Den ovissa vägen mot en digital kultur

Omvärldsanalys  

Det är sol för tredje dagen i rad. Rännilen av cyklister som kämpar längs Västerbrons spända betongbåge blir längre för varje morgon. Vyn över Riddarfjärden och stadshuset utstrålar mäktighet och beständighet, egenskaper som står i skarp kontrast till de stora förändringar som pågår på många av de arbetsplatser och kontor som cyklisterna är på väg till. Den digitala utvecklingen har, liksom våren efter en lång vinter, fått något sprittande och ostoppbart över sig. Är vi på väg in i en ny era? Charlotta Kronblad, forskare på Handelshögskolan och en av landets ledande experter på digitalisering, svarar ja.   

Charlotta Kronblad

– Jag har forskat om digitalisering i sju år och under de första åren hände det ärligt talat inte så mycket. Men under det senaste året har det exploderat, till exempel genom AI som Chat GPT. Nu känns det som att utvecklingskurvan är exponentiell, säger Charlotta Kronblad.  

En av dem som cyklar till jobbet är Erik Arwinge. Tidigare var han chief digital officer på BDO, i dag är han managementkonsult och delägare i företaget Digital Engine som stödjer revisions-rådgivnings och redovisningsbyråer i arbetet med att anpassa sin verksamhet till den digitala utvecklingen. Han menar att branschen i grunden är konservativ och haft en motvilja att agera, men att den nu ackumulerat en slags kritisk massa av insikt som fått saker att hända.  

– När jag började var det många som hade attityden att digitalisering är en fluga som snart kommer gå över och då skulle man kunna börja jobba ”på riktigt” igen. Det där avmätta höll i sig ganska länge, men under de sista åren så har intresset från branschen ökat markant, säger Erik Arwinge.  

Per Defalva och Erik Arwinge på Digital Engine hjälper byråer inom revision, rådgivning och redovisning att anpassa sin verksamhet till den digitala utvecklingen.

Branschens växande intresse till trots kan processen att digitalisera sin verksamhet vara både komplicerad och dyr. Enligt studier av konsultföretaget McKinsey så misslyckas 70 procent av de företag som driver digitala utvecklingsprojekt med att nå sina mål. På företagshotellet Convendum, ett stenkast från Centralstationen, träffar vi Erik Arwinges kollega Per Defalva, före detta IT-chef på PwC och numera VD för Digital Engine. Baserat på sina egna praktiska erfarenheter har han en tydlig teori om varför många insatser slår fel: Orsaken är sällan att pengar saknas eller att fel program har köpts in. Problemen handlar om kulturen. 

– Företag kan köpa in system efter system, men sen visar det sig att de ändå jobbar lika mycket som förut, och att de kanske till och med blivit fler på avdelningen som skulle effektiviseras, utan att få mer gjort. Så pengar är inte den stora grejen, den stora grejen är att vi måste börja tänka på ett annat sätt, säger Per Defalva.  

Digital kultur

En företagskultur kan beskrivas som ett uttryck för de värderingar, attityder och beteenden som råder i ett företag, sammanfattat av meningen: ”hur vi gör saker här”. Vad är då en digital kultur? Forskaren och docenten Frida Pemer, även hon verksam på Handelshögskolan i Stockholm, tänker sig öppenhet och nyfikenhet.    

– Företagets ledning och medarbetare behöver vara intresserade av att ta till sig och använda sig av digitala teknologier i sitt arbete. De ser inte tekniken som ett hot, utan som ett stöd eller en möjlighet, och allra helst som en integrerad del av arbetet, säger Frida Pemer.  

Forskarkollegan Charlotta Kronblad tillägger att den digitala kulturen förutsätter att företagsledningarna ställer sig själva en rad viktiga frågor: Vad innebär den digitala utvecklingen för vårt sätt att arbeta? För hur vi organiserar oss? För hur vi styr våra medarbetare? För hur vi belönar dem? För hur vi tar betalt för tjänsterna? 

– I en digital kultur ingår digitaliseringen i affärsmodellen och det digitala är själva utgångspunkten för innovation och nyskapande, och inte bara något som effektiviserar en befintlig process, säger Charlotta Kronblad. 

Sociala primater

Per Defalva och Erik Arwinge tar en promenad förbi solglada lunchgäster på Vasagatans uteserveringar. Ett par minuter västerut huserar revisionsbyrån WeAudit i en klassisk 1800-talslägenhet med högt i tak och ljusa trägolv. Här ska Per och Erik hålla workshop. Under de senaste åren har de haft ett 50-tal liknande träffar med företag som vill utveckla sin digitala kultur. Grundbulten i deras koncept är mycket enkel.  

–  Vi missionerar kring att man ska sluta tänka på system och grunkor och AI och allt det där, och i stället titta på sitt arbetssätt. Själva förutsättningen är att vi är ett gäng sociala primater som ska jobba tillsammans på en revisionsbyrå eller redovisningsbyrå. Det viktigaste man kan göra i början är att sätta sig ned och prata, säger Erik Arwinge.  

Han jämför med industriföretag som Scania, med oerhört utmejslade produktionslinjer där robotar tillverkar en lastbil från start till mål. 

