Den 15 december 2022 infördes regelverket ISQM som innebär ett nytt sätt att hantera kvalitetsstyrningen på revisionsbyråer. Arbetet ska utvärderas minst en gång per år. Det betyder att det är hög tid att se över byråns kvalitetshantering.

Mikael Winkvist, konsult på FAR, har lång erfarenhet av kvalitetsarbete. Han tror att många byråer har börjat förstå fördelarna med ISQM, trots den ökade arbetsbördan.

Mikael Winkvist. Foto:FAR

– Syftet med ISQM är att säkerställa en hög kvalitet i utförandet av uppdrag och tillförsäkra att de rapporter som byrån avger är korrekta. Det är ett omfattande arbete, men jag tror att allt fler byråer börjar förstå nyttan med att gå igenom den här processen. Byråerna får stöd att utforma formaliserade rutiner och processer som hjälper dem att upptäcka brister i kvaliteten. Det kan exempelvis handla om att revisionsmetodiken inte efterlevs fullt ut eller att det finns medarbetare som inte har genomgått nödvändig utbildning.

Övervakning av kvalitetsstyrningssystemet

För att säkerställa en effektiv kvalitetshantering behöver byråer arbeta med övervakning och utvärdering. Syftet är bland annat att byrån ska kunna vidta lämpliga åtgärder för att hantera de brister som identifierats. Det underlättar en proaktiv och kontinuerlig förbättring av kvaliteten i uppdragen.

Övervakningen ska omfatta hela kvalitetsstyrningssystemet. Det kan exempelvis gälla ansvarsfördelningen, riskbedömningsprocessen eller åtgärdsaktiviteterna. Övervakningen ska vara skräddarsydd för den egna verksamheten. Omfattningen av arbetet och vilka aktiviteter byrån genomför beror bland annat på riskbedömningen och resultaten från tidigare övervakningsåtgärder.

Skräddarsy åtgärderna

– Byråer kommer sannolikt att använda sig av en mix av löpande och periodiska övervakningsaktiviteter. På stora byråer med många medarbetare är det sannolikt att det är en större andel löpande övervakning medan mindre byråer troligen kommer att arbeta mer med periodiska övervakningsaktiviteter. Varje byrå måste skräddarsy åtgärderna utifrån sina egna förutsättningar. Det finns dock delar som är viktiga för alla. Det handlar bland annat om kvalitetskontroller av genomförda uppdrag som är en övervakningsaktivitet som ISQM 1 specifikt kräver att alla revisionsbyråer genomför, säger Mikael Winkvist.

Kvalitetskontroller av genomförda uppdrag kan ge byrån värdefull information om olika kvalitetsrisker och säkerställa en god efterlevnad av policyer och standarder. Troligen krävs det dock fler aktiviteter för att kunna utvärdera byråns kvalitetshantering. Det kan exempelvis handla om att utvärdera revisionssystem, granska dokumentation eller kontrollera närvaro vid utbildningar.

Framgångsfaktorer för ett lyckat kvalitetsarbete

Övervakning och uppföljning av identifierade brister är centrala delar i en effektiv kvalitetshantering. Det gäller dock att företaget har gjort ett ordentligt grundarbete, bland annat genom en väl genomarbetad riskanalys och implementation av lämpliga motåtgärder.

– För att lyckas med ISQM är det viktigt att definiera tydliga roller. Vem är ansvarig för företagets kvalitetsstyrningsarbete och vem ska utföra övervakningen? Det är också avgörande att det finns en systematik för dokumentationen. Det kan exempelvis vara att revisionsbyrån investerat i ett särskilt system för dokumentation av sitt kvalitetsstyrningssystem eller att man via referenser i riskanalysen och mappstrukturer på datorn skapar en systematik som gör det enkelt att få fram riskbedömningar, motåtgärder, övervakningsåtgärder och övrig dokumentation, säger Mikael Winkvist.

Säkerställ att åtgärder ger effekt

Det är också viktigt att byrån säkerställer att vidtagna åtgärder ger avsedd effekt. Det gäller därför att utvärdera att åtgärderna är effektiva och lämpligt utformade för att hantera identifierade brister. Då det kan ta tid innan vissa åtgärder får effekt kan olika aktiviteter behöva följas upp vid olika tidpunkter.

Senast den 15 december 2023 ska revisionsbyråerna ha gjort sin första utvärdering. Mikael Winkvist tror att en lärdom blir hur viktigt det är det är att arbeta med regelverket löpande under året.

– Jag tror att många byråer har upptäckt att kvalitetsarbetet tar mer tid än förväntat. Därför är det viktigt att arbeta med övervakningsåtgärder under hela året. Då undviker man en tung avslutning på året.

Läs även: