Arkivering i molnbaserade program och system – det här gäller

1. Sparas importerade betalfiler i bokföringsprogrammet? Är det någon skillnad om det finns en integration med banken eller inte? Och är det skillnad beroende på vilken bank företaget har?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

I alla våra bankkopplingar sparas tillräcklig mängd data på varje inläst transaktion i programmet och den inlästa datan kan inte manipuleras. Det är ingen skillnad mellan våra integrationer till olika banker. Har man någon av våra bankkopplingar behöver företaget inte spara bankkontoutdrag och transaktioner separat, allt finns lagrat i bokföringsprogrammet. Manuella filer sparas inte om man importerar och exporterar filer manuellt mellan banken och bokföringsprogrammet.

Lars Alm, Fortnox:

Ja, underlaget sparas oavsett om det finns en integration eller inte och är oberoende av vilken bank som används.

2. Om företaget inte vill använda ert bokföringsprogram längre, hur säkerställs att bokföringslagens arkiveringskrav efterlevs?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Vi lagrar företagets bokföringsdata i sju år, även när företaget sagt upp sitt abonnemang hos oss. Vi tillhandahåller ett read-only läge, som man kommer åt under hela arkiveringsperioden.

Lars Alm, Fortnox:

I Fortnox finns möjlighet att exportera sitt underlag för att själv kunna arkivera underlaget under arkiveringstiden. Processen omfattar att exportera: behandlingshistorik, filer och kopplade underlag ,  SIE-Export, reskontror och liknande rapporter. Om man inte vill arkivera informationen själv finns det möjlighet att nyttja en enkel läs-licens som möjliggör att informationen finns kvar och lagras men utan att man har möjlighet att arbeta vidare i programmet.

3. Hur säkerställs att bokförda verifikationer inte raderas eller ändras i bokföringsprogrammet?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Som grundprincip kan inte verifikationer raderas i programmet, varken bokförda eller preliminära verifikationer. När företaget låst en bokföringsperiod går det inte att ändra verifikationer i den perioden, dessa anses då vara bokförda. Programmet påminner företaget att låsa perioden med den periodicitet som angetts i programmets inställningar. En låst period eller ett låst år går att låsa upp, vilket noteras i behandlingshistoriken tillsammans med noteringar om korrigeringar av verifikationer.

Lars Alm, Fortnox:

Behöver en ändring göras i ett befintligt verifikat rekommenderar vi att göra en ändringsverifikation. Det finns möjlighet att stryka rader och lägga till rader i ett verifikat och detta dokumenteras i behandlingshistoriken tillsammans med de justeringar som gjorts. Man har också möjligheten att göra en ändringsverifikation för att hantera förändringar. Det går även att radera det senast tillagda verifikatet i en serie om något blivit helt fel så länge perioden inte är låst. All behandling som görs lagras i behandlingshistoriken för spårbarhet.

4. Finns behandlingshistorik i bokföringsprogrammet?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Ja. I vårt webbaserade bokföringsprogram Visma eEkonomi hittar man behandlingshistoriken under bokföring.

Lars Alm, Fortnox:

I Fortnox finns behandlingshistorik där information om behandling lagras tillsammans med information om program, händelse, användare och tidsstämpel. Vid sökning går det att filtrera behandlingshistoriken på tid, användare, program och rubrik för en händelse. Det går även att göra export i både CSV och PDF-format för extern lagring.

5. Har ni som programvaruleverantör stöd för att upprätta systemdokumentation, som omfattar inte bara bokföringsprogrammet utan alla andra program som hanterar transaktioner/affärshändelser?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Ja, det finns stöd för detta i Visma Spcs Advisor. Byrån har själv möjlighet att ange vilka system som används.

Lars Alm, Fortnox:

Det finns en systemdokumentation som alla kunder kan ta ut ur systemet, i denna finns information om program, integrationer, kontoplan, samlingsplan. Har man system utanför Fortnox behöver man komplettera med information om dessa manuellt. Även information om hur arkivering av data sker behöver läggas till som en bilaga.

6. Om man använder externt program, till exempel en kvittoapp, lagras då underlaget till affärshändelsen i bokföringsprogrammet?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

I de kvittoappar Visma Spcs tillhandahåller lagras bildunderlaget på affärshändelsen i bokföringsprogrammet. Motsvarande möjlighet finns för externa programleverantörer att skicka in bildunderlag tillsammans med en verifikation till bokföringsprogrammet, enligt anvisningarna i vårt API.

Lars Alm, Fortnox:

När vi tittar på exemplet med kvitto-appar så lagras underlaget även i Fortnox. Det är dock upp till integratören som bygger och hanterar lösningen om underlaget förs över till Fortnox eller om man har valt en annan lösning tillsammans med kunden.

7. Hur är ert programstöd utformat för konsultens/byråns dokumentation av uppdrag som följer Reko? Är dokumentation i form av kommunikation som sker i ett system som både konsulten och byrån kommer åt arkiverad i ett system som byrån har tillgång till?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

I Visma Spcs Advisor finns möjlighet att spara mejlkorrespondens och dokument för respektive uppdragsgivare. Både konsult och byrån har åtkomst till all lagrad dokumentation. Byrån får också automatisk dokumentation enligt Reko i form av Behandlingshistorik i Visma Spcs Advisor samt om man använder inbyggd funktionalitet som uppdragsbrev, bevakningslistor, resursplanering och tidredovisning. Man får också automatisk dokumentation när man nyttjat funktionalitet i Visma Spcs Skatt & Bokslut Pro, såsom “fyra-ögon” kontroller och checklistor. Naturligtvis sker automatisk dokumentation även när man nyttjar Visma Spcs Advisor KYC.