Erik Arwinge, managementkonsult på Digital Engine.

– I tjänstelevererande företag har vi inte alls samma tradition som industriföretagen av att gå igenom hur vi arbetar, eller hur kan vi bli effektivare och ta bort sådana arbetsuppgifter som kan automatiseras.  

Per Defalva tillägger att teknikutvecklingen just nu går i raketfart och att det att är omöjligt att säga var den landar, å andra sidan har tekniken som krävs för att lösa många av de problem som byråer står inför i dag funnits ganska länge.  

– Den tekniken är tillgänglig och varken jättedyr eller komplicerad. Därför ligger vårt fokus inte på tekniken, utan på processen. Vi försöker till exempel identifiera varför en byrå har en massa start-stopp-moment som hackar upp arbetsdagen. Kanske är det för att de manuellt måste hålla på och flytta saker mellan olika system?  

Under en workshop brukar Per och Erik ge kunden i uppdrag att komma med förslag som skulle förbättra företagets work-flow. Det brukar landa i mellan 15-25 konkreta förslag.
– Efter en två-timmars workshop så har de en lista med idéer som de också har fått rangordna och sätta en prioritetsordning på. Det blir ett väldig effektivt sätt att komma framåt, säger Per Defalva. 

En digital kultur bygger på öppenhet och nyfikenhet.

Människa och maskin  

Den nuvarande teknikutvecklingen har liknats vid en fjärde industriell revolution. De tidigare industriella revolutionerna innebar att många yrkesgrupper försvann och att många människor förlorade sin försörjning. Charlotta Kronblad tror att de som i dag jobbar inom revision, rådgivning och redovisning snarare kommer att behöva renodla sina roller än att ställa sig i kön till arbetsförmedlingen.  

– Det stora med digitaliseringen är att lära sig kombinera människa och maskin, så att vi kan låta maskinen göra det den är bäst på, vilket är att hantera och analysera stora mängder data, alltså mekaniskt och analytiskt arbete, medan vi kan låta människan stå för empati, kreativitet, integritet och omdöme, egenskaper som det är en svår nöt för maskinen att knäcka, säger Charlotta Kronblad.  

En som omfamnar maskinens intåg är Henrik Ahnkron, auktoriserad revisor och produktägare på WeAudit. I ett vårsoligt konferensrum resonerar han med Erik Arwinge och Per Defalva om ”extremiteter långt ute i processkedjan” som kan bli föremål för nästa automatiseringslösning.  

– Vår approach är att hela tiden flytta gränsen för hur stor del av processen maskinen kan sköta innan en människa behöver ta vid. Vi ser varje steg framåt som en affärsinvestering som vi är övertygade om att kunna räkna hem ekonomiskt inom en snar framtid, säger Henrik Ahnkron.  

WeAudit har en ung personalstyrka och för Henrik Ahnkron handlar digital kultur till stor del om att jobbet ska bli mer tillfredsställande och branschen mer attraktiv för den unga generationen.  

– Unga människor i dag som har gått en lång utbildning kommer inte hit för att sitta och sprätta engagemangsbrev och stansa in i ett system, så kan vi få undan det jobbet på ett sätt som kostar mindre än vad vi lägger i tid på det, då är det värt otroligt mycket för oss, säger Henrik Ahnkron.  

Per Defalva påpekar att behovet av utveckling även handlar om att branschen ska klara sin kompetensförsörjning. För paradoxalt nog finns det parallellt med rädslan över att AI ska ta över alla jobb också en farhåga om att arbetskraften inte ska räcka till.  

– Jag tror att dagens magra inflöde av nytt folk till branschen åtminstone delvis beror på att den yngre generationen inte lockas av att jobba massor med övertid med mindre roliga uppgifter för att kanske en gång i framtiden få bli partner. Alltså måste vi både effektivisera våra arbetsprocesser och göra jobben mer attraktiva, annars kommer det inte att gå ihop, det är ju fortfarande lika många bolag som ska revideras.  

Hinder på vägen 

Chat GPT sammanfattar läget på följande sätt: ”Byråerna inom revision och redovisning har kommit långt på vägen mot en digital kultur, men det finns fortfarande mycket kvar att göra för att fullt ut utnyttja fördelarna med den digitala transformationen.” Forskarna och företagarna som Balans har pratat med är böjda att hålla med. Mycket har hänt, men det finns fortfarande fundamentala saker i branschens struktur som utgör hinder. Charlotta Kronblad tar upp den traditionella affärsmodellen.  

– Timdebiteringen är ett väldigt stort hinder som samtidigt kan kännas som ett skydd för den delen av branschen som inte är så benägen till förändring. För så länge kunderna är villiga att betala höga timtaxor för arbete som egentligen skulle kunna automatiseras så finns det ingen motivation till utveckling. Frågan är bara hur länge den affärsmodellen håller, säger Charlotta Kronblad.  

Även byråernas ägarstruktur med en strikt hierarki fram till det hägrande målet att bli delägare är under lupp. Erik Arwinge på Digital Engine pekar på faran av kortsiktighet. 

– Har man blivit partner efter att ha jobbat hårt i många år har man antagligen ett starkt incitament att få ut sin vinst nu, innan man går i pension, och det kan leda till ett slags modus operandi-tänk. Man fortsätter gärna att göra på samma sätt som funkade bra förra året, säger Erik Arwinge.  

Frida Pemers bild är att en framväxande digital kultur kommer att förändra både hur företagen bygger sina organisationer och hur deras belöningssystem och karriärvägar kommer att se ut.  

– Det är en spännande tid med mycket diskussioner och tankar i omlopp och antagligen kommer det dröja ett tag innan situationen stabiliserar sig, men min gissning skulle vara att företagen kommer att komplettera de befintliga karriärvägarna med nya. Kommer man in som digital expert kanske man inte är intresserad av att bli partner, och enligt nu gällande regler kanske man inte heller tillåts bli partner. Då behöver företagen hitta andra sätt för att  attrahera och behålla den här typen av kompetens, säger Frida Pemer.  

Hierarkier och gränser 

Spännande men lite skrämmande. Gamla hierarkier och gränser utmanas och är kanske på väg att försvinna. Under intervjuerna för den här artikeln har vikten av att våga kommit upp många gånger. Att våga sammanföra olika kompetenser och samarbeta över gränser, även i konstellationer med konkurrerande företag. Claire Ingram Bogusz, docent vid Uppsala universitet, forskar om bitcoins, blockkedjor och gigekonomi. För henne är det gränsöverskridande elementet centralt för den digitala utvecklingen.  

– Det som verkligen fascinerar mig är när individer från helt olika håll, med olika bakgrund, från olika organisationer, går samman för att lösa ett problem vars angelägenhet är mycket större än det enskilda företagets intresse. Många av de företeelser jag forskar om har inte helt och hållet lyckats eller blivit funktionella ännu. Men de är uttryck för ambition, vilja och mod att samarbeta över gränser, och det tycker jag känns väldigt spännande och hoppfullt inför framtiden, säger Claire Ingram Bogusz.  

Claire Ingram Bogusz. Foto: Jonas Eng

Frida Pemer har nyligen tillsammans med Charlotta Kronblad samt Anna Jonsson på Lunds Universitet inlett ett forskningsprojekt som handlar om hur ledande byråer inom revision, arkitektur och juridik samarbetar med start-ups och mindre företag inom legal tech och fintech.  

– Tillsammans med techföretagen bygger byråerna upp ett slags ekosystem av lärande för att höja sin kunskapsnivå och förmåga att hänga med i utvecklingen. I bästa fall sker då ett kunskapsutbyte som kan berika och inspirera båda parter, säger Frida Pemer.  

De större byråerna tar också många initiativ för att få att stärka kommunikationen mellan olika delar av den egna organisationen. Frida Pemer lyfter förekomsten av helt nya yrkesroller som translators.  

– Det gäller att bygga bryggor mellan olika yrkesgrupper, till exempel revisorer och digitala utvecklare så att de kan mötas och skapa nya lösningar tillsammans. Translatorns uppgift är att kunna en del om både teknik och revision så att det blir möjligt att fånga upp problem som revisionssidan ser och kommunicera det till utvecklarna, och i nästa steg säkerställa att utvecklarnas tekniska lösning verkligen är det som revisorerna behöver. På så sätt höjer man också kunskapen om varandras områden, säger Frida Pemer.  

Frida Pemer. Foto: Handelshögskolan.

Den svarta lådan  

Den framväxande digitala kulturen kommer inte bara innebära att branschen hittar effektivare arbetssätt. Den kommer också innebära att branschen får en förändrad roll och kanske helt nya uppgifter. Ett exempel på en möjlig ny nisch för landets revisorer har att göra med den brist på transparens som uppstår när en del av beslutsfattandet i samhället blir automatiserat och bygger på algoritmer. Sådana konsekvenser av digitaliseringen kallas ofta för svarta lådan-problem. När besluten vävs in i digitala strukturer blir de som inlåsta i en svart låda, oåtkomliga för medborgaren och därmed också en demokratiförlust. Charlotta Kronblad menar att det vore en utmärkt uppgift för landets revisorer att kontrollera algoritmer och algoritmiska system så att översättning från regelverk till kod är korrekt.  

– Det finns ett extremt stort behov i samhället i dag av en oberoende funktion som kan säkerställa överensstämmelsen mellan det som programmeras in i koden i ett beslutssystem och våra lagar. Jag tycker att revisorerna är den klart mest lämpade professionen att ta den pucken och jag tror att det kan bli väldigt värdeskapande både för professionen och för samhället, säger Charlotta Kronblad.  

I konferensrummet på WeAudits kontor så packar Per Defalva och Erik Arwinge ihop sina datorer. De har ett möte kvar innan arbetsdagen är slut. Men Eriks tidschema är lite tajt så han droppar för Per att han skulle behöva sätta på sig cykelkläderna redan inför mötet. Per tittar aningen förvånad på sin vän och kollega.  

– Ska du verkligen ta mötet i cykeldräkten?  

Vägen mot en digital kultur blir sällan som vi förväntat oss.