5 anledningar till att automatisera ditt bokslut

Några utmaningar som ekonomi- och redovisningsteam stöter på när de utför en manuell bokslutsprocess är:

• Felaktiga uppgifter som leder till granskningsfel
• Brist på tydligt definierade processer för att slutföra bokslutet
• Avvikelser mellan försäljningssiffror och intäkt
• Försenade avstämningar på grund av justeringar och omklassificeringar
• Begränsad insyn på grund av brist på realtidsdata

Men, genom att automatisera hela eller delar av bokslutsarbetet så löser du alla ovan nämnda utmaningar. Låt oss gå igenom hur.

1. Minska granskningsfel

De data du använder för att slutföra dina avstämningar kommer ofta från flera olika källor som till exempel huvudbok, kontoutdrag och kundinbetalningar. Leverantörer skickar sin data och det är upp till dig att förstå de olika och ibland osammanhängande kalkylbladen. Med begränsad tid för att stämma av data tvingas medarbetare ibland genomföra bokslutet med vetskapen om att det finns misstänkta fel i redovisningen på grund av ofullständiga eller felaktiga data.

Dessvärre är en revisors uppgift att hitta misstagen i de finansiella rapporterna. När det är dags att granska data är de medvetna om att fokus behöver riktas mot data som kommer in från olika källor eftersom det är där som de största misstagen oftast hittas.

Automatisering kan hjälpa dig att organisera och bearbeta de olika dataströmmarna från början. Genom att ha ett automatiserat system kan ekonomiavdelningar upprätthålla bästa praxis och dokumentera arbetsflöden och granskningsspår innan revisorerna involveras. Du ägnar då mindre tid åt att fumla med kalkylblad och mer tid på att bearbeta avvikelser, justeringar och omklassificeringar.

2. Upprätta tydligt definierade bokslutsprocesser

När covid-19 tvingade ekonomiavdelningen att göra bokslutet på distans styrde revisorer snabbt mot mer digitaliserade metoder. Även om processen är ganska detaljerad och grundlig är mycket av bokslutsprocessen fortfarande manuell, vilket kräver att chefen håller dagliga möten för att få statusuppdateringar.

Här kan automatisering av processen spela en stor roll! Med automatisering kan du effektivt integrera alla steg i en sömlös lösning, så att du kan fokusera på att framtidssäkra dina processer.

Genom att implementera en lösning för hantering av bokslutet kan ekonomiteam visualisera en steg-för-steg-process där chefer kan tilldela specifika uppgifter till medarbetare, vilket ger ledningen en instrumentpanel som gör att de kan få insyn i realtid kring vad som händer.

3. Få bort avvikelser mellan försäljning och intäkt

Kommer du ihåg när de enda typerna av intäkter du var tvungen att redovisa var kontanter, checkar och kreditkort?

I dagens moderna samhälle finns det sannolikt några kunder som aldrig kommer att fysiskt besöka till exempel en snabbmatsrestaurang eller livsmedelsbutik någonsin igen. Dessa kunder gör alla sina inköp online och förlitar sig på leveranstjänster för att ta restaurangen eller butiken hem till dem.

Detta har lett till att betalningarna från leveranstjänster har ökat exponentiellt. Dessutom, när kunderna är missnöjda med sitt köp på grund av leveranstjänsten, betyder det vanligtvis att det är ditt företag som får lida.

Automatisering gör att du kan bearbeta betalningsavvikelser med olika leverantörer snabbare. Det låter dig identifiera och undersöka källan till avvikelserna omedelbart.

4. Enklare justeringar och omklassificeringar

Den största utmaningen med att stämma av justeringar och omklassificeringar beror på att du arbetar med transaktionen långt efter att den har blivit ett problem. Detta innebär mer arbete när du tvingas backa tillbaka för att hitta dokumentation och justera eller omklassificera transaktionen.

Programvara för finansiell automatisering belyser tvivelaktiga transaktioner i realtid, så att du kan undersöka och lösa dem så snart felet uppstår.

Även om justeringar alltid kommer att vara en del av bokslutsprocessen får du mer kontroll över dem så att du kan fokusera uppmärksamheten på viktigare uppgifter, som framtida prognoser eller mer noggrant arbeta fram underlag för affärsmöjligheter.

5. Etablera bättre kontroll med realtidsdata

Även om du kan få en tillfredställande känsla av att “bocka av” en ruta i en checklista, håller arbetet med dessa manuella lösningar dig tillbaka från att vara effektiv.

Data är bara lika relevant och exakt som det ögonblick då de publicerades.

För att fatta beslut i realtid måste du hjälpa din organisation att utvecklas, din ekonomiavdelning måste omfamna automatisering.

Få tillgång till data i realtid och utnyttja funktionaliteten i din programvara för bokföring med automatisering. Du kan slå samman dina data från dina system till en centraliserad programvara som gör att du kan ha bättre kontroll över ditt bokslut.

Läs vidare om automatiseringen av hela eller delar av bokslutsarbetet i artikeln Hur en fördröjning av införandet av automatisering påverkar CFO –

Mer om oss på Trintech: