Sedan den 1 april 2019 finns ett lagkrav på att alla inköp i offentlig sektor i Sverige ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Trots detta är användandet av e-fakturor fortfarande lågt. Men, det är varken tekniska förutsättningar eller lagstiftning som står i vägen för ökad e-fakturering utan snarare invanda rutiner, gamla sanningar och okunskap. Det konstaterar Nätverket för Elektroniska Affärer, NEA, i rapporten 80 procent e-faktura i Sverige 2024. För att öka användandet av e-fakturor inom hela EU kommer EU-kommissionen att presentera ett nytt förslag, som innehåller lagkrav på digital rapportering även kallat digital reporting requirements, DRR.

All handel över gränserna påverkas

Magnus Kempe. Foto: Marie-Therese Karlberg

− Bakgrunden till förslaget handlar om att man från EU:s håll vill driva på utvecklingen av e-fakturering, skapa en struktur för rapporteringen till skatteverk så att den blir mer enhetlig och bidra till att minska fusk och fel. De skarpaste förslagen väntas för gränsöverskridande handel men all handel även inom medlemsstater kommer sannolikt påverkas mycket, säger Magnus Kempe, omvärldsanalytiker på Kairos Future.

Han poängterar att förslaget egentligen består av två olika delar där e-faktureringen är den ena och den andra handlar om så kallad transaktionsbaserad rapportering det vill säga information om enskilda på transaktioner, i detta fall fakturor.

− För att kunna skicka e-fakturor behövs ett maskinläsbart digitalt format och för några år sedan tog EU fram en standard för e-fakturering som har implementerats i Sverige. Formatet heter EN16931-1 och är till skillnad från PDF maskinläsbart, vilket innebär att det läser in information på cellnivå. En av fördelarna med att all information kommer i ett och samma format och via betrodda tjänsteleverantörer är att det blir betydligt svårare att skicka bluffakturor, säger Magnus Kempe.

Swish för fakturor

För att kunna skicka den elektroniska fakturan behövs ett maskinläsbart distributionssystem som Peppol. I Sverige är det redan lagkrav på att alla inkommande fakturor till den offentliga sektorn ska gå via Peppol, som ibland kallas swish för fakturor eller mobilnät för fakturor.

− Peppol är själva distributionssystemet som ersätter mejlen. Om alla företag och myndigheter skulle börja att skicka och ta emot e-fakturor via Peppol skulle samhället spara både tid och pengar. minska risken för fel och minska sin påverkan på miljön, menar Magnus Kempe.

Fakturerar via Skatteverket

Av de europeiska medlemsstaterna är Italien en av dem som ligger i framkant när det gäller e-fakturering. De var först i EU med att införa elektronisk fakturering och är för närvarande det enda land som kräver att det används i både den offentliga och privata sektorn. De har dock valt en centraliserad modell där alla fakturor går via Skatteverket i stället för mellan leverantör och kund. Även Frankrike och Polen har fått tillstånd av EU att kräva detta och inför nu systemet och fler länder är på gång.

− E-fakturering och transaktionsbaserad rapportering kommer att bli verklighet i Sverige och inom fem till sju år kommer det att vara få länder i Europa som inte har det, även för nationell handel. E-fakturering är en viktig motor för att driva utvecklingen av företagens digitala processer framåt och är definitivt här för att stanna, säger Magnus Kempe.

 

Läs även

• 
•