8 tips – så löser du systemkontrollen

Var sjätte år genomför FAR kvalitetskontroller av sina auktoriserade medlemmar och medlemsföretag. Dels för att upprätthålla att medlemmarna håller en hög standard enligt gällande regler, dels som ett stöd för medlemmarna i deras eget kvalitetsarbete.

Medan enskilda kontroller går ut på att FAR kontrollerar auktoriserade konsulter en och en, innebär systemkontroller att byråer har ett eget internt kvalitetskontrollsystem som kontrollerar alla sina auktoriserade konsulter – och det är detta interna system som FAR i sin tur kontrollerar.

– En av de stora fördelarna med systemkontroller är att det genererar både tidsvinster och mindre kostnader, jämfört med att alla tar fram sina egna rutiner. Men vi får också kunskapsinhämtning i dialogen med FAR. Det är värdefullt för byråerna i nätverket, säger Charlotte Deurell Åberg.

Charlotte Deurell Åberg. Foto. Magnus Andersson

Hon är ordförande i kvalitetsnämnden för redovisning i nätverket Baker Tilly Sverige och auktoriserad redovisningskonsult på Thorell Revision i Norrköping, som är en av medlemsbyråerna i nätverket.

Godkänt av FAR

Det kvalitetssystem som Baker Tilly-nätverket började bygga för några år sedan godkändes av FAR 2016.

Riktlinjer för kvalitetssystemet togs alltså fram centralt och gäller samtliga byråer i nätverket. Vissa anpassningar har sedan gjorts på respektive byrå för att få det kompatibelt med rådande arbetssätt.

– Vi har byggt upp en organisation och en etablerad modell så att vi kan utföra kvalitetsarbete. Vi har centrala nämnder för redovisning och revision, men också kontrollanter som vi utbildar och använder inom nätverket, berättar Charlotte Deurell Åberg.

Vad ska man tänka på innan byrån ansöker om systemkontroll?

– Det finns förmodligen olika aspekter att beakta beroende av om man är en enskild byrå, en byrå med flera kontor eller ett nätverk. Men gemensamt för alla är att fundera igenom vilka funktioner som behövs och bemanna dem, samt skapa skriftliga rutiner på hur kvalitetsarbetet ska gå till. Man behöver även skapa kontrollmoment där det följs upp att rutinerna efterlevs.

Även Gabrielle Scott, auktoriserad redovisningskonsult på BDO i Ängelholm, framhåller fördelarna med systemkontroller.

– Det är både utvecklande och utmanande att vara del av vårt kvalitetsteam. Det skapar engagerade medarbetare som får ta ansvar. Vi har en kvalitetsansvarig på varje kontor vilket gör att vi är ett stort gäng, säger hon.

Gabrielle Scott. Foto: BDO

– Det positiva med att ha många involverade i kvalitetsarbetet är att arbetsinsatsen inte blir så stor för var och en, men att det ändå ger tydliga synergieffekter. Kontrollanterna kan dela med sig av hur de arbetar och samtidigt ta med sig hem hur man jobbar på andra kontor, fortsätter Gabrielle Scott.

Systemet följs upp

BDO har en given cykel kring kontrollarbetet för att upprätthålla systemet. Var tredje år görs en kvalitetskontroll där en kontrollant från ett annat kontor kontrollerar konsulten. Var sjätte år följer FAR upp att systemet fungerar.

Årligen utför de kvalitetsansvariga en kvalitetsbedömning av medarbetarna på egna kontoret. Många som är kvalitetsansvariga är också kvalitetskontrollanter och systemet omfattar både auktoriserade och kvalificerade löne- och redovisningskonsulter.

– Kvalitetsbedömningen ger verkligen direkta resultat, en ögonblicksbild. Bedömningar hos oss gjordes i september och dessa presenterar vi nu i oktober. Vi har en färsk status på hur kvaliteten är. Och vi kan redan nu i höst sätta in utbildningsinsatser och åtgärdsplaner, säger Gabrielle Scott.

Vad tycker du krävs för att systemkontroller ska funka bra?

– Att vi har en engagerad ledning, att medarbetarna har ett stort intresse för kvalitetsarbetet och att de får stöd från gruppcheferna. Och att de tar till sig den interna utbildningen. Man ska känna att man är delaktig i något större.

Systemkontroll – del i en helhet. Foto: Getty Images

8 tips – systemkontroll

1. Fundera igenom vilka funktioner/roller som behövs för att organisera ett kvalitetssystem.
2. Bemanna funktionerna/rollerna.
3. Arbeta fram skriftliga rutiner och uppdatera riktlinjer löpande.
4. Se till att ha bra system/rutiner för administration så att kvalitetsarbetet kan dokumenteras på ett relevant sätt.
5. Schemalägg uppföljning av kvalitetsarbetet.
6. Engagera medarbetarna.
7. Utbildning i arbetsmetodik och Reko ger hög kvalitet både i leverans och i den egna dokumentationen.
8. Det handlar inte bara om att göra, utan också om att hitta informationen, följa upp den och kunna visa den i en systemkontroll.