Hitta artiklar

Sök efter artiklar i din yrkesroll

Redovisningskonsult

Lönekonsult

Skatterådgivare

Revisor

Annons
Kontorets vara och icke vara. Pandemin fick branschen att ta steget från teori till praktik.
Foto: Getty Images
Yrkesvardag

2021.05.24

Från arbetsplats till mötesplats

Coronapandemin har tagit arbetslivet in i framtiden, på rekordtid. Digitaliseringens genomförande gör arbetslivet platsoberoende och kontoret förvandlas till en mötesplats.

text:

Rakel Lennartsson

Arbeta är något vi gör och inte en plats vi är på, säger Malin Ingman Wettler, workspace development manager på Grant Thornton.

Citatet sammanfattar vad framtidens arbetsplats handlar om: Digitalisering, flexibilitet och valfrihet. Den nya tekniken gör oss de facto platsoberoende och genom pandemin har vi tagit klivet från teori till praktik.

Magnus Kuchler, Sverigechef på EY berättar om en av byråns kunder, en man i 50-årsåldern, som före pandemin aldrig hade arbetat en enda dag hemma och var motståndare till det.

Nu tycker han att det är det bästa som hänt. ”Jag ser mina kollegor mer, är mer effektiv, mer innovativ och mår bättre än någonsin”, säger mannen som inte kunde se några skäl att återvända till kontoret – annat än för tårtan som man får när man fyller 60.

Magnus Kuchler. Foto: EY

Alla trivs inte lika bra med hemarbete, det beror mycket på livssituation och förutsättningar. Men allt fler vittnar om att medarbetare generellt vill ha kvar möjligheten att arbeta på distans även efter pandemin.

– Vi ser ett önskemål från våra medarbetare att behålla flexibiliteten i stor utsträckning och arbeta hemifrån cirka två dagar i veckan, säger Malin Ingman Wettler.

Kontorsarbete minskar 20-40 procent

Det stämmer med bedömningar som gjorts av bland andra ekonomer och arkitekter. Enligt dessa kommer det generaliserade hemarbetet att minska kontorsbehovet med 20–40 procent. Några omtalade flyttar i revisionsbranschen går ännu längre.

När Grant Thornton i början av nästa år flyttar från 8 800 kvadratmeter på Sveavägen till 4 200 kvadratmeter på Kungsgatan kommer ytan mer än halveras.

Malin Ingman Wettler. Foto: Grant Thornton

EY Stockholm är nyinflyttade i supermoderna lokaler i huvudstadens absoluta centrum. Den nybyggda fastigheten har högsta miljöklassning och genom flytten kommer EY att minska sitt årliga koldioxidutsläpp med 70 procent. Exempelvis spolas toaletterna med regnvatten och lokalerna är synnerligen yteffektiva.

– Vi har halverat antalet kvadratmeter men ökat antalet arbetsplatser med sju procent. I dag har vi fler än 1 550 stolar, säger Magnus Kuchler, Sverigechef.

Beläggningsgrad

Inför sina respektive flyttar har GT och EY mätt beläggningen i de tidigare lokalerna. EY kom fram till att den maximala beläggningsgraden låg runt 60 procent. På GT hade man en genomsnittlig beläggningsgrad på cirka 40 procent. Det ligger i linje med vad man har sett i många andra organisationer, enligt Peter Arnfalk som forskat på distansarbete i 20 år.

– I slutet av 1990-talet och början av 2000-talet intresserade jag mig för vad it-revolutionen skulle kunna innebära för miljö och hållbarhet. Genom distansarbete skulle vi kunna undvika onödiga transporter. Det var en win win, många ville arbeta någon dag per vecka på distans men arbetsgivarna drog i handbromsen och haussen klingade av, säger Peter Arnfalk vid Internationella miljöinstitutet i Lund.

Peter Arnfalk. Foto: Internationella miljöinstitutet i Lund

Anpassning till distansarbete är en stor omställning. Att den inte skett tidigare beror bland annat på att det saknats incitament för chefer och ledare att göra vad som krävs, menar Peter Arnfalk.

– För få har fått någon utbildning i hur man leder bra på distans. Även facken har varit restriktiva i sin hållning till hemarbete. Om ni ska minska på kontoret, måste ni ta ansvar för anställdas arbetsmiljö i hemmet, har de hävdat.

20 år och en pandemi senare har omställningen skett snabbare än någon kunde drömma om. Insikten om att arbetslivet är platsoberoende revolutionerar idén om kontoret. Från att ha varit förknippat med närvarotvång, för inte så länge sedan kontrollerat av en stämpelklocka, gäller nu frivillighet och lust.

– Kontoret ska vara som en magnet! Det handlar om att bygga kultur, atmosfär och puls. Vi måste locka in våra medarbetare med en bra upplevelse, säger Magnus Kuchler på EY.

Stryker ordet kontor

Grant Thornton har till och med strukit ordet kontor ur sin vokabulär. I stället används ordet mötesplats för att benämna de nya lokalerna, som byrån i Stockholm ska flytta till i början av 2022.

HR-chefer som Peter Arnfalk intervjuat för forskningsrapporten When the impossible becomes possible: COVID-19’s impact on work and travel patterns in Swedish public agencies har förmedlat samma budskap: ”Tidigare byggde vi arbetsplatser men nu ska vi bygga mötesplatser”, säger en av respondenterna i rapporten.

En öppen mötesplats för både kunder och medarbetare var precis vad BDO Uppsala såg framför sig när de skulle flytta in i sina nya lokaler. Det var i mars förra året. Samma vecka gick Folkhälsomyndigheten ut och rekommenderade hemarbete.

Sara Andrén. Foto: BDO

– Det var väldigt speciellt, vi fick snarare stänga dörrarna än flytta in, berättar kontorschef Sara Andrén.

Som tur är, konstaterar hon, stämmer BDO:s vision för det nya kontoret med vad vi förväntar oss av arbetslivet efter pandemin. Det är aktivitetsbaserat med mycket sociala ytor och en bistro med plats för spontana möten.

Distans = för- och nackdelar

– Vi ser just nu över hur pandemin kommer att påverka vårt arbetssätt framåt. Det finns tendenser som pekar på att medarbetarna ser positivt på en mer flexibel arbetssituation. Distansarbete har både för- och nackdelar. För många blir det lättare att få ihop vardagen med mindre pendlingstid men samtidigt saknar vi det sociala och vi kommer även fortsättningsvis att vilja åka in till kontoret för den sociala interaktionen, säger Sara Andrén.

Själv saknar hon småpratet vid kaffemaskinen.

– Det där snacket som är utanför agendan, det saknar jag. Jag tror att det finns många viktiga delar i kaffemaskins­snacket där vi fångar upp varandra, både medarbetare emellan och med våra kunder.

Det råder samsyn om att det fysiska mötet kommer att vara fortsatt viktigt, även om huvuddelen av arbetet inte längre kommer att ske på kontoret. Men hur skapar man möten i en framtid där alla kommer och går som de vill?

Magnus Kuchler på EY tror att vi kommer att bli bättre på att ta vara på tillfällena att ses när de blir mer sällsynta. När någon i projektgruppen tar initiativ till ett fysiskt arbetsmöte med efterföljande aw sluter alla upp.

– Folk kommer och det blir bättre kvalitet och samtal när syftet med att ses verkligen är att ses.

Läs mer om ämnet:

Annons

utgiven av

Ansvarig utgivare

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Med Balans nyhetsbrev får du varannan vecka det senaste från revisions- och rådgivningsbranschen.