Det är vanligt att man i sin verksamhet betalar en faktura där avsikten är att någon annan i slutänden ska stå för kostnaden. När det gäller momshanteringen är det bra att känna till att det görs skillnad beroende på i vilket syfte som leverantörsfakturan hanteras:

Kostnadskomponent: Hit räknas inköp för den egna momspliktiga verksamheten. För att kunna tillhandahålla verksamhetens varor eller tjänster behöver jag göra vissa inköp som sedan kommer ingå i priset vid faktureringen såsom direkta eller indirekta kostnadskomponenter. Den ingående momsen på leverantörsfakturan är avdragsgill så länge du bedriver momspliktig verksamhet. Vid faktureringen tillämpar du din vanliga momssats som gäller just för dina varor eller tjänster.

Vidarefakturering: Hit räknas inköp som inte ingår i ovanstående utan är ett renodlat inköp för någon annans verksamhet. Hanteras genom vidarefakturering av kostnaden till den inköpet avser.  Den ingående momsen på leverantörsfakturan är avdragsgill så länge en vidarefakturering görs. Vid faktureringen tillämpar du den momssats som gäller för just den specifika vara eller tjänst som vidaresäljs.

Utlägg: Leverantörsfakturan avser någon annans verksamhet och på leverantörsfakturan anges detta andra företaget som fakturamottagare. När det gäller utlägg är det momsmässigt ett utlägg om du kan svara ja följande två kontrollfrågor: Är det uppenbart för säljaren (leverantören) att det är slutkunden som är köparen? Står slutkunden även som fakturamottagare? Utlägg hanteras över balansen och resulterar alltså inte i något avdrag för ingående moms eller i att någon utgående moms tas ut. Om det inte är fråga om ett utlägg hanteras leverantörsfakturan i stället som en kostnadskomponent eller som ett inköp för vidarefakturering, se ovan.

Vidarefakturering görs normalt när man har gjort ett inköp som avser någon annans verksamhet. Inköpet är alltså inte en kostnad som ingår i utförandet av min ordinarie tjänste- eller varuförsäljning.  Att tänka på här är att kontrollera att man verkligen är rätt fakturamottagare utifrån avtal, med mera. Om det är någon annan, exempelvis ett annat bolag inom koncernen, som i stället är avtalspart rekommenderar jag att leverantören ombeds kreditera fakturan och att en ny faktura skickas till rätt bolag.

Vid vidarefakturering av inköp hanteras detta som vanlig försäljning. Här gäller det att hålla fokus på vad som vidaresäljs.

Om det är en vara med momssatsen 25 procent eller om det är exempelvis en resetjänst, eller hotelltjänst med lägre momsskattesats, så ska den ursprungliga momssatsen följa med vid vidarefaktureringen. Det som är viktigt att komma ihåg är att när man gör ett inköp för vidarefakturering ska den moms som ska tas ut inte påverkas av vilka momssatser som normalt används vid verksamhetens övriga fakturering. Tjänsten eller varan behåller så att säga sin karaktär från inköpet till vidarefaktureringen. Är det en hotelltjänst som köpts in för att någon på ett annat företag ska kunna övernatta så ska utgående moms om 12 procent debiteras på fakturan oavsett om man i övrigt exempelvis säljer konsulttjänster med 25 procent moms.

I och med att inköpet vidarefaktureras har man normalt även rätt till avdrag för den ingående momsen som är specificerad på leverantörsfakturan.

Nej, det som avgör är vad som vidaresäljs. Det innebär att det kan vara 25, 12 eller 6 procent moms.

Nej. Om ett inköp som avser någon annan inte vidarefaktureras saknas avdragsrätt för den ingående momsen på leverantörsfakturan. Detta gäller även om man gör inköp som avser ett annat koncernbolag.

Det är bara utlägg där en betalning har gjorts av någon annans faktura som hanteras över balansen. En förutsättning för att det ska kunna vara fråga om ett momsmässigt utlägg är bland annat att fakturan inte är utställd till mitt företag. Däremot är det helt i sin ordning att fakturan är utställd till någon annan med mitt bolag som c/o. Eftersom själva fakturan vid en utläggshantering inte är utställd till mitt företag saknar jag avdragsrätt. Utgående moms ska inte heller tas ut på verifikatet som skickas för att jag ska få kompensation för det utlägg som gjorts. Tänk på att om mitt bolag står som uttrycklig fakturamottagare så kan det inte vara fråga om ett utlägg, utan inköpet ska i sådant fall i stället hanteras antingen som en kostnadskomponent eller som ett inköp som avser någon annans verksamhet.

Om en konsult har kommit överens med sin kund om att utöver sitt vanliga arvode även få fakturera för tillkommande kostnader kan det vara till hjälp för den momsmässiga hanteringen att ställa sig frågan: Är detta en kostnad som jag har som ett led i mitt tillhandahållande av tjänsten?

Exempel: Konsulten behöver övernatta på annan ort för att kunna utföra ett rådgivningsuppdrag. Kostnaden för att bo på hotell är en så kallad kostnadskomponent dit kostnader för att kunna utföra uppdraget ifråga räknas. Enligt avtalet med kunden är grundarvodet för konsultens rådgivning 10 000 kr. Om konsulten har rätt att utöver detta fakturera sin kund för hotellkostnaden om 2 000 kr så ingår även sådan kompensation i ersättningen för den utförda tjänsten. Hanteringen blir härigenom densamma som om konsulten – i stället för möjligheten att ta ut en ersättning motsvarande hotellkostnaden – hade förhandlat upp sin grundersättning för uppdraget till 12 000 kr (inklusive alla eventuella kostnader för genomförandet). Eftersom hela ersättningen, inklusive den specificerade delen som motsvarar konsultens hotellkostnad, räknas som ersättning för konsulttjänsten ska 25 procent moms tas ut på hela det fakturerade beloppet (12 000 kr x 25 %). Här spelar det alltså ingen roll att det på leverantörsfakturan från hotellet är specificerat 12 procent moms.

Om vi stannar kvar i exemplet ovan och lägger till att konsulten, utöver sin egen övernattning, även bokar en hotellnatt åt sin kund, så har vi en situation där konsulten i fråga om kundens hotellnatt gjort ett inköp som ska vidarefaktureras. Konsultens egen övernattning hanteras fortfarande som en kostnadskomponent för utförandet av konsulttjänsten (faktureras med 25 procent). Kundens hotellnatt har däremot inget med utförandet av konsultens rådgivning att göra. I stället är det fråga om ett inköp för kundens verksamhet. Vid faktureringen av kunden behåller hotelltjänsten sin karaktär och ska därför vidarefaktureras just denna hotellnatt med 12 procent moms. Hanteringen gör att det blir neutralt för kunden om denne köpt hotellnatt direkt av hotellet eller som nu via konsulten.

Ett vanligt exempel, åtminstone före pandemin, var att deltagare från flera koncernbolag skulle åka på samma mässa i Sverige. Av praktiska skäl bokade ett av bolagen (Bolag A) taxi och hotell åt samtliga deltagare från koncernen. För att inte det bokande bolaget ska behöva stå för alla kostnader för mässan vidarefakturerar Bolag A de övriga bolagen för sina respektive resor och hotellnätter. Genom vidarefaktureringen har Bolag A rätt till avdrag för den ingående momsen på leverantörsfakturorna. Vid faktureringen ska taxiresorna faktureras med 6 procent moms och hotellnätterna med 12 procent moms.

Det som kan ställa till det vid vidarefakturering av bland annat hotell, restaurangbesök och lokala taxiresor, är om resmålet i fråga är beläget i ett annat land. En hotellnatt räknas momsmässigt som en så kallad fastighetsanknuten tjänst och det innebär att Bolag A vid vidarefakturering ska ta ut lokal moms enligt det landets regler där hotellet är beläget. I praktiken innebär detta att om hotellet till exempel var beläget i Spanien, hade en vidarefaktureringen normalt inneburit att Bolag A skulle behöva momsregistrera sig och ta ut spansk moms på fakturan till de svenska koncernbolagen. De svenska koncernbolagen hade sedan fått ansöka om att få tillbaka den spanska momsen från Spanien via Skatteverkets e-portal ”Momsåterbetalning inom EU”. Momsmässigt är det betydligt enklare om varje bolag i stället hade beställt sina hotellnätter i Spanien själva.

Jag rekommenderar att ställa sig frågan i vilket syfte man får en faktura och betalar denna.

Gör jag det i min roll som konsult för att kunna utföra mitt uppdrag? Då är det normalt en kostnadskomponent.

Gör jag det för att hjälpa kunden att göra sina inköp? Då är det normalt vidarefakturering.

Gör jag det för att betala kundens egen faktura? Då är det normalt ett utlägg.

Tänk även på att: Om du som konsult hanterar en fakturering av exempelvis en hotellnatt med 12 procent, det vill säga som en vidarefakturering trots att det i själva verket är en kostnadskomponent, så har du redovisat för låg moms eftersom du skulle ha debiterat 25 procent på ersättningen. En omvänd hantering där du tar ut 25 procent, trots att det i själva verket var fråga om ett inköp och vidarefakturering av en hotellnatt, gör att du har debiterat en för hög utgående moms. En sådan hantering leder till att din kund gör ett för stort avdrag avseende den felfakturerade momsen. Det är därför viktigt att säkerställa en korrekt momsmässighantering.