Hitta artiklar

Sök efter artiklar i din yrkesroll

Revisor

Redovisningskonsult

Lönekonsult

Skatterådgivare

Platsannonser
Annons
Expertfrågan

2022.11.09

Digitalisering och automatisering

FAR:s medlemsrådgivning får många frågor kring hur bokföringens krav uppfylls när företagen digitaliserar och automatiserar sin redovisning. Birgitta Åhlander, auktoriserad ­redovisningskonsult på FAR, reder ut några av dessa.

text:

Charlotta Marténg

illustration:

Rebecca Elfast

1

Min kund använder elektroniska verifikationer i sin bokföring och sparar alla kvitton och fakturor som fotats eller skannats. Jag har läst någonstans att det skulle vara okej att slänga dessa nu. Stämmer det?

Svar:

Nej, det går inte att slänga kvitton och fakturor än. Det stämmer att det i ut­redningen ­”Förenklingar för mikroföretag och ­modernisering av bok­föringslagen” föreslogs att det inte längre ska gälla ett förbud mot att förstöra ursprungligt material med räkenskapsinformation före det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. ­Förändringarna föreslogs ­träda i kraft den 1 juli 2022. För att en lagändring ska kunna ske behöver riksdagen ta ett beslut kring en framlagd proposition. Det är fortfarande oklart när en proposition kommer och från när förändringarna föreslås träda i kraft. Originalen måste därför  fortsätta sparas. 

2

Företaget får en leverantörsfaktura via mejl och vidarebefordrar mejlet till företagets elektroniska fakturahanteringssystem. Behöver mejlet sparas om det saknas information i mejlet som ­kompletterar fakturan?

Svar:

Nej, mejlet behöver inte sparas om företaget vidarebefordrar mejlet till det elektroniska fakturahanterings­systemet och arkiveringskraven uppfylls i det systemet.

3

Vid försäljning via webbshop tycker jag att det är svårt att veta om min kund uppfyller bokföringslagens krav. Vad ska jag tänka på?

Svar:

I Bokföringsnämndens allmänna råd 2013:2 (BFNAR 2013:2) finns vägledning kring de regler som bokföringsskyldiga har att följa för att uppfylla de delar av bokföringsskyldigheten i bokföringslagen (BFL) som rör löpande bokföring, verifikationer, arkivering av räkenskapsinformation samt systemdokumentation och behandlingshistorik. Vägledningen innehåller bland annat Exempel 2.3 Bokföring i sammandrag i en internetbutik som visar hur man ska tänka kring bokföringen av den dagliga försäljningen utifrån de förutsättningar som anges. Exemplet kan användas som stöd för hur bokföringen ska anpassas hos aktuell kund.

 

När det gäller arkiveringen av elektroniskt lagrad räkenskapsinformation, exempelvis verifikationer avseende försäljning, måste företaget säkerställa att det har tillgång till all räkenskapsinformation under hela arkiveringstiden och även efter ett byte av program- eller tjänsteleverantör.

4

När allt mer blir digitalt och man skickar filer till och från banken så blir det ju inte att man skriver ut bankgirobetalningar. Måste de finnas som underlag?

Svar:

Underlag som styrker transaktionen; vilken motpart den berör, vilket belopp den gäller och vad den avser, måste finnas arkiverat under hela arkiveringstiden. Om man väljer att ha det sparat elektroniskt och använder sig av filer från banken, antingen via direktkoppling (integration) eller genom att exportera en fil på banken och sedan importera in i programmet, behöver man säkerställa att filens innehåll arkiveras i programmet och även kan tas fram för påseende under hela arkiveringsperioden. Här bör man kontakta sin program­varuleverantör för att försäkra sig om att det sker i praktiken och om det är någon skillnad beroende på vilken bank som kopplas till programmet. Annars är alternativet, om man ändå vill vara digital, att i internetbanken ta ut PDF-fil på inbetalningarna och bifoga som bild till verifikationen i programmet. Att förlita sig på att uppgifterna finns hos banken kan kanske vara ett alternativ, men då måste det framgå av avtal med banken att den tar på sig arkiveringsansvaret under hela perioden. Hur man hittar underlag till verifikationerna ska finnas beskrivet i systemdokumentationen.

 

Tänk också på att vissa betalningar kräver mer under­lag än det som framgår av bankens uppgifter, det kan exempelvis vara inbetalningar där avsändaren har skrivit text eller hänvisat till något annat dokument som kommer via mejl eller post. Se till att komplettera verifikationen med det dokumentet, gärna i PDF-format.

5

Jag har en kund som driver ett café och har ett kassasystem, i vilket all försäljning registreras. Betalning sker med kort eller kontant. När månaden är slut får jag en SIE-fil, uttagen från kassasystemet, som jag läser in i bokföringsprogrammet. Det skapas en verifikation per dag. Jag undrar vad det finns för krav på underlag till själva verifikationen.

Svar:

Eftersom din kund använder ett kassasystem får försäljningen under en dag dokumenteras i en gemensam verifikation. Den gemensamma verifikationen ska bestå av tömningskvittot (Z-dagrapport) och journalminnet. Då försäljningen sker mot kort ska den gemensamma ­verifikationen även innehålla en sammanställning över de uppgifter som företaget ­skickar till kortföretaget samt de ingående köpnotorna. Säkerställ att tömningskvittot, journalminnet, sammanställning över kortköp och köpnotor finns i sin elektroniska form i kassasystemet och ­sparas på ett varaktigt sätt under hela arkiveringsperioden. Se även till att det i företagets systemdokumentation beskrivs hur man hittar underlagen i elektronisk form utifrån verifikationen i ­bok­föringsprogrammet.

 

För den här typen av trans­aktioner rekommenderar jag att läsa mer i kapitel 3 Tidpunkten för bokföring, kapitel 6 Gemensam verifikation och kapitel 9 Systemdokumentation och behandlingshistorik i  Bokföringsnämndens allmänna råd 2013:2.

 

Läs mer inom Expertfrågan

!

Ställ en fråga!

Som medlem kan du kostnadsfritt ställa frågor till FAR:s rådgivare. Frågorna kan gälla redovisning, revision och juridik. Det kan också vara frågor som rör din yrkesroll. 

.

Annons

utgiven av

Ansvarig utgivare

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Med Balans nyhetsbrev får du varannan vecka det senaste från revisions- och rådgivningsbranschen.