9 tips för en smartare lönehantering

Lönen är viktig för dina egna och dina kunders anställda. Den ska komma i tid, vara korrekt och följa de lagar, regler och olika avtal som styr förhållandet mellan arbetsgivare och anställd.

Lönehantering kan med andra ord vara både komplext och tidskrävande. Men med ett modernt löneprogram och smarta arbetssätt kommer man långt.

Nästan alla redovisningsbyråer i Sverige har någon form av löneuppdrag åt sina kunder. Allt från att gå in stötta då och då, till att kunderna outsourcar hela lönehanteringen till byrån.

För dig som är ny i branschen och kanske ännu inte landat några löneuppdrag för dina kunders räkning, eller som än så länge bara hanterar lönerna för något enstaka kunder – här kommer våra bästa tips för en smartare lönehantering.

Jobba smart från start

Att jobba webbaserat är en hygienfaktor i dag. När vi pratar om att jobba smart, handlar det i stället om att kunna koppla ihop löneprogrammet med andra delar av den löpande redovisningen, som till exempel kvittohanteringen och bokföringen.

Det handlar också om att programmet sköter viktiga och tidskrävande delar av lönehanteringen, som exempelvis automatisk inlämning av Arbetsgivardeklaration på individnivå (AGI).

Genom att tänka smartness redan från start sparar man in manuella arbetsmoment och får en smidigare process.

En annan viktig aspekt är att välja en skalbar lösning, så att du och kunderna inte behöver byta löneprogram när ni växer tillsammans och det kommer in fler medarbetare i verksamheten.

1. Dela på jobbet

Se till att kundernas anställda själva rapporterar in sin när- och frånvaro. Se också till att de levererar in alla underlag digitalt, för att minska din handpåläggning och risken för fel.

Att involvera kunderna i löneprocessen och ge dem insyn skapar trygghet både för dem och för dig själv.

2. Sätt tydliga deadlines

Sätt ett sista datum för när ni på byrån behöver ha in alla underlagen. Dels för att hinna påminna om underlag som saknas, dels för att hinna förbereda allt inför lönekörningen i tid.

3. Var ute i god tid

Att lönen betalas ut i tid är det viktigaste för dina kunders anställda. Därför är det viktigt att man får in alla underlag i tid och förbereder det som går att förbereda inför lönekörningen.

4. Välj digitala lönebesked

När man skickar lönerna digitalt kan man få återkoppling snabbt från kundernas anställda om det är något med lönen som inte stämmer – och hinna rätta det innan det är dags för utbetalning.

De anställda har dessutom alla saldon lättillgängliga i mobilen och du slipper svara på en massa frågor om hur många semesterdagar som återstår.

5. Lägg in påminnelser

Lägg in påminnelser om när en lön eller ett avtal förändras. Då hinner du göra alla justeringar i god tid innan dagen för lönekörningen är här.

6. Håll koll på viktiga avtal

Med ett modernt löneprogram kommer du som sagt långt när det gäller att följa lagar och regler.

Men de kollektivavtal som dina kunder och deras företag följer är bra att ha nära till hands – så att du enkelt kan hitta information om det uppstår situationer där du är osäker.

7. Involvera kunderna

En annan viktig anledning till att dela på arbetet är att involvera kunderna och deras företag i lönearbetet. Ett bra första steg är att låta dem sköta attesten av de anställdas löner.

8. Bokför semesterskulden månadsvis

Genom att bokföra semesterskulden månadsvis får både du och kunden tillgång till uppdaterat och korrekt data om företaget och ekonomin.

9. Vill du också ha en smartare lönehantering?

Samarbete är det smidigaste sättet att jobba med lönerna. När du använder Fortnox Lön och dina kunder och deras anställda samtidigt använder Fortnox Lön Personlig, kan ni göra det ni är bäst och snabbast på. Ni får båda full koll på alla delar av löneprocessen.