Gamla sanningar och okunskap står i vägen för e-faktura

E-fakturering är en teknik som har revolutionerat hur fakturor skapas, skickas och hanteras i länder världen över. Trots att Sverige har varit med i utvecklingen av olika standarder och system för e-fakturering, som Finvoice och Peppol, har vi fortfarande en lång väg att gå för att nå samma nivå som exempelvis Finland och Norge.

Men vänta nu – vad är en e-faktura? Okej, låt oss starta med att förklara vad en e-faktura är. Vi tar avstamp i ”Lagen om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling” som definierar e-fakturor (elektroniska fakturor) enligt följande: Med elektroniska fakturor avses fakturor som utfärdas, översänds och tas emot i ett strukturerat elektroniskt format som gör det möjligt att behandla dem automatiskt och elektroniskt. En pdf-faktura anses således inte vara en e-faktura.

Enad standard saknas

Vi vill passa på att poängtera att det inte finns några tekniska eller lagstiftningsmässiga hinder för ökad användning av e-faktura. Det är snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap som står i vägen.

En av anledningarna till att Sverige ligger efter är att vi inte har lyckats ena oss kring en gemensam standard för e-fakturering. Medan Finland har valt Finvoice och Norge Peppol som standard, har Sverige endast lagstiftat om Peppol för fakturering till offentlig sektor. Förhoppningen var att den privata sektorn också skulle ta till sig standarden, men så har det inte blivit. Det innebär att många företag och organisationer fortfarande använder traditionella metoder som pdf-fakturor, vilket alltså inte räknas som en e-faktura enligt EU:s definition.

Peppol väntas bli gällande standard

Enligt FAR:s framtidsstudie (I en föränderlig tid – Framtidens revision, redovisning och rådgivning 2030 l FAR 2022) är det trots allt sannolikt att Peppol kommer att bli den gällande standarden i Sverige, även för andra sektorer än offentlig sektor. E-fakturering är enligt studien den viktigaste frågan för att driva på digitaliseringen av bland annat ekonomiadministration.

I väntan på lagstiftning

Att lagstifta om e-fakturering hade naturligtvis ökat farten ordentligt men så länge det inte sker borde vi inom branschen, i samarbete med systemleverantörerna, kunna ta oss an utmaningen att få fler företag att växla över till e-fakturering. Vi har tidigare sett att liknande samarbeten kan leda till framgångar inom digitalisering, som BAS-kontoplanen, SIE-filerna och Bank-ID.

Vilka är då fördelarna med e-fakturor? En e-faktura är miljövänlig och hållbar. Hanteringen är enkel och automatiserad, trygg och säker, snabb och ekonomisk.

En undersökning från Oslo Economics (Kartleggning av bruk av elektronisk faktura l Oslo Economics 2020) visar att 90 procent av elektroniska fakturor betalas i tid, jämfört med 72 procent av pdf-fakturor och 66 procent av pappersfakturor. Dessutom får företag som använder e-fakturering en realtidsuppdaterad ekonomisk överblick. Eftersom e-fakturor består av strukturerade data skapar användandet också förutsättningar för helt nya typer av analyser och användning av data. Det kommer i sin tur att öppna upp för bättre beslutsunderlag och ännu bättre företagande i Sverige.

Större möjlighet att automatisera

Men varför inte bara använda pdf-fakturor, det är ju också snabbt, billigt och miljövänligt? Bortsett från att e-fakturor enligt ovanstående undersökning betalas snabbare, är ju pdf-filen en bild av en faktura, vilket gör att det alltid finns risk för att den tolkas/läggs in fel. Många företag använder dessutom pdf-filen som en vanlig pappersfaktura, genom att göra en utskrift och bokföra fakturan manuellt. Detta är tidskrävande och miljövinsten blir inte lika påtaglig.

Det finns betydligt större möjligheter att automatisera hela leverantörsfakturaflödet när det är en e-faktura som ska hanteras i stället för en pdf-fil, mycket tack vare den strukturerade och ordnade datan.

E-fakturor är alltså bra både för miljön och för företagens ekonomi.

Dags att ta ansvar

Nu är det dags för oss redovisningskonsulter och rådgivare till svenska företag att ta ansvar och hjälpa våra kunder att skicka och ta emot fler e-fakturor. E-fakturering är framtiden och Sverige behöver ta steget mot ett mer hållbart företagande, mer hållbar ekonomi och mot ett ännu starkare svenskt näringsliv.

För att komma i gång kommer här tre förslag på vad du kan göra redan i dag för att påbörja arbetet.

1. Börja med din egen byrå – använder ni e-fakturering? För att få till en förändring kan ni börja mäta och följa upp andelen kunder som ni skickar e-fakturor på och sen börja resan mot 100 procent e-fakturor på er kundstock.
2. Förklara fördelarna för dina kunder, diskutera hur de kan komma i gång och hjälp dem att ställa in alternativet e-faktura som förval när de fakturerar.
3. Tydliggör behov och ställ krav på dina systemleverantörer när det kommer till teknisk utveckling och stöd som gör det enkelt för dina kunder att komma i gång.

Kom igen nu alla grymma konsulter, varför vänta? Vi börjar redan i dag!