Hej då till papperskvitton: Nu vill experterna se fler förbättringar

Fråga 1: Hur ser du på avskaffandet av kravet att bevara papperskvitton?

Fråga 2: Har du fler liknande förenklingar som vore önskvärda att genomföra i framtiden?

 

Jan Söderqvist, branschexpert på Visma Spcs:

Jan Söderqvist. Foto: Privat

1: Äntligen! Kravet på pappersarkivering har varit otydligt och har lett till många missförstånd angående arkivering. Det har inte gagnat företagarna eller redovisningsbranschen på något vis. I stället har det bidragit till onödiga kostnader och merarbete utan att förbättra kvaliteten på redovisningen. För redovisningsbranschen innebär det här många fördelar. Vi hoppas att arkivutrymmena nu kan användas till något mer vettigt än att lagra papper. Jag tror också att detta kommer att förenkla redovisningskonsulternas kommunikation med sina kunder om vilka krav som faktiskt gäller för att följa lagen, och bidra till att underlagen skickas mer digitalt.

2: Om jag hoppas på något mer så önskar jag att vi får en lag liknande den som finns i Finland. Nämligen att mottagaren av leverantörsfakturor skall kunna kräva att sändaren skall skicka den som e-faktura. Det skulle bidra till en ökad säkerhet och minskade fel i bokföringen.

Marcus Johansson, redovisningsspecialist på Aspia, och ledamot i FAR:s operativa grupp Finansiell rapportering-redovisning:

Marcus Johansson. Foto: Aspia.

1: Vi på Aspia ser väldigt positivt på att papperskvitton inte längre behöver arkiveras. Aspia har sedan starten 2018 jobbat enligt en digital arbetsprocess, våra kunder har hela tiden kunnat mejla leverantörsfakturor, fotat kvitton och reseräkningar till oss. Dessa digitala verifikationer har vi sedan använt som underlag till bokföringsposterna och därefter arkiverat digitalt i våra system. Kunderna har dock själva behövt arkivera ursprungliga pappersunderlag för att möjliggöra en kontroll av att originalet stämmer med den digitala kopian samt uppfylla bokföringslagens krav på arkivering av det ursprungliga underlaget under minst 3 år. Denna manuella hantering kommer nu våra kunder att slippa, vilket såklart underlättar och kommer göra vår tjänst Aspia GO än mer attraktiv för våra kunder.

2: Jag skulle gärna se att vi i framtiden fick ett årsredovisningsregelverk. I dag har vi egentligen tre varianter: det vill säga K2, ”K3 light” för de företag som frivilligt tillämpar K3, och K3. I och med remissrundan som nyss varit så ser jag att K2 ytterligare närmar sig K3 i vissa delar. Varför inte göra det enkelt och lägga in alla förenklingar i K3 för de mindre företagen, det vill säga precis som i dag fast med lite ytterligare förenklingar. Det skulle bli lättare för upprättarna och för Bokföringsnämnden att uppdatera.

Pernilla Lundqvist, Partner, Nordic Head of Accounting & Reporting på EY och ordförande i FAR:s ­strategigrupp ­Redovisning samt FAR:s operativa grupp Finansiell rapportering – redovisning:

Pernilla Lundqvist.

1: Denna lagändring är efterlängtad och påverkar först och främst företagen men även hela vår bransch. Det är en fråga som FAR har drivit länge och det finns underlag som visar på besparingar för företag. Det innebär lite förenklat att räkenskapsinformation som överförts från ett format till ett annat än ursprungsformatet kan slängas efter överföringen förutsatt att överföringen skett korrekt. Till exempel om papperskvittot scannas så kan papperskvittot slängas. Detta påverkar även bland annat redovisningskonsulterna i vår bransch där de sköter bokföring och företag åt sina kunder.

2: Absolut. FAR har i tidigare utredningar lämnat en hel lista på förslag till ändringar i bokföringslagen som behöver utredas framför allt mot bakgrund av den snabba tekniska utveckling som sker.

 

Hej då till papperskvitton – beslutet i praktiken

Riksdagens beslut om att räkenskapsmaterial som kvitton och fakturor inte behöver sparas i pappersform om det finns digitaliserat innebär flera viktiga förändringar för företag och organisationer. Här är de huvudsakliga punkterna:

• Digitalisering av dokument: Företag och organisationer kan nu skanna och digitalisera kvitton och fakturor och förvara dessa digitala kopior i stället för att behålla de fysiska pappersdokumenten.
• Lagringskrav: De digitaliserade dokumenten måste lagras på ett säkert sätt och vara tillgängliga under hela den lagringstid som lagen kräver, vilket vanligtvis är sju år i Sverige. De digitala kopiorna måste vara läsbara och kunna presenteras i originalskick vid en eventuell granskning.
• Säkerhet och integritet: Digitala dokument måste skyddas mot förlust, stöld och obehörig åtkomst. Det innebär att företag måste använda säker lagringsteknik och säkerhetskopiering för att säkerställa att räkenskapsmaterialet bevaras intakt.
• Rättslig giltighet: Digitaliserade kopior av kvitton och fakturor har samma juridiska giltighet som de ursprungliga pappersdokumenten, förutsatt att de är korrekt skannade och lagrade.