har gjort på era uppdrag, det ska finnas en spårbarhet i vad som är gjort, av vem och när detta har gjorts.
4. Se till att du har så många utbildningstimmar som krävs. Under tre år ska du som auktoriserad konsult ha genomfört minst 120 timmars utbildning.

Monica Henningson, Linda Carlsson och Carina Andersson, alla auktoriserade redovisningskonsulter på LR Akridi.

Carinas byrå blev kontrollerad: ”Det medförde en viss anspänning”

Carina Anderssson, revisorsassistent och auktoriserad redovisningskonsult på LR Akridi, är en av dem som nyligen blev kvalitetskontrollerad. Hon berättar att när beslutet om att det var dags för kvalitetskontroll kom medförde det en viss anspänning och nervositet bland kollegorna på byrån.

Hur var det att bli kvalitetskontrollerad?

− Vi är väldigt positiva till hur kontrollen genomfördes. Även om kontrollen var omfattande och noggrann så upplevde vi inga pekpinnar på enstaka detaljer utan det var helheten som bedömdes. Det märktes att kvalitetskontrollen själv hade lång erfarenhet av att arbeta med redovisning och vi hade flera givande diskussioner kring Reko.

Hade ni förberett er på något speciellt sätt inför kontrollen?

− Vi jobbar kontinuerligt med att upprätthålla så bra kvalitet som möjligt, men givetvis gick vi igenom våra största uppdrag för att säkerställa att de uppfyllde våra interna rutiner.  

Hur gick själva kontrollen till, var ni flera som blev kontrollerade samtidigt eller träffade kontrollanten en i taget?

− Cirka en månad före kontrollen fick vi ett antal dokument via en e-tjänst där vi fick svara på frågor om utbildningar och kunduppdrag. Första dagen inleddes med en genomgång av byråns övergripande rutiner och dokumentation kring bland annat penningtvätt, våra system, resursplanering och Reko. Sedan satt vi en och en tillsammans med kvalitetskontrollanten och gick igenom två uppdrag per konsult. På eftermiddagen sista dagen gick kontrollanten igenom sina iakttagelser med hela gruppen och vi fick bland annat bra tips på hur vi kan förenkla våra dokumentationsrutiner. 

Vad betyder det för er att ha blivit godkända och vilka är de främsta lärdomarna ni tar med er inför framtiden?

− Vi tycker det är viktigt för byrån att vi blivit godkända och att vi kan känna oss trygga med att vi uppfyller de krav som ställs på oss som är auktoriserade redovisningskonsulter. Det är ett kvitto på att vi jobbar på rätt sätt och att vi följer regelverken. Det vi tar med oss inför framtiden är att vi kan förenkla några av våra interna rutiner vilket kommer effektivisera vårt löpande arbete.

Har ni några tips till andra byråer som ska bli kvalitetskontrollerade? Något särskilt som man ska tänka på?

− Att i god tid innan kontrollen se över sina utbildningstimmar samt se till att hålla byråns kvalitetsdokument uppdaterade.

 

Kvalitetskontrollen – så funkar det

Auktoriserade medlemmar i FAR genomgår en kvalitetskontroll minst vart sjätte år. Syftet är att näringsliv och samhälle ska kunna förlita sig på att FAR:s medlemmar håller hög kvalitet i sitt arbete, uppfyller fastställda normer och följer yrkesetiska regler. Kvalitetskontrollen är också ett stöd för medlemmar och medlemsföretag i det egna kvalitetsarbetet. FAR:s kvalitetsnämnd för respektive medlemskategori utfärdar riktlinjer för kvalitetskontroller och fattar beslut i kontrollärenden. Till sin hjälp har de FAR-medlemmar, kvalitetskontrollanter, som utför själva kontrollerna samt FAR:s kvalitetssekretariat. Drygt hälften av FAR:s medlemmar, främst de större medlemsföretagen, kvalitetskontrolleras genom så kallad systemkontroll. Det innebär att företaget har ett system för egen kvalitetskontroll som är godkänt av FAR.

• 

 

Intresserad av att bli kvalitetskontrollant?

Är du intresserad av kvalitetsfrågor och vill hjälpa andra kollegor i branschen att förbättra eller utveckla sitt kvalitetsarbete. Då kanske uppdraget som kvalitetskontrollant hos FAR är något för dig. För mer information och intresseanmälan hör av dig till Yvonne Jansson,