Lars Alm, Fortnox:

Meddelandetjänsten möjliggör att konsulten kan kommunicera med klienten i Digital byrå. Klienten får en notis i appen när byrån kommunicerat med dem. Kommunikationen mellan en konsult kan tillgängliggöras för samtliga konsulter på byrån vilket underlättar vid semester och sjukdom när någon kollega behöver stötta upp. Om ett meddelande rör exempelvis en leverantörsfaktura kan konversationen kopplas och bli synlig direkt på underlaget. Vi har nyligen lanserat möjligheten att upprätta uppdragsavtal i Digital byrå, inklusive uppdragsbilaga. På sikt ska uppdragsavtalet kunna styra vilka aktiviteter som sätts upp i översiktsvyerna. På så vis knyter vi samman avtalet och leveransen. I Digital byrå finns också möjlighet för byrån att samla sin interna dokumentation. Byrån kan själv bygga en egen mappstruktur och samla dokument där. Genom behörighetssystem begränsas dokumentationen om en klient till de konsulter som har åtkomst till klienten.  Vi har idag en funktion i Digital byrå där byrån kan sätta upp aktiviteter i en översiktsvy. I översiktsvyn kan man följa status på en enskild kund eller enskild aktivitet på alla sina kunder. Aktiviteterna sätts upp genom att ange vad de ska utföra åt kunden, frekvens och deadline. Detta hjälper konsulten att prioritera och planera sin arbetsdag. På aktiviteterna kan konsulten även kommentera. Alla dessa saker som jag nämnt bidrar till att uppdragen är i överlämningsbart skick. Kommunikation, Uppdragsavtal, Dokument och Aktiviteter/kommentarer sparas i Digital byrå även för avslutade klienter.

8. En praktisk fråga kopplad till Reko 756 Arbetsgivardeklarationer, där följande framgår av tillämpningsanvisningarna nedan. På vilket sätt efterlevs dokumentations-arkiveringskraven i de system som byrån har tillgång till?

”Konsultens dokumentation ska omfatta konsultens kommunikation med uppdragsgivaren, uppdragsgivarens respons och konsultens slutsats. Konsulten ska även bevara en kopia eller motsvarande information av arbetsgivardeklarationen. Det kan till exempel vara kvittensen från Skatteverket alternativt arbetsgivarrapporten från lönesystemet.”

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Konsult och byrå har tillgång till de arbetsgivardeklarationer som skapats och automatiskt arkiverats i vårt molnbaserade löneprogram. I Visma Spcs Advisor finns även möjlighet att spara mejlkorrespondens och dokument för respektive uppdragsgivare.

Lars Alm, Fortnox:

I Digital byrå finns möjlighet för byrån att samla sin interna dokumentation i ett digitalt arkiv. Genom behörighetssystem begränsas dokumentationen om en klient till de konsulter som har åtkomst till klienten.

9. Hur ser ert programstöd ut för planering av enskilda uppdrag?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Mycket bra. Det finns stöd att resursplanera per kund och/eller uppdrag alternativt per medarbetare. Användarna kan också sätta egna beläggningsgradsintervall så att de tydligt ser när det är för mycket eller lite jobb inplanerat. Dessutom finns stöd för bevakningslistor där man ser status på respektive enskilt uppdrag som byrån.

Lars Alm, Fortnox:

Vi har idag en funktion i Digital byrå där byrån kan sätta upp aktiviteter i en översiktsvy. Aktiviteterna sätts upp genom att ange vad de ska utföra åt kunden, frekvens och deadline. Detta hjälper konsulten att prioritera och planera sin arbetsdag. På aktiviteterna kan konsulten även kommentera.

10. Vad händer med konsultens eller byråns dokumentation när byrån väljer en annan systemleverantör?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Vi sparar datan i sex månader efter det att avtalstiden på Visma Spcs Advisor löpt ut. Byrån har möjlighet att exportera all nödvändig dokumentation.

Lars Alm, Fortnox:

Behandlingshistorik från systemet kan exporteras från Digital Byrå till Excel eller PDF Alla sparade dokument under dokumentfliken kan exporteras till zip-fil. Kommunikation mellan byrå och kund som skett i Fortnox kan exporteras till CSV-fil för arkivering. Eventuella kommentarer kring ovan nämnda aktiviteter kan i dagsläget inte exporteras utan dessa behöver hanteras manuellt om de ska sparas.

11. Har ni några nyheter på gång – som hjälper byrån eller konsulten i arbetet med dokumentationen för att uppnå ”överlämningsbart skick”?

Henrik Andrén, Visma Spcs:

Ja, snart kommer fler bevakningspunkter uppdateras med automatik i Visma Spcs Advisor. Det innebär att konsulten får ännu mer hjälp av systemet att uppdatera status i bevakningslistorna, vilket sparar tid för konsulten och säkerställer det överlämningsbara skicket.

Lars Alm, Fortnox:

Vi har redan i dag flera funktioner som tillsammans skapar ett överlämningsbart skick på uppdragen, se svar fråga 7. Utöver detta kommer vi inom kort lansera Fortnox Kundkännedom. Som nämnts ovan har vi flertalet funktioner för att säkerställa överlämningsbart skick. Exempelvis: Möjligheten att skapa anteckningar och instruktioner för tjänster och aktiviteter i Digital Byrå, möjligheten att skapa anteckningar kring status för olika aktiviteter, möjligheten att samla dokument och information i Digital Byrå, inklusive exempelvis exporterade mejl-konversationer samt möjligheten att föra kommunikationen med kunden direkt.