Hitta artiklar

Sök efter artiklar i din yrkesroll

Revisor

Redovisningskonsult

Lönekonsult

Skatterådgivare

Platsannonser
Annons
Karriär

2022.03.28

Det nya ledarskapet – frihet med struktur

Det flexibla arbetslivet har kommit för att stanna. Men vilka krav ställer det på ledarskap? Hur behöver ledarskapet anpassas för att hybridarbetslivet ska bli långsiktigt hållbart?

text:

Rakel Lennartsson

illustration:

Jens Magnusson

Det kunde ha hänt redan för 20 år sedan, i samband med IT-revolutionen kring millennieskiftet. Men precis som luften gick ur dotcom-bubblan lyfte inte heller visionen om distansarbete. Pandemin, däremot, har snabbspolat oss in i framtiden. Nu behöver ledarskapet anpassas till en verklighet där arbetet är tid- och platsoberoende.

Peter Arnfalk är lektor och forskare vid Internationella miljöinstitutet vid Lunds universitet. Han har forskat på distansarbete i över 20 år och menar att en viktig bromskloss har varit ledarskapet: Det har inte funnits någon fungerande incitamentsstruktur för att få chefer på olika nivåer att uppmuntra eller ens acceptera distansarbete.

Peter Arnfalk. Foto: Internationella miljöinstitutet i Lund

– Distansarbete har i de flesta fall inneburit att man i begränsad omfattning har fått ta hem arbetet så som närmaste chef anser lämpligt, säger Peter Arnfalk. Då har chefer och andra medarbetare inte behövt anpassa sig och har kunnat fortsätta att arbeta som tidigare. Man har krävt att medarbetaren kommer in till kontoret när det är möte och har inte behövt anpassa sig till den nya hybridsituationen.

Dessutom har distansarbete misstänkliggjorts. Hemarbete har ansetts mindre effektivt och chefer på olika nivåer har haft en känsla att de inte haft kontroll.

– Det här är två antaganden som kommit på skam i och med pandemin. Dessutom är det nu så många som vill och kräver att få arbeta på distans att ledningen måste hörsamma det för att kunna rekrytera och behålla personal, säger Peter Arnfalk.

Upplöst kulturell blockering

Forskarkollegan Aleksandre Asatiani beskriver det som en ”kulturell blockering” som lösts upp. Han är verksam vid Institutionen för tillämpad informationsteknologi vid Göteborgs universitet och har i sin forskning bland annat studerat revisions- och rådgivningsbranschen.

Aleksandre Asatiani, Foto. Katja Ragnstam

– Jag tror att revisions- och redovisningsbyråer, tack vare karaktären på deras arbete, är väl placerade för att prova både distans- och hybridarbete. Arbetet är informations- och kunskapsbaserat, det är väldefinierat och förutsebart och resultatet är mätbart, säger han.

Frågan är nu hur ledarskapet behöver förändras för att passa den nya verkligheten.

Johan Lundberg, organisationspsykolog, menar att essensen i ledarskapet är densamma, men att chefer ställs inför nya utmaningar för att få det att fungera digitalt.

– Vi är så fokuserade på det praktiska ledarskapet, men glömmer till exempel ofta det som kallas work design. Det är inte bara ledarskapet som har betydelse utan hur man organiserar arbetet, säger han.

Samarbete allt viktigare

Det handlar om att ”bygga in” grupparbete i det löpande arbetet, det vill säga designa arbetet så att man behöver samarbeta.

– Det är inget nytt men det kommer att bli viktigare när vi arbetar mer digitalt och i hybrid form, och inte träffar varandra lika mycket som tidigare, vilket gör att vi förlorar en del av den sociala samhörigheten, säger Johan Lundberg.

Att det är den sociala samhörigheten som påverkas mest av distansarbete stöds också av tidigare forskning, berättar Aleksandre Asatiani.

– Utmaningarna är att inte bara upprätthålla produktiviteten utan även den sociala samhörigheten och motivationen att vara delaktig i organisationen, säger han.

”Vad som tidigare var ett mejl behöver kanske bli ett telefonsamtal och vad som tidigare var ett telefonsamtal behöver bli ett videomöte.”
Johan Lundberg

Digitala mötesexperiment

Under de senaste två åren, när pandemin tvingat oss att hålla distansen, har många företag experimenterat med digital fika, digital aw och digital speed dating, för att främja gemenskap och motverka social isolering.

Kortsiktigt verkar det fungera, men de långsiktiga konsekvenserna är svåra att överblicka. Vad händer till exempel när man byter arbete och ska komma in i en ny grupp och ny kultur samtidigt som arbetet huvudsakligen sker på distans?

Många arbetsledare ställer sig också frågan hur man ska få ihop hybrida team, nu när trenden går mot högre individuell flexibilitet och arbete ”à la carte”, kanske till och med asynkront.

– Man måste utgå från det digitala, den digitala arbetsytan ska vara grunden i arbetet, säger Peter Arnfalk. Särskilt om man ibland behöver ha möten där några är med digitalt och några sitter i rummet.

Anna Pontén. Foto: Anna Ledin Wirén

Anna Pontén, HR-chef på Deloitte, håller med:

– När det är digitalt är det digitalt för alla, man behöver sätta tydliga regler för hur ett möte ska gå till, det behövs mer struktur än vid fysiska möten, säger hon.

Hybrida möten en utmaning

Forskning visar att hybridmöten är svåra att leda, då deltagare som är med på distans riskerar att känna sig bortprioriterade och ignorerade, medan de som sitter i rummet anklagar distansdeltagarna för att inte vara uppmärksamma och engagerade.

Samtidigt pekar allt mot att framtiden kommer att vara hybrid. Peter Arnfalk berättar om en undersökning han gjorde nyligen bland 350 mötesdeltagare. Tre fjärdedelar av dem, 74 procent, svarade att de inte vill undvika hybridmöten. I stället gäller det att anpassa förutsättningarna till den hybrida verkligheten.

Numera finns exempelvis mikrofoner som är integrerade i taket och automatiskt riktar sig mot personen som talar. På samma vis finns det uppkopplade dokumentkameror, vilket innebär att man kan sitta på sin plats och rita på ett papper så att alla ser det.

Men tekniken kan inte kompensera för alla nyanser som vi går miste om när vi inte träffas fysiskt.

– Kommunikationen blir mindre innehållsrik när vi inte möts fysiskt, säger Johan Lundberg.

Johan Lundberg. Foto: Malin Kihlström

Tänka nytt kring kommunikation

Hans tips är att uppgradera all kommunikation en nivå.

– Vad som tidigare var ett mejl behöver kanske bli ett telefonsamtal och vad som tidigare var ett telefonsamtal behöver bli ett videomöte.

En annan tillämpning av hybridmodellen är att dela upp stora globala eller nationella möten i flera mindre regionala möten.

– I stället för att alla reser långt till ett ställe kanske man träffas på sex olika ställen, i så kallade poddar eller hubbar som är uppkopplade med varandra, säger Peter Arnfalk.

–Det kan bli det bästa av två världar i stället för det sämsta av två världar.

Han arbetar för närvarande åt flera FN-organ med att utveckla deras riktlinjer för framtidens hybrida möten och är full av entusiasm över möjligheterna de ger. Förutom miljöaspekten nämner Peter Arnfalk att dokumentationen förenklas när allt sker digitalt. Det kan också finnas fördelar ur jämlikhets- och tillgänglighetssynpunkt.

– Det finns många som har mycket att säga som känner blyghet inför en stor publik men inte har några problem online.

”När det är digitalt är det digitalt för alla, man behöver sätta tydliga regler för hur ett möte ska gå till, det behövs mer struktur än vid fysiska möten.”
Anna Pontén

Träffas fysiskt fortsatt viktigt

Evenemang blir också mindre exkluderande när de sker online och fler kan delta. Samtidigt finns det ett odiskutabelt värde av att träffas fysiskt. Peter Arnfalk jämför med att träffas hemma för att se en fotbollsmatch tillsammans på TV. Det är kanske inte samma känsla som att stå på läktaren, men det ger en större upplevelse än att sitta själv.

På Deloitte använde man sig faktiskt av en hybridmodell av den typ som Peter Arnfalk utvecklar för FN, vid årets onboarding-event.

– Det var ett ganska avancerat hybridevent som skapade bra balans mellan att både få mötas i grupp och att få gemensam kännedom om Deloitte, säger Anna Pontén.

Eventet sändes från en studio med gemensamma inslag, samtidigt som fysiska möten pågick runtom i Sverige.

– Det hybrida formatet lämpar sig för vissa sammanhang, men det är skillnad på event och möten, betonar Anna Pontén.

Hennes erfarenhet är att mindre möten, med max tio deltagare, ofta blir väldigt bra online, kanske till och med bättre än fysiskt. Däremot tycker hon att man ska undvika hybridmöten så långt det går. Sitter några på plats kan de ändå koppla upp sig från varsin dator så att alla mötesdeltagare deltar på samma villkor.

– Det handlar om medvetet ledarskap och att göra aktiva val. Frågan om ett möte ska vara fysiskt, digitalt eller i hybrid form är lika viktig att ta ställning till som frågan om vilka som ska vara med på mötet, säger Anna Pontén.

 

Mer om det nya ledarskapet:

Annons

utgiven av

Ansvarig utgivare

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Med Balans nyhetsbrev får du varannan vecka det senaste från revisions- och rådgivningsbranschen